 | Archivierte alte Webseite - Datenschutzerklärung, Adressen und Links zu externen Seiten sind vielfach ungültig - Bitte besuchen Sie www.PROJECT-CONSULT.com
Archived old Web Site - Privacy declaration, addresses and links to external web sites may be invalid - Please visit www.PROJECT-CONSULT.com | | | Wissensmanagement & Enterprise Content Management: zwei Seiten der gleichen Medaille? |  | | | | | Interview von Christoph Hus im Auftrag des Unternehmermagazins Blue Line, mit Dr. Ulrich Kampffmeyer, Geschäftsführer der PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH, August 2008
| | |
| | | | | (CH: Christoph Hus, Blue Line; Kff: Dr. Ulrich Kampffmeyer)
| | |
| | | | | | |
| |
| | | | | CH:
| | Wie definieren Sie „Wissensmanagement“?
| | | | | Kff:
| | Der Begriff Wissensmanagement wurde bereits von sehr vielen namhaften Informationswissenschaftlern sehr unterschiedlich definiert und es wäre wenig sinnvoll, hier eine weitere, neue Definition zu schaffen. Auf jeden Fall sollte man den Begriff nicht allein technisch, aus der Sicht von Software und Systemen interpretieren. Es geht darum, Information im Kontext mit Erfahrung aktiv zu nutzen, um diese Information dann als Wissen zu kommunizieren oder damit Aktionen zu steuern. Im Umfeld von Softwaresystemen geht es darum Informationen zu erschließen und nutzbar zu machen, damit sie als Wissen der Mitarbeiter oder Wissen der Organisation im Unternehmen eingesetzt werden können. Hier gilt, Information auch nur dann einen inhärenten Wert, wenn sie als Wissen in Prozessen nutzbar gemacht wird.
| | | | | CH:
| | Investieren Unternehmen in der jüngsten Zeit verstärkt ins Wissensmanagement? Warum?
| | | | | Kff:
| | Die Unternehmen investieren in integriertes Informationsmanagement aber scheuen den Begriff Wissensmanagement für Ihre Lösungen anzuwenden. Die Begriffe Wissensmanagement und Knowledge Management waren Ende der 90er Jahre des vergangenen Jahrtausends ein "Hype"-Thema. Die Systeme konnten die geschürten Erwartungen nicht erfüllen. So sind viele Projekte gescheitert oder zurückgestellt worden. Wissensmanagement galt bei vielen Anbietern und Anwendern als Tabu-Thema. Erst zögerlich beginnen die Unternehmen in unterschiedlichen Bereichen sich wieder mit dem Wissensmanagement auseinander zusetzen. Getrieben wird dies zum Teil auch durch neue Technologien wie z.B. Wikis, automatische Klassifikation, Auswertung der Interaktion in der elektronischen Kommunikation, Skill-Datenbanken, Foren, E-Learning, Instant Messaging, gemeinsame collaborative Arbeitsforen, virtuelle Akten, Digital Asset Management und andere. Man kann heute von einer Renaissance des Wissensmanagement sprechen.
| | | | | CH:
| | Existieren zum Beispiel Studien, welche die Bedeutung des Wissensmanagements für den Unternehmenserfolg belegen? Welche?
