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| | | | | (Deutsche Post World Net: DPWN; Dr. Ulrich Kampffmeyer: Kff)
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| | Dr. Ulrich Kampffmeyer zum Thema
"Vertrauen und Outsourcing"
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| | Outsourcing entwickelt sich mehr und mehr zu einem wichtigen Erfolgsfaktor für Unternehmen. Die Bedeutung von Vertrauen und Verträgen in diesem Zusammenhang erläutert Dr. Ulrich Kampffmeyer, Geschäftsführer der PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH.
| | | | | DPWN:
| | Welche Rolle spielt aus Ihrer Sicht das Thema "Vertrauen in den Dienstleister" beim Outsourcing?
| | | | | Kff:
| | Vertrauen ist ein sehr wichtiger Aspekt. Denn der Kunde sollte sich immer darauf verlassen können, dass alle Informationen beim Outsourcer stets vertraulich behandelt und korrekt verarbeitet werden. Er muss außerdem die Gewissheit haben, weiterhin die Kontrolle über die von ihm ausgelagerten Prozesse zu besitzen. Dabei hilft es den Unternehmen, die Leistungen des Dienstleisters zu beobachten. Dies geschieht zum Beispiel durch die regelmäßige Überprüfung der angelieferten Daten durch Stichproben. "Gute" Outsourcer sind außerdem in der Regel nach ISO 9000 zertifiziert, was zusätzlich eine hohe Qualität bei der Durchführung der ausgelagerten Prozesse gewährleistet.
| | | | | DPWN:
| | Die Dokumentenlogistik gehört zu den besonders sensiblen Bereichen des Outsourcings. Wie sollten die Anbieter von Dokumentenmanagement-Lösungen im Umgang mit ihren Kunden darauf reagieren?
| | | | | Kff:
| | Das hängt von der Art der Outsourcing-Lösung ab. Zum einen gibt es die reine Erfassung von Dokumenten. Dabei kommt es im Wesentlichen darauf an, dass alle Informationen vollständig, lesbar und mit einer korrekten Vorindizierung beim Kunden abgeliefert werden. Die Erfassung eines Alt-Archives wäre ein Beispiel dafür. Ein anderer Anwendungsfall ist die Rechnungsbearbeitung. Dabei besteht sogar die Möglichkeit, gesamte Systeme einschließlich Server, Datenbanken und Anwendungen an den Dienstleister outzusourcen. Der Kunde greift dann nur noch "on demand" auf die Lösungen zu. Bei der Rechnungsbearbeitung sind die Anforderungen an die Korrektheit der Dokumente erheblich größer als bei der reinen Erfassung von Dokumenten. Und genau hier reicht Vertrauen allein nicht mehr aus. Es ist vielmehr dringend erforderlich, zusätzliche vertragliche Vereinbarungen zwischen Kunden und Outsourcer festzulegen.
| | | | | DPWN:
| | Worauf ist im Zusammenhang mit Outsourcing-Servicevereinbarungen denn besonders zu achten?
| | | | | Kff:
| | Grundsätzlich muss beachtet werden, dass der Auftraggeber weiterhin für alle Daten verantwortlich zeichnet, obwohl die Dienstleistung ausgelagert ist. Aus diesem Grund müssen die Outsourcing-Verträge auch besonders sorgfältig gestaltet werden. Schließlich geben Unternehmen zum Teil unternehmenskritische Prozesse und Daten nach außen, die natürlich nicht für Dritte oder gar Mitbewerber bestimmt sind. Auch können die Dokumente sensible Informationen enthalten, die zum Beispiel dem Landesdatenschutz- oder Sozialgesetz unterliegen. Zentrale Bestandteile von Outsourcing-Verträgen sind daher immer Datenschutzvereinbarungen und Vertraulichkeitsverpflichtungen. Darüber hinaus sollten Unternehmen darauf achten, dass sich auch die Mitarbeiter des Dienstleisters vertraglich den Datenschutzrichtlinien des Kunden verpflichten.
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