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HT:
| | Warum ist das papierlose Büro noch immer eine Utopie?
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Kff:
| | Rein technisch gesehen ist das papierlose Büro inzwischen durchaus realisierbar. Aber es war auch noch nie so leicht wie heute, Papier zu erzeugen. Außerdem gibt es noch immer Rechtsvorschriften und lieb gewonnene Arbeitsweisen, die das papierlose Büro verhindern. Man sollte daher besser vom papierarmen Büro als realitätsnahem Ziel sprechen.
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HT:
| | Lohnt sich denn die Einführung eines Dokumenten-Management-Systems, wenn sich die Produktion von Papier in den Unternehmen so oder so nicht vermeiden lässt?
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Kff:
| | Es geht ja nicht nur um die Vermeidung von Papier, sondern auch darum, angesichts einer wachsenden Informationsflut die Übersicht zu behalten. Auch elektronisch selbst erzeugte Dokumente und eingehende E-Mails müssen effektiv und im Zusammenhang erschließbar sein. Grundsätzlich lohnt sich eine DMS-Einführung für alle Unternehmen mit mehr als 20 Mitarbeitern, wenn Informationen personenunabhängig verwaltet werden sollen und mehrere Mitarbeiter Zugriff auf die gleichen Daten benötigen.
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HT:
| | Mit welchen Kosten muss ein Mittelständler im Durchschnitt rechnen?
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Kff:
| | Dies kann man nicht global beantworten. Es gibt bereits kostengünstige Einsteiger-Lösungen wie A.I.S. , Dokman, Easy und andere, auch Microsoft wird zukünftig in seiner Produktplatte Basisfunktionalität mitliefern. Inzwischen gibt es auch Application Service Provider (ASP) Angebote, bei denen der Anwender keine eigene Infrastruktur benötigt. Letztlich ist der größte Aufwand jedoch die organisatorische Anpassung – egal wie groß ein Unternehmen ist.
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HT:
| | Welche Vorgehensweise empfehlen Sie?
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Kff:
| | Zunächst sollte sich jeder potenzielle Anwender genau überlegen, was er eigentlich will und die fachlichen Anforderungen definieren. Außerdem muss er prüfen, was an Infrastruktur schon vorhanden ist und mit welchen Systemen Kompatibilität besteht. Auf dieser Basis sollte er sich umfassend darüber informieren, welches Angebot für ihn in Frage kommt. Unternehmen ab einer Größenordnung von 500 Mitarbeitern sollten die DMS-Einführung als Projekt sehen und eine externe Beratung hinzuziehen. Denn sie müssen sich auf erhebliche betriebsinterne Umstellungen gefasst machen.
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HT:
| | Worauf müssen Unternehmer achten, wenn sie ein DMS einführen wollen?
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Kff:
| | Die Einführung eines DMS scheitert meistens nicht an der Technik sondern an der mangelhaften organisatorischen Umstellung. Nachdem die strategischen Überlegungen abgeschlossen sind und feststeht, was das System leisten muss, sollten deshalb die dafür nötigen betriebsinternen Organisationsmaßnahmen in den Blickpunkt rücken. Erst danach kommt die eigentliche Technikeinführung. Ein DMS muss systematisch und einheitlich für das gesamte Unternehmen eingerichtet werden. Entscheidend ist, dass alle Anwender schließlich effektiv mit dem neuen System arbeiten können.
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HT:
| | Vielen Dank.
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