| | | | | Kff:
| | Es gibt eine Reihe von Studien am Markt - ich möchte jedoch nicht für eine bestimmte Werbung machen. Das Problem aller Studien ist, dass der Begriff Wissensmanagement sehr unterschiedlich verstanden wird. So gibt es Unterschiede zwischen Studien von Beratern, von universitären Einrichtungen, von Lösungs-Anbietern und Verbänden. Auch die Definitionen des Themas sind unterschiedlich: manche denken an regelbasierte Systeme, andere Skill-Profile, dritte an Content- und Dokumentenmanagement, vierte an Mindmaps oder Semantic Web, wieder andere an Web 2.0 oder postulieren sogar Knowledge Management 2.0. Im Prinzip kann sich heute jeder seine eigene Auffassung von Wissensmanagement schaffen. So werden z.B. manche Projekte unter Wissensmanagement geführt, die lediglich elektronische Archivierung betreiben, um halt modern zu klingen. Andere, durchaus anspruchvolle Projekte verstecken sich hinter Titeln wie Bürokommunikation oder Qualitätsmanagement. Viele Ansätze des Wissensmanagements sind zudem nicht technisch wie z.B. Narration oder nur zum Teil technisch wie Blended Learning. Allen jüngeren Studien aber ist gemeinsam, dass sie Web 2.0 und Enterprise 2.0 mit einer geänderten Auffassung der Nutzung von Kommunikations- und Informationstechnologien als Treiber für die Entwicklung darstellen.
| | | | | CH:
| | Welche Bedeutung haben moderne Systeme des „Enterprise Content Management“ (ECM) für die Organisation des Wissensmanagements? Bildet die IT „physische“ bzw. interpersonelle Strukturen nach, oder richtet sich das Wissensmanagement umgekehrt danach, was ECM-Lösungen können?
| | | | | Kff:
| | Enterprise Content Management ist nach meiner Auffassung eine Facette des Informationsmanagements. In Bezug auf Wissensmanagement ist es nur eine unterstützende Infrastruktur. Zu ECM Enterprise Content Management werden Technologien und Methoden gerechnet, die man auch für die Verwaltung und Erschließung von Information benutzen kann, die gegebenenfalls auch dem Anspruch Wissensmanagement gerecht wird. Hierzu gehören z.B. moderne Suchtechnologien, die sich der semantischer, ontologischer und taxonomischer Verfahren in Kombination mit freier Suche bedienen. Das gesamte Gebiet der automatischen Klassifikation mit Erkennung von Kontext und Ordnung gehört hierzu. Moderne Collaborations-Umgebungen bieten Online-Conferencing, die gemeinsame Nutzung von Informationsbasen, automatische Systeme für die Benachrichtigung von Mitarbeitern bei Eintreffen neuer relevanter Information. Besonders das Web hat eine Reihe neuer Technologien bereitgestellt, die jetzt auch Einzug in Informationslandschaft innerhalb der Unternehmen halten. Die Unternehmen gehen bei der Nutzung dieser Technologien unterschiedliche Wege - die einen versuchen aus den bereits im Einsatz befindlichen Produkten das Optimum herauszuholen, andere suchen sich gezielt zusätzliche Software, um ihre Anforderungen an die Erschließung von Wissen umzusetzen. Bei beiden Ansätzen spielt aber die Akquisition von Information, die Akquisition von Wissen eine entscheidende Rolle. Bestimmte Information kann man durch Protokollierung und Auswertung von Systemen selbst gewinnen, andere Information kann nur der Mensch eingeben. Die soziale Interaktion des Menschen, sein Informationsverhalten, lässt sich aber bei allen Ansätzen nur sehr unterschiedlich abbilden, da dies Offenheit, eine entsprechende Unternehmenskultur und Anreize zum Wissensteilen erforderlich sind. Hier versagen technische Systeme.
| | | | | CH:
| | Wird das ECM wichtiger für das Wissensmanagement?
| | | | | Kff:
| | ECM stellt als Basistechnologien die Repositories für Informationen, Metadaten, Erschließungswerkzeuge, virtuelle Akten usw. zur Verfügung. Je nach Ausprägung benötigt der Anwender unetr Umständen aber auch andere Komponenten, die man nicht dem ECM zuordnet wie z.B. HR Human Ressource Systeme, E-Learning-Software, Directory Services, Suchmaschinen usw. Unbestritten ist jedoch, dass ohne ECM eigentlich keine Erschließung schwachstrukturierter oder unstruktuierter Informationen mehr möglich ist. Andererseits verwindet ECM immer mehr im Bauch anderer Anwendungen, wird zur Infrastruktur besonders in SOA Architekturen. Wissensmanagement-Lösungen nutzen Dienste dieser Infrastruktur um Informationen so aufzubereiten, dass sie als Grundlage für Wissensmanagement nutzbar werden. ECM selbst erhebt trotz der Vielfalt der Module und Funktionalität nicht den Anspruch Wissensmanagement zu betreiben. <:Kff>
