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| Was ist ... ein elektronische Dokument ? |
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| Das elektronische Dokument |
| Formen von Dokumenten |
| Selbstbeschreibende elektronische Dokumente |
| Neue Dokumentqualität durch Digitale Signatur |
| | | | Unter einem Dokumenten-Management-System (DMS) werden derzeit zahlreiche verschiedene Produktkategorien verstanden. Allen gemeinsam ist, daß unterschiedliche Dokumente verwaltet und verarbeitet werden. Dokumente beinhalten dabei nicht nur die herkömmlichen Papierdokumente, ein Dokument kann daneben jede andere digitale Form von Informationen verschiedenster Herkunft mit unterschiedlichen Verbindungen und Referenzen beinhalten.
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| | | | Auf der Anbieterseite wurde zur Abgrenzung vom jeweiligen Wettbewerber eine Vielzahl verschiedener Begriffe in der noch relativ jungen Dokumenten-Management-Branche eingeführt. Daneben positionieren sich Hersteller abhängig davon, welche Technologie sich gerade am besten vermarkten läßt, oftmals in verschiedenen Marktsegmenten, und es kommt zu Überschneidungen der verschiedenen Technologien. Dokumenten-Management wird von Anbietern im allgemeinen anhand der Fähigkeiten existierender Produkte wie Imaging- oder Dateimanagementsysteme definiert. Diese Definitionen basieren oft auf der Dokumentdefinition und den Services und Funktionen, die diese speziellen Produkte für bestimmte Dokumenttypen bereitstellen.
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| | | | Aus Benutzersicht handelt es sich bei den Dokumenten jedoch um eine inhaltliche Einheit, die bei Bedarf lokalisiert, angezeigt oder abgespielt, editiert, gespeichert und wiederaufgefunden werden muß. Der Begriff Dokumenten-Management-System hat jedoch auch aus Anwendersicht entsprechend den konkreten Anforderungen und Anwendungen eines Unternehmens sowie dessen Definition eines Dokumentes weiterhin verschiedene, teilweise mißverständliche Bedeutungen.
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| Das elektronische Dokument |
| | | | Der Begriff Dokument wird heute noch sehr unterschiedlich interpretiert. Im angelsächsischen wird er häufig für Textdateien verwendet. Dies zeigt sich zum Beispiel deutlich an der verwendeten Endung ”.doc” für Dateinamen von Textdokumenten. Es wird daher auch zwischen Document Imaging, der Verwaltung von gescanntem Schriftgut, und Document Management, der Verwaltung von bereits digital erzeugten Texten unterschieden.
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| | | | Im Deutschen hat der Begriff Dokument einen konkreten Bezug zu papiergebundenem Schriftgut. Unter einem Dokument wird häufig auch ein Schriftstück mit hoher inhaltlicher Qualität und rechtlicher Bedeutung verstanden. Das Dokument wird damit sehr nah an den im Gesetz verankerten Urkundenbegriff gerückt. Dies zeigt sich besonders in abgeleiteten Begriffen wie Dokumentenechtheit. Deutsche Anwender denken daher beim Begriff Dokumenten-Management zunächst an gescanntes Schriftgut und bewegen sich damit nur in einem Teilgebiet dieser Technologien.
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| | | | Der Begriff ”elektronisches Dokument” bezieht sich im Prinzip auf alle Arten von unstrukturierten Informationen, die als geschlossene Einheit in einem DV-System als Datei vorliegen. Es kann sich dabei um ein gescanntes Faksimile oder ein digital übermitteltes Fax aber auch um eine Datei aus einem Textverarbeitungsprogramm, einen Datenbankauszug oder eine Liste handeln.
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| | | | Eine weitere Quelle für den Begriff Dokument in Zusammenhang mit Dokumenten-Management-Systemen ist die Bezeichnung ”Dokumentation”, die sich auf eine Zusammenstellung von Dokumenten zu einem bestimmten Sachverhalt bezieht. Einige ”klassische” Dokumenten-Management-Systeme verfolgen daher auch das Ziel, aus verschiedenen Einzelkomponenten, die in unterschiedlichen Versionen vorliegen können, zu einem definierten Zeitpunkt eine in sich geschlossene, aktuelle Dokumentation zusammenzustellen.
