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| Wozu neutrale Beratung? |
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| | | | PROJECT CONSULT GmbH auf der DMS EXPO
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| | | | vom 05. – 07.09.2000 in Essen, Halle 1, Stand 105
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| | | | Hamburg, 07.07. 2000 - PROJECT CONSULT informiert auf der DMS EXPO darüber, warum es für Unternehmen sinnvoll ist, externe Berater als neutrale Spezialisten bei der Einführung von elektronischen Informationssystemen einzusetzen, um ein Projekt erfolgreich durchzuführen.
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| | | | Der Einsatz von Dokumenten-Management-Lösungen findet immer weitere Verbreitung. Die Produkte sind standardisierter und einfacher zu integrieren. Wozu also noch produkt- und herstellerneutrale Beratung?
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| | | | Am Markt werden inzwischen unterschiedlichste Produkte und Lösungen für nahezu jeden Anwendungszweck angeboten. Die Anforderungen einer langfristigen Informationsbereitstellung kollidieren hierbei häufig mit den schnellen Veränderungen im Markt. Firmen und Produkte, die vor kurzem noch als stabil und führend angesehen wurden, sind heute nicht mehr vorhanden. Der Anwender sieht sich dem Problem gegenüber, optimale Lösungen zu finden, die in seine Anwendungslandschaft passen. Hierbei sollte nicht von den Produkteigenschaften ausgegangen, sondern die fachlichen Anforderungen in den Vordergrund gestellt werden. Der Grundsatz "Strategie vor Organisation, Organisation vor Technik" gilt hier noch immer.
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| | | | Dokumenten-Management, besonders in den Ausprägungen des Knowledge-, Workflow- oder klassischen Dokumenten-Managements ist vorrangig eine organisatorische Aufgabe. Intensive Vorbereitung und Begleitung während der Einführung sichern die Akzeptanz. Anwender besitzen in der Regel nicht das entsprechende Personal, um diese zeitlich begrenzten Aufgaben effizient abzudecken. Außerdem trifft der aktuelle Mangel an Fachkräften im Dokumenten-Management-Umfeld Anwender und Anbieter gleichermaßen.
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| | | | Lösungen kommen heute häufig nicht mehr aus einer Hand, es sind auf Seiten der Anbieter unterschiedlichste Systemintegratoren und Lieferanten zu managen. Auch beim Anwender sind verschiedene Gruppen zu berücksichtigen: von der Fachabteilung über Organisation und Informatik bis hin zu Revision und Personalvertretung. Unterschiedliche Bildungsstände, Machtpositionen und Interessen treffen aufeinander. Sie alle müssen in einem Team zusammengefaßt und geführt werden, um der angestrebten Lösung zum Erfolg zu verhelfen.
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| | | | Allein diese drei Beispiele von der Konzeption und Produktauswahl über die Abdeckung von Ressourcen bis zum qualifizierten Projektmanagement und Coaching zeigen den Bedarf für Beratung. Berater sind in der Lage, spezielles Know-how und Erfahrungen aus gleichgerichteten Projekten zielgerichtet einzubringen. Sie ermöglichen die "Betriebsblindheit" sowohl beim Anwender in Hinblick auf gewachsene Strukturen und Prozesse als auch beim Anbieter in Hinblick auf seine Produktverliebtheit zu überwinden. Sie sind Mittler zwischen den Welten von Technik, Organisation und Mensch. Sie können einerseits durch innovative Lösungsansätze die Effizienzpotentiale des Dokumenten-Managements ausschöpfen helfen. Andererseits wissen sie um die Tücken der Einführung von technischen und organisatorischen Lösungen und verhindern unrealistische Visionen, die nicht umsetzbar sind. PROJECT CONSULT Berater verfolgen z. B. das Ziel, ihre Kunden so auszubilden, daß sie später mit der implementierten Lösung auch "leben" können. Wesentliche Komponenten sind hierbei, daß sowohl Berater, Kunde und Anbieter im Team effektiv zusammenarbeiten.
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| | | | Wie sieht nun die Beraterlandschaft aus und was heißt "neutral" ?
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| | | | Es gibt qualifizierte Einzelberater, die mit großem Erfahrungsschatz und auch produktunabhängig beraten. Sie leiden unter den Problemen, nur ein oder zwei Projekte parallel betreuen zu können, nach einem längeren Projekt bei einem Kunden mit einem bestimmten Produkt der Anschluß an Know-how und Marktentwicklung wieder zu gewinnen und, daß in der Regel keine "Back-Office"-Unterstützungsleistungen für Fachdokumentation, Recherchen und Projektmanagement vorhanden sind.