6. Was sind die wesentlichen technischen Bausteine von ECM-Systemen, und was nützen sie beim Wissensmanagement?
Die Komponenten des ECM sind bereits seit langem sehr gut definiert. Der internationale Dachverband der Branche, AIIM international, hält die Definition in Bezug auf die zugehörigen Komponenten aktuell. Die fünf Hauptkomponenten sind „Capture“ zur Erfassung, Indizierung und Aufbereitung von Information, „Deliver“ zur Bereitstellung, Verteilung und Ausgabe im Sinne von Output Management, „Store“ für die datenbankverwaltete Speicherung der Informationen, „Preserve“ für die Langzeitarchivierung und „Manage“, die eigentlichen Verwaltungs- und Nutzungssysteme. Zur Komponente „Manage“ rechnet man heute Records Management, Business Process Management, Collaboration, Web Content Management, Document Management, E-Mail Management und Media Asset Management. In jeder der fünf Haupt- und der verschiedenen Manage-Teilkomponenten verstecken sich nutzbringende Dienste und Komponenten für Wissensmanagement. Capture z.B. mit automatischer Klassifikation, Store mit Suchmaschinen, Preserve mit einem übergreifend erschließbaren Repository, Deliver mit Komponenten für die Visualisierung von Information, Context und Strukturen wie z.B. Tagging-Wolken, vernetzte Darstellungen, Beziehungsbäume usw. Die wichtigsten Bausteine für Wissensmanagement kommen jedoch aus dem Bereich der Manage-Komponente Collaboration. Gemeinsame Arbeit schaffen auch gemeinsam nutzbare Wissensbasen. Skillprofile auf Basis der Arbeit erlauben das Finden geeigneter Ansprechpartner, Systematisch aufbereitete und geprüfte Information im Repository kann als Wissen wieder verwendet werden. Collaborative Systeme sind daher einer der Anker für einen technisch geprägten Wissensmanagement-Ansatz. Auch in das Enterprise Content Management hat inzwischen unter dem Akronym ECM 2.0 die Idee des Web 2.0 Einzug gehalten – dies fördert natürlich auch Wissensmanagement-Ansätze.
| | | | | CH:
| | In welchen Bereichen haben Software-Anbieter hier in den vergangenen Jahren die größten technologischen Fortschritte gemacht?
| | | | | Kff:
| | Technologische Fortschritte sind besonders im Bereich der Suchtechnologien, der Visualisierung von Informationszusammenhängen, bei Web-basierten Lerntechniken und bei der Collaboration festzustellen. Viele dieser Technologien sind inzwischen nicht nur produktreif sondern finden als Komponenten von Standardsoftware oder SOA Diensten immer weitere Verbreitung. Eine Reihe der neuen Technologien hat sich aber auch vom engen Korsett der ECM-Suiten befreit und ist als einzelne Komponente in beliebigen Anwendungslandschaften einsetzbar. Dies gilt besonders für Enterprise Search, Autocategorization und Ansätze zur intelligenten Erschließung von Information. Hier sind die herkömmlichen Softwarekategorien auch überflüssig geworden. ECM wird so im allgemeinen Informationsmanagement aufgehen und ein umfassendes Informationsmanagement aller Quellen, Informationstypen und Anwendungen wird die Voraussetzung für die Durchgängigkeit von Wissensmanagement-Lösungen sein. Bis dahin ist nochein weiter Weg und wir befinden uns immer noch im Stadium von Einzel- oder Insel-Lösungen des Knowledge Managements. Ziel muss sein, dass auch Wissensmanagement zur Infrastruktur in allen Anwendungen wird.