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| | | | Aus den verschiedenen Ursprüngen des Begriffs Dokument wird auch verständlich, wie sich bei Anbietern und Anwendern Mißverständnisse hinsichtlich der unterschiedlichen Bedeutungen ergeben konnten. Wichtig ist daher zu ermitteln, welche Dokumente in eine DMS-Lösung überführt werden sollen und wie sie physisch, formal und inhaltlich aufgebaut sind. Ausschlaggebend für die Verwaltung ist ferner der Nutzungs- und Rechtscharakter der Dokumente: dynamische, in Bearbeitung befindliche Textdateien sind von unveränderbar und langfristig aufzubewahrenden Dokumenten zu unterscheiden. Ein Dokument hat daher in der Regel folgende Merkmale:
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| | | | | |  | | physische Eigenschaften (Papier, Datei u.ä.),
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| | | | | | | | formale Eigenschaften (Aufbau, Gestaltung u.ä.),
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| | | | | | | | Ordnung (fachliche Zugehörigkeit, Reihenfolge, Version u.ä.),
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| | | | | | | | Inhalt (inhaltlicher Bezug u.ä.),
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| | | | | | | | Charakter (Archivierungswürdigkeit, Rechtscharakter, Bearbeitungsmöglichkeiten u.ä.),
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| | | | | | | | Zeit (Erzeugungsdatum, Verfallsdatum, letzte Benutzung u.ä.),
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| | | | | | | | Erzeuger (Absender, Ersteller u.ä.),
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| | | | | | | | Nutzer (Empfänger, berechtigter Bearbeiter, Leser, letzter Bearbeiter u.ä.).
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| | | | In der Regel ergeben sich alle diese Merkmale aus dem Dokument selbst. Sie werden in DV-Systemen für die Verwaltung, den Zugriff und die Bereitstellung genutzt. Aus ihnen ergeben sich auch die Schutz- und Suchmerkmale für das Dokumenten-Management-System.
Im folgenden wird der Begriff Dokument für elektronische Dokumente aus unterschiedlichsten Quellen, die in einem DV-System als Datei, Bestandteil einer Datei oder Objekt vorliegen, verwendet.
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| Formen von Dokumenten |
| | | | Dokumente können aus verschiedenen Quellen in ein Dokumenten-Management-System gelangen:
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| | | | | | | | von Systemen selbst erzeugte Objekte wie Dateien (zum Beispiel Druck- oder Textdatei) oder Datensätze (zum Beispiel Tabelle aus einer Datenbank),
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| | | | | | | | analoge, in ein digitales Format gewandelte Objekte wie Faksimiles (gescannte Images) oder Videofilme mit Ton, Sprache etc., die mit Kamera oder Mikrofon erfaßt werden.
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| | | | Ein Dokument kann weiterhin aus einem oder mehreren Einzelobjekten wie beispielsweise
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| | | | | | | | Dokumente aus Textverarbeitung, Tabellenkalkulation oder Grafik,
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| | | | | | | | Images, zum Beispiel gescannte Papierdokumente und Fotos,
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| | | | | | | | Formulare, zum Beispiel Electronic Data Interchange (EDI),
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| | | | | | | | COLD-Dokumente (Computer Output to Laser Disk),
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| | | | | | | | Sound und Sprach-Clips, zum Beispiel ein aufgezeichnetes Interview,
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| | | | bestehen. Elementare Dokumente, die aus einem Objekt bestehen, enthalten nur Daten eines Typs, also keine eingebetteten Grafiken, Bilder oder Aufrufe anderer Objekte. Aus mehreren Objekten zusammengesetzte Dokumente werden auch als Compound Documents bezeichnet. Compound Documents bestehen aus zusammengesetzten Dateien, die Text, Formatinformation, Bilder, Tabellen etc. sowie Hyperlinks oder Verweise auf andere Komponenten beinhalten können. Einzelobjekte, komplexe Objekte, Verweisinformationen, Links und Verwaltungsdaten können zur besseren Handhabung auch in Containern zusammengefaßt werden.
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| | | | Entsprechend ihrer Komplexität können elementare Dokumente, Compound Documents und Container-Dokumente unterschieden werden.
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| Selbstbeschreibende elektronische Dokumente |
| | | | Container-Dokumente können in der Regel nur vom erzeugenden Programm zerlegt, interpretiert und angezeigt werden. Soll ein nur einmal gespeichertes Dokument aus verschiedenen Zusammenhängen heraus genutzt oder über andere als das erzeugende Programm auf einzelne Komponenten des Containers zugegriffen werden, muß das Container-Dokument alle benötigten Struktur-, Identifizierungs- und Verwaltungsinformationen mit sich tragen. Sind diese Bedingungen erfüllt, bezeichnet man Dokumente als selbstbeschreibend.
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| | | | Ein selbstbeschreibendes elektronisches Dokument besteht neben seinem Inhalt aus Attributdaten, die den Zugriff auf Dokumente und deren Katalogisierung erlauben.
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| | | | Im englischen Sprachgebrauch werden solche Objekte als ”Selfcontained Document Object (SDO)” bezeichnet. Im Deutschen werden sie auch als ”selbstbeschreibende Informationsobjekte” bezeichnet. Sie setzen sich aus einer beliebigen Inhaltskomponente (Einzelobjekt, Container, Liste u.ä.) und einem vorgeschalteten, mit der Inhaltskomponente verbundenen ”Header” zusammen. Die Headerkomponente kann selbst aus verschiedenen Teilen zusammengesetzt sein. Sie beginnt in der Regel mit einer neutralen Beschreibung, welche Merkmale und Attribute im Header erwartet werden können. Auf dieser Beschreibung beruht der selbsterklärende Charakter der Dokumente.