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| | | | Bei den mittelständischen Beratungsgesellschaften sind das Bild schon anders aus, besonders wenn sie sich, wie PROJECT CONSULT GmbH, auf die Thematik Document Related Technologies spezialisiert haben. Gemischte Teams – Anwender, Berater, Anbieter - erlauben das Zusammenführen von unterschiedlichem Spezial-Know-how und die effiziente Aufteilung der Arbeit. Der Kunde macht sich nicht von einem einzelnen Kopf abhängig. PROJECT CONSULT z. B. coacht diese Teams; eigene Recherche-Aktivitäten, Mitarbeit in Standardisierungsgremien, Workshops mit Herstellern, Kenntnissen aus zahlreichen Projekten mit unterschiedlichsten Produkten und effizientes Projektmanagement sorgen für das erforderliche Wissen. Diese Beratungen haben derzeit bei speziellen Dokumenten-Management-Projekten die höchste Erfolgsrate. PROJECT CONSULT kann hier auf eindrucksvolle Referenzen und 5 Ehrungen (Awards) sowie 3 Awards für Kunden von internationalen Branchenverbänden für gemeinsam erfolgreich durchgeführte Projekte verweisen.
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| | | | Auch die großen Beratungs- und Wirtschaftsprüfungsgesellschaften steigen verstärkt in den Wachstumsmarkt Dokumenten-Management ein. In den großen Organisationen ist auch in spezialisierten Bereichen entsprechendes Wissen vorhanden. In realen Kundensituationen zeigt sich jedoch häufiger, daß die Spezialisten den Auftrag akquirieren und dann durch anderes, gerade verfügbares Personal abwickeln lassen. Das Auftauchen von großen, hochbezahlten Gruppen von Beratern, in den vielleicht zwei über das notwendige Spezial-Know-how verfügen und der Rest Mitläufer und Auszubildende sind, ist gerade bei Großunternehmen keine Seltenheit. Die Erfolgsrate dieser Beratungen ist aber gemessen an einigen Ruinen der jüngeren Vergangenheit relativ gering.
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| | | | Auch die Hersteller und Systemintegratoren von Dokumenten-Management-Software tummeln sich inzwischen im Berater-Business. Sie verfügen über zum Teil sehr detaillierte Fachkenntnisse aus ihren Realisierungsprojekten, jedoch kleben Sie häufig an ihren eigenen Produkten und Lösungen. Die Anforderungen der Kunden werden daher oft nur unter dem Blickwinkel der Funktionalität der eigenen Software betrachtet. Auch ist ein Trend festzustellen, Kundenwünsche in individuelle Anwendungen umzusetzen, um einerseits zu den reinen Lizenzen per Dienstleistung etwas zuzuverdienen und andererseits Kundenprojekte zur Entwicklung neuer Produkteigenschaften zu nutzen. Die Neutralität im Interesse des Kunden bleibt hier doch das eine oder andere Mal auf der Strecke.
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| | | | Und dann gibt es noch die "Hausberater", Unternehmen unterschiedlichster Größe und Ausrichtung, die sich dadurch auszeichnen, daß sie schon seit Jahrzehnten bei einem Kunden tätig sind. Tauchen neue Themen auf, werden diese gezielt besetzt, auch wenn das entsprechende Know-how nicht immer vorhanden ist.
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| | | | Die Wahl einer wirklich produkt- und herstellerneutralen, fachkundigen und verantwortungsbewußten Beratung ist inzwischen fast so schwierig geworden, wie die Wahl eines geeigneten Produktes oder Systemintegrators. So verwundert es auch nicht, daß die ersten Berater auftauchen, die die Auswahl von Beratern beraten. Bei soviel Beratung zur Beratung kann das eigentliche Projektvorhaben auch schon einmal in Vergessenheit geraten.
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| PROJECT CONSULT auf der DMS Expo 05. – 07.09.2000 |
| | | | In Halle 1 Stand 105 stehen die Berater der PROJECT CONSULT GmbH für Informations- und Beratungsgespräche zu Themen der DRT Document Related Technologies zur Verfügung.
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| | | | Sie informieren die Besucher über Produktauswahl, Einführungskonzepte, Qualifizierung, Verfahrensdokumentation, rechtliche Anerkennung der Archivierung und der digitalen Signatur, Migration von Archiven, Nomenklatur und Thesauri, Standards und Normen usw.
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| | | | Die Berater präsentieren aktuelle Publikationen und Studien und führen Tools zur Istanalyse, Nomenklatur und Workflow vor.
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| | | | Dr. Kampffmeyer hält im Rahmen des AIIM-Kongressprogrammes am 05. 09.2000 einen Vortrag zum Thema „Markt und Trends – „e-Überall“ und am 07.09. eine Keynote im DMS-Forum zum Thema „Knowledge Management, Content Management, E-Business ... alles nur neue Verpackung ?!“
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| Rechtshinweis |
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