| | | | | CH:
| | Wo liegen die Hürden beim Aufbau eines ECM-gestützten Wissensmanagement? Gibt es Schwierigkeiten, zum Beispiel beim Einstieg, die Unternehmen regelmäßig unterschätzen? Welcher Art?
| | | | | Kff:
| | Die Hürden liegen wie bisher weniger in der Technik denn in der Organisation, den Mitarbeitern und der Unternehmenskultur. Der Aufwand für die Wissensakquisition, die Aufbereitung von Information als Grundlage, die ständige Pflege der Information und eine qualitativ hochwertige Wissenserschließung sind nicht zu unterschätzen. Auch gut formalisiertes und aktuell gehaltenes Wissen muss ständig neu bewertet und gepflegt werden. Bei der Einführung werden die Fragen der Nachhaltigkeit und der Pflege gern übersehen. Der Schritt aus einem Projekt in eine durchgängige Nutzung im Unternehmen wird regelmäßig unterschätzt. Ich bin der Überzeugung, ohne eine Wissenskultur in den Unternehmen wird man dem Anspruch an Wissensmanagement nicht gerecht werden.
| | | | | CH:
| | Es hat sich als wesentliches Problem älterer, EDV-gestützter Wissensmanagement-Systeme heraus gestellt, dass die Datenformate heute nur noch mit großem Aufwand zu öffnen sind – wie verhindert man, dass es den Anwendern aktueller ECM-Systeme in 20 Jahren genauso geht?
| | | | | Kff:
| | Mit der Frage nach Datenformaten sind wir schon auf einer sehr technischen Ebene, jenseits des Themas Wissensmanagement. Datensätze und Dokumente sind Ressourcen des Wissensmanagements, die durch Datenbanken, Verlinkungen, Beziehungen, Metadaten und ihre Inhalte selbst die Wissensbasis darstellen. Ebenso wie das Wissen müssen auch die Grundlagen der Wissensbasis gepflegt werden. Hierbei müssen natürlich auch die Formate der Inhalte geprüft werden. Hier gibt es im ECM zwei Strategien: (1) Beschränkung auf wenige Standardformate, wobei alle anderen Formate bei der Speicherung in die zugelassenen Standardformate konvertiert werden. (2) Speicherung im Originalformat mit Bereithaltung von Konvertern und Viewern für die Anzeige zur Laufzeit. Im Regelfall braucht man eine Kopie von beidem. Elektronische Signaturen und Digital Rights Management können zusätzliche Probleme mit sich bringen, da sie verhindern, dass das Ursprungsformat ohne Zerstörung der Signatur oder der Wasserzeichen gewandelt wird. Hier muss man auf Rendition-Management setzen und gegebenenfalls sogar in zwei Formaten parallel speichern. Letztlich wird sich das Problem der alten Formate nie gänzlich verhindern lassen auch wenn Emulations- und Konversionstechnologien immer besser werden. Beim Wissensmanagement ist jedoch viel entscheidender, dass die Qualität und Aktualität der Inhalte stimmt. Speichert man Inhalte unkontrolliert kommt zusätzlich zum Problem der nicht mehr anzeigbaren Formate noch das Problem der Gültigkeit und Wertigkeit der Information hinzu. Letzteres ist viel schwieriger zu lösen als geeignete Formatwandler bereitzustellen.
| | | | | CH:
| | Funktioniert die Weitergabe von Wissen in kleinen Unternehmensstrukturen auf „natürliche“ Weise? Welche Mechanismen wirken hier, die sich in ECM-Systemen auf größere Maßstäbe skalieren lassen?