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| | | | Ein Header beinhaltet im allgemeinen folgende Attribute:
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| | | | | | | | Codes für die Selbsterklärungsfunktionalität
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| | | | Hierzu gehören zum Beispiel Anzahl und Reihenfolge der folgenden Attribute, Attributnamen, Attributformate etc.
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| | | | | | | | Eindeutige Identifizierung des Objektes
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| | | | Dies wird in der Regel durch einen ”Unique Identifier”, einen eindeutigen Schlüssel für die Identifizierung jedes Objektes gelöst. Für Unique Identifier existieren sowohl allgemeine Standardisierungen (zum Beispiel ODMA) als auch brancheninterne Festlegungen (zum Beispiel im EDI- oder Sparkassenumfeld). Der Unique Identifier wird benutzt, um auf das Objekt zuzugreifen und es als einmalig vorhandenes Dokument zu identifizieren. In der Regel sind im Unique Identifier Entstehungsort und -datum des Objektes mit Uhrzeit kodiert.
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| | | | | | | | Informationen zu Art, Anzahl und Struktur der einzelnen Teile der Inhaltskomponente
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| | | | Hierunter ist der Aufbau der Inhaltskomponente zu verstehen, die nur aus einem einzelnen Faksimile, aber auch aus einer strukturierten DV-Liste, einem mehrseitigen Dokument oder einem zusammengesetzten Container bestehen kann.
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| | | | Hierzu gehören beschreibende Daten der Erzeugung der Inhaltskomponente. Formatinformationen werden zur Reproduktion der Information ausgewertet (zum Beispiel für Anzeige, Bearbeitung und Druck).
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| | | | Beispiele für Nutzungsinformationen sind Erzeuger, vorgesehene Benutzergruppe, Status der Information oder Verknüpfung auf zulässige Bearbeitungsoperationen.
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| | | | Hierzu gehören Prüfsummen, Zugriffsschutzmerkmale, gegebenenfalls eine ”elektronische Unterschrift” und andere Attribute.
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| | | | Referenzinformationen beinhalten die Zugehörigkeit zu anderen Objekten wie Folgeseiten, vordefinierte Dokumentklassen, Ersatz anderer Dokumente durch ”logische Löschung”, Notizen, Versionsmanagement, Hintergrund-Faksimile, etc.
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| | | | | | | | Inhaltliche Informationen
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| | | | Hierunter sind beschreibende Attribute und Ordnungsmerkmale zu verstehen, die in der Regel in der Verwaltungsdatenbank für den direkten Zugriff benutzt werden. Sie dienen im Header für Prüfungs-, Wiederherstellungs- und Anzeigefunktionen.
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| | | | Die Attribute können auch ausgewertet werden, wenn die Verwaltungsdatenbank nicht im Zugriff ist oder das Informationsobjekt in eine Umgebung außerhalb des erzeugenden Systems versandt wurde.
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| | | | Durch das selbstbeschreibende Format der Headerkomponente können zusätzliche Merkmale jederzeit und nach anwenderspezifischen Erfordernissen hinzugefügt werden. Ein Grundbestand sollte jedoch langfristig und konsistent beibehalten werden. Der objektorientierte Ansatz erlaubt die abgesicherte Verteilung von Informationen, eine Offline-Bearbeitung und die asynchrone Bereitstellung in großen, verteilten Systemen.
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| Neue Dokumentqualität durch Digitale Signatur |
| | | | Eine besondere Qualität gewinnt der Dokument-Begriff durch die digitale Signatur.
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| | | | Die digitale Signatur ist ein Sicherheitsstandard für den Austausch elektronischer Dokumente und sichert die Authentizität des Absenders und die Integrität des Inhalts eines elektronischen Dokumentes. Die digitale Signatur soll die gleiche rechtliche Relevanz wie die Unterschrift auf einem Papierdokument erhalten. In Deutschland wurden durch das Signaturgesetz Rahmenbedingungen für digitale Signaturen geschaffen. Die Anwendung anderer Verfahren für digitale Signaturen bleibt gemäß SigG jedoch freigestellt.
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| | | | Die im Signaturgesetz definierte digitale Signatur wird durch die Kombination eines geheimen oder privaten Schlüssels (Private Key), der nur dem Schlüsselinhaber selbst bekannt ist, und eines öffentlichen Schlüssels (Public Key), der von Zertifizierungsstellen verwaltet wird, generiert und an ein elektronisches Dokument angehängt. Der Absender signiert und verschlüsselt ein elektronisches Dokument mit seinem privaten Schlüssel, der sich auf einer Chipkarte befindet. Der Empfänger besitzt nur den öffentlichen Schlüssel, kann das Dokument öffnen und lesen. Er erhält dabei eine Information über den Absender und die Authentizität des Inhalts des Dokumentes.
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| | | | Mit dem öffentlichen Schlüssel kann damit die Echtheit einer Unterschrift überprüft werden, und jede Veränderung an dem unterzeichneten Dokument wird sofort erkennbar. Die öffentlichen Schlüssel werden von autorisierten Stellen zