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| Was ist ... ein Imaging-Archiv |
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| Traditionelle Faksimile-Archive |
| Archive für gemischte NCI/CI-Speicherung |
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| Traditionelle Faksimile-Archive |
| | | | Die elektronische Archivierung hat Ihren Ursprung in der Speicherung großer Mengen von Faksimiles. Diese werden im Englischen als Images bezeichnet, die entsprechenden Erfassungs-, Anzeige- und Verwaltungssysteme als Imaging. Die nichtkodierten Informationen (NCI) konnten nicht in herkömmlichen Datenbanken gespeichert werden. Da sie selbst bei guter Komprimierung im Mittel Dateigrößen von 30 bis 100 KB haben, bot sich der Einsatz digitaler optischer Speicher und der Zugriff über Referenzdatenbanken an. Ältere Systeme waren so ausgelegt, daß sie nur komprimierte Faksimiles speichern konnten. Die Clienten beschränkten sich auf eine einfache Recherche mit anschließender Faksimile-Anzeige. Wesentliche Merkmale traditioneller Faksimile-Archive sind:
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| | | | | |  | | statisches Archiv, eingeschränkter Änderungsdienst (logisches Löschen),
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| | | | | | | | Informationserfassung durch manuell kontrollierte Scanner oder Scannersubsysteme für das Massenscannen,
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| | | | | | | | manuelle oder teilautomatisierte Indizierung der Faksimiles,
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| | | | | | | | direkter, datenbankgestützter Zugriff von Anwendern und der
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| | | | | | | | Einsatz digitaler optischer Speicher in WORM-Technologie.
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| | | | | | | | Faksimile-Archive beinhalten Komponenten für die Erfassung, Ablage, Anzeige und Ausgabe nichtkodierter Informationen oder Faksimiles.
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| | | | Modernere Systeme erlauben nicht nur den Zugriff auf Einzeldokumente, sondern können Seiten auch in “elektronischen Mappen” und “Ordnern” abbilden. Diese Container werden meist zur Laufzeit gebildet, und die zugehörigen Verwaltungsinformationen sind nicht mit den Dokumenten archiviert, sondern nur in der Datenbank enthalten. Auch Notizen zu Dokumenten werden direkt in der Datenbank gespeichert.
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| | | | Da die meisten der traditionellen Archivsysteme über eigene Clienten, Dienste und Subsysteme verfügen und nur mittels Scanner Dokumente erfassen, werden sie überwiegend als “Inseln” eingesetzt. Eine Integration ist vielfach nicht nötig und bei Standardpaketen nur durch individuelle Anpassung möglich. Zahlreiche dieser Systeme werden mit Datenbankeditoren als kostengünstige, sofort einsetzbare “Off-the-shelf”-Lösungen vertrieben. Andere Lösungen werden als Subsysteme in vorhandene Anwendungen integriert. Auf Seite der Clienten erfolgt dann ein Image-Enabling, das heißt vorhandene Anwendungen werden um Funktionen zur Anzeige von Faksimiles ergänzt. Dieser Typ Archivsystem kann auch in hostbasierten Umgebungen mit Terminals eingesetzt werden. Anstelle der Faksimile-Anzeige am Bildschirm erfolgt dann der Ausdruck auf lokalen Druckern oder an entfernten Orten über Faxgeräte.
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| | | | Die Gruppe der ausschließlich auf Faksimiles beschränkten Archivsysteme der ersten Generation wird von Systemen für gemischte NCI/CI-Archivierung verdrängt.
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| Archive für gemischte NCI/CI-Speicherung |
| | | | Archivsysteme können, wie beschrieben, zur ausschließlichen Speicherung von Faksimiles eingesetzt werden und herkömmliche Papier- und Mikrofilmarchive als Endarchive ablösen. Vorteilhaft ist jedoch, wenn auch kodierte Informationen aus anderen DV-Systemen verwaltet oder zur Indizierung herangezogen werden können. Wesentliche Merkmale von Archivsystemen für die gemischte Archivierung von NCI- und CI-Dokumenten sind:
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| | | | statisches Archiv, eingeschränkter Änderungsdienst (logisches Löschen),
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| | | | Informationserfassung durch Scannen, Datei-Import und Datenübernahme,
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| | | | manuelle oder teilautomatisierte Indizierung von NCI-Dokumenten, manuelle, teil- oder vollautomatisierte Indizierung von CI-Dokumenten,
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| | | | | | | | direkter, datenbankgestützter Zugriff von Anwendern und der
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| | | | | | | | Einsatz digitaler optischer Speicher in WORM-Technologie.
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| | | | Schwierigkeiten bereitet allerdings die Sicherstellung der langfristigen Verfügbarkeit von Dateien, die aus Bürokommunikationsanwendungen importiert werden. Will man diese Dateien über mehrere Jahre oder Jahrzehnte archivieren, steht man vor dem Problem, daß jede Textverarbeitung, jede Tabellenkalkulation, jedes Anwendungsprogramm eigene Formate besitzt, die einem häufigen Wandel unterliegen. Mit fast jeder neuen Version eines Anwendungsprogrammes ändern sich meist auch die Dateiformate. Will man nun nach mehreren Jahren eine solche Datei wieder aufrufen und zur Anzeige bringen, erscheint auf dem Monitor häufig die Meldung, daß das zugehörige Programm nicht gefunden werden kann.
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| | | | Archivsysteme können sowohl kodierte als auch nichtkodierte Informationen beinhalten.
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| | | | Eine Reihe von Programmen lösen dieses Problem, indem sie Viewer anbieten, die Dateien ohne den Aufruf des erzeugenden Programmes anzeigen können. Viewer sind wesentlich schneller als das Laden des erzeugenden Programmes und stellen sicher, daß Informationen unverändert bleiben. Bei dem Einsatz von Viewern steht man jedoch schnell vor dem Problem, daß eine Vielzahl von Viewern benötigt wird, die in unterschiedlichsten Versionen über einen langen Zeitraum verwaltet werden müssen. Eine andere Möglichkeit sind Konverter zur Wandlung der Dateien aus Büroautomationsanwendungen in NCI-Dokumente oder Standardformate. Faksimiles können jedoch anschließend nicht mehr bearbeitet werden, und bei Standardformaten kann es zu Verlusten von Formatinformationen kommen, so daß keine 1:1 Reproduktion mehr möglich ist. Bei Ausgangspost besteht generell das Problem, daß keine manuelle Unterschrift vorhanden sein kann. Sehr wichtig ist in jedem Fall ein Versionsmanagement zur Verwaltung der verschiedenen Versionen von erzeugenden Programmen, Konvertern und Viewern.
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| | | | Der Trend geht zu universellen Archivsystemen, die alle Arten von Dokumenten und Informationen speichern. Um die vielfältigen Anzeige- und Bearbeitungsmöglichkeiten nutzen zu können, besitzen diese Systeme in der Regel einen eigenen Desktop (Benutzeroberfläche). Auf diesem lassen sich auch komplexe Container-Strukturen abbilden.
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