| | | | | Kff:
| | In einem kleinen Unternehmen ist Wissensmanagement wesentlich einfacher einzuführen als in einer großen Organisation. Es gibt in der Regel weniger Hierarchie, eine offenere Kommunikation und meistens auch weniger Wissen, das zu erschließen ist. Die Komplexität solcher Projekte ist in der Regel geringer. Andererseits hat man in kleinen Unternehmen häufig nicht das Geld und die Ressourcen um Informationen systematisch aufzubereiten und zu erschließen - man neigt dazu, den Kollegen direkt zu befragen oder anzurufen. Man bewegt sich hier auf einer anderen Ebene des Wissensmanagements wo man häufig schon durch einfache Organisation der Information im File- und E-Mail-System, in einem kleinen DMS das Wissen organisieren kann. Die Erfahrungen aus kleinen Unternehmen lassen sich nicht auf große Organisationen übertragen. Die Mechanismen sind gänzlich andere. Wendet man die Wissensorganisation eines Kleinunternehmens auf eine Abteilung in einem großen Unternehmen an, so erhält man meistens eine Insel. Trägheit der Organisation, persönliche Befindlichkeiten, mangelnde Offenheit, Größe, Komplexität und andere Parameter behindern die Umsetzung in Großunternehmen. Ohne Anreizsysteme, zentrale Motivation und Aufbau einer Wissenskultur läuft gar nichts. Technik macht es manchmal sogar schwieriger, weil jeder im Unternehmen glaubt, man hätte nun Wissensmanagement - jedoch findet sich in den Systemen dann häufig nicht dass, was man erwartet. Die Kommunikation der Wissensziele, der Auffassung von Wissensmanagement, des Nutzens von Wissensmanagement und der persönlichen Vorteile des Einzelnen bei der Beteiligung an Wissensmanagement gehören zu den wichtigeren vorbereitenden Maßnahmen. Dies kann man in einem kleinen Unternehmen einfacher, schneller und nachhaltiger bewerkstelligen.
| | | | | CH:
| | Gibt es die „kritische“ Größe einer Organisation, an der ein systematisches Wissensmanagement notwendig wird, um kein Know How zu verlieren? Wo liegt diese Grenze?
| | | | | Kff:
| | Es gibt kritische Größen, die in Hundertern oder Tausendern von Mitarbeitern ausgedrückt werden könnten. Die Mitarbeiterzahl ist meines Erachtens aber nur eines von vielen Kriterien. Für besonders wichtig halte ich Geschäftszweck und die Form der Geschäftstätigkeit, die Organisation des Unternehmens, Art von Produkten und Dienstleistungen, und die Branche, in der sich das Unternehmen bewegt. Wissensmanagement ist in allen größeren Entwicklungsabteilungen - sei es für pharmazeutische Produkte, Autos oder Verpackungen - notwendig, um das Rad nicht jedes Mal neu zu erfinden. Wissensmanagement ist notwendig im Qualitätsmanagement besonders bei verteilten Organisationen und im Supply-Chain-Management. Wissensmanagement ist notwendig in allen Projektmanagementorganisationen zur Erschließung der Inhalte aktueller Projekte aber auch um über Lessons-learned die Effektivität zu steigern. Wissensmanagement ist essentielle Voraussetzung in allen Unternehmen, die von der Nutzung, Verteilung und dem Verkauf von Informationen leben. Wissensmanagement ist dort notwendig, wo das für die Organisation essentielle Wissen in zu wenigen Köpfen steckt. Wissensmanagement ist dort notwendig wo es nicht nur um die Verteilung von Information sondern auch um die Kontrolle der Nutzung und die Weiterbildung der Mitarbeiter zur effizienten Nutzung der Information geht. Wenn man sich mit dem Begriff Wissensmanagement nicht ausreichend vom Begriff Informationsmanagement definitorisch und praktisch entfernt, dann braucht jedes Unternehmen Wissensmanagement. Übrigens im nicht allein technischen Sinn managed jedes Unternehmen seit jeher Wissen, sonst gäbe es das Unternehmen nicht. Es geht letztlich nur darum, in welchem Umfang und zu welchem Zweck werden sinnvollerweise technische Lösungen genutzt.
