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| Was ist ... klassisches Dokumenten-Management? |
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| Klassisches Dokumenten-Management |
| Compound Document Management |
| Dokumenten-Management als nachgeordneter Dienst |
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| Klassisches Dokumenten-Management |
| | | | Das “klassische” Dokumenten-Management umfaßt die dynamische Verwaltung von Informationen. Wichtige Merkmale dieser Systemkategorie sind:
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| | | | | |  | | durch Versionsmanagement kontrollierter Änderungsdienst,
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| | | | | | | | Verwaltung von Informationen aus DV-Systemen,
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| | | | | | | | kooperative Bearbeitung von Dokumenten durch mehrere Anwender,
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| | | | | | | | Zugriff auf Dokumente mittels Datenbank über Suchmerkmale oder Strukturen ähnlich denen eines Dateimanagers,
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| | | | | | | | Speicherung von Dokumenten und Verwaltungsinformationen auf magnetischen Speichermedien,
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| | | | | | | | kontrollierter Dokumentenaustausch über Check-in- und Check-out-Mechanismen.
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| | | | Dokumenten-Management stellt höhere Anforderungen an den Anwender als reine Archiv- oder Recherchesysteme. Dokumenten-Management-Lösungen verwalten unterschiedlichste Dokumente und Dateien jeglicher Herkunft, die vom Anwender innerhalb einer Speicherhierarchie mit Versions- und Historienmanagement auch verändert werden können.
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| | | | Dynamische Dokumenten-Management-Lösungen verwalten unterschiedlichste Dokumente und Dateien jeglicher Herkunft einschließlich Container-Strukturen. Da der Benutzer die Dokumente auch verändern kann, erfordern klassische Dokumenten-Management-Lösungen ein ausgefeiltes Versions- und Historienmanagement.
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| | | | Dokumenten-Management-Funktionen können sich über ein Unternehmen mit verschiedenen Niederlassungen, in denen unter Umständen verschiedene IT-Infrastrukturen bestehen, erstrecken. In diesem Fall spricht man von einem unternehmensweiten DMS (EDMS Enterprise Document Management System). Oftmals besteht auch die Notwendigkeit, Dokumente mit verschiedenen anderen Unternehmen auszutauschen, die wiederum vollkommen andere Systemumgebungen besitzen können. Der Zugriff auf all diese Dokumente hat oftmals in Echtzeit zu erfolgen - beispielsweise während eines Kundentelefonates. Darüber hinaus ist der Zugriff auf Dokumente während der Verarbeitung gefordert, um Annotationen anzubringen, Dokumente zu überprüfen, neue Dokumente zu erstellen oder Anfragen zu beantworten. Weiterhin müssen Dokumente für Nacharbeiten wie Analysen und Auswertungen verfügbar sein. Im Gegensatz zum Archivsystem durchlaufen die Dokumente somit eine Reihe von Entwurfsstadien, werden mit anderen Dokumenten kombiniert und mit unterschiedlichen Status-, Versand- und Wiedervorlageinformationen verknüpft, bevor eine endgültige Version archiviert wird. Im Hintergrund eines klassischen Dokumenten-Management-Systems befindet sich häufig ein Archivsystem, das Informationen aus Altbeständen oder selten benötigte Informationen zur Verfügung stellt.
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| | | | Dokumenten-Management umfaßt den gesamten Dokumentenlebenszyklus, von der Erstellung bis hin zur endgültigen Archivierung der Dokumente.
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| | | | Zur Verwaltung der häufigen Zugriffe und der entsprechend dem Status der Dokumente unterschiedlichen Speicherorte erfordert Dokumenten-Management eine ausgefeilte Speicherhierarchie. Grundsätzliche Strategie einer Speicherhierarchie ist es, aktuell benötigte Dokumente nah am Arbeitsplatz auf schnellen Festplatten zu halten und möglichst selten auf die langsamen Archivkomponenten zuzugreifen.
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| | | | Die Speicherhierarchie dient der Verwaltung der unterschiedlichen Speicherformen, damit diese nach verschiedenen Kriterien wie Zugriffsgeschwindigkeit, Zugriffshäufigkeit, Speicherplatz oder Kosten eingesetzt werden können.
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| Compound Document Management |
| | | | Eine wachsende Bedeutung kommt der Verwaltung zusammengesetzter Dokumente zu. Wie bereits erläutert, kann ein Compound Document verschiedenste Informationen aus unterschiedlichen Quellen wie Text, Daten, Images, Sprache, Video oder Links beinhalten und kombinieren. Compound Documents sind aktive Dokumente, die sogar die Form intelligenter Assistenten zur Kommunikation und Interaktion mit ihrer Umgebung annehmen können. Compound Document Applikationen sind beispielsweise als Nachschlagewerke, Schulung und Training oder im Publishing-Bereich für Handbücher, Prozeduren oder Marketing denkbar. Auch in Verbindung mit dem World Wide Web können Compound Documents zum Marketing beitragen und die Kunden mit Informationen versorgen. Compound Document Management schafft somit die Voraussetzung zu
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| | | | | | | | einem unternehmensweiten Management und Zugriff auf eine gemeinsame Wissensbasis mit verschiedensten Informationsformen einer oder mehrerer Lokationen und
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| | | | | | | | einem anforderungsgerechten Zusammensetzen und Verteilen strategischer Informationen.
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| Dokumenten-Management als nachgeordneter Dienst |
| | | | Das Dokumenten-Management kann als nachgeordneter Dienst zur Verwaltung “lebender” und veränderlicher Dokumente ohne eigenen Clienten eingesetzt und in vorhandene Applikationen einer höheren Ebene integriert werden.
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