| | | | | CH:
| | Welche Vorbereitungen können Unternehmen treffen, wenn sie absehen, dass sie sich auf diese Schwelle zu bewegen?
| | | | | Kff:
| | Zunächst muss das Unternehmen die Ziele definieren und für sich festlegen, was Wissensmanagement ist. Dann werden viele Wissensmanagement-Ideen eher in traditionelle DMS-, Archiv-, Enterprise-Search-, ECM-, Workflow- oder andere Projekt münden. Allen Beteiligten muss klar sein, was bezweckt wird, woran der Erfolg gemessen wird und welche Konsequenzen ein solches Projekt für das gesamte Unternehmen haben kann. Da wir nicht nur einen Schwellwert in Gestalt der Mitarbeiterzahl haben ist die Prüfung der Bedeutung des Themas Wissensmanagement für den Erfolg des Unternehmens eigentlich eine regelmäßige Aufgabe. Wissensmanagement muss sich an den Geschäftszielen orientieren, z.B. kann ich durch Wissensmanagement die Produktqualität verbessern und damit die Rücknahmerate verringern? Kann ich durch Wissensmanagement Pläne schneller entwickeln wenn ich auf vorhandene Unterlagen zurückgreifen kann? Kann ich durch Wissensmanagement die Ressourcen und Erfahrungen meiner Mitarbeiter bei der Zusammenstellung von Teams besser nutzen? Kann ich durch Wissensmanagement meine Produkte schneller und zielgerechter vermarkten. Erst wenn solche Fragestellungen beantwortet und bewertet worden sind sollte man an mögliche technische Umsetzungen schreiten.
| | | | | CH:
| | Wie wird sich der Markt für ECM-gestütztes Wissensmanagement in den kommenden Jahren weiter entwickeln?
| | | | | Kff:
| | Wissensmanagement wird sich auf verschiedenen Ebenen entwickeln. Es wird aber kein vorrangiges ECM-Thema werden - Datenbanken, Information Warehouses, Enterprise 2.0 Lösungen, Suchmaschinen, neuronale Netzwerke und viele andere Ansätze werden für Wissensmanagement wichtiger sein als die ECM-Infrastruktur darunter. Die Nutzung von Wissen wird dabei immer häufiger in Lösungen wie Business Process Management, Business Intelligence und Collaborative Work Eingang finden. Die Trennung des Wissensmanagements als eine Art der Softwareklassifizierung wird immer schwieriger – deshalb sollte man sie besser gleich lassen. Entscheidend für die Weiterentwicklung und breitere Nutzung wird sein, dass immer mehr Funktionalität in Standardsoftware aufgenommen wird, die man für die Erschließung von Wissen nutzen kann. Dies geschieht einmal in Office-Suiten, andererseits aber durch ein immer breiter werdendes Service-Angebot im Internet. Die Erschließung von Wissen wird damit nicht nur Unternehmen sondern auch dem Privatmann möglich. Neue Formen und Techniken finden sich heute schon im Web-2.0-Umfeld - ohne dass man sie nun explizit als Wissensmanagement bezeichnet hätte: Communities, Wikis, Blogs, Foren, Tag-Verzeichnisse, Feeds, WebCasts usw. Auch diese Technologien werden zukünftig in das Wissensmanagement-Softwareportfolio Einzug halten. Und natürlich ist Wissensmanagement auch ein Beratungsmarkt - Strategieberatung, Design von Lösungen, Coaching, Entwicklung von Wissenskulturen usw. produktseitig werden sich getrennte Ansätze im Bereich der Collaboration, des E-Learning, intelligenter Hilfefunktionen für alle Software, Suche, Übersetzungen, Klassifikation usw. immer mehr aufeinander zu bewegen, Kombinationen eingehen.
| | | |
| | | | | © CopyRight bei PROJECT CONSULT 2008
| | |
|  |
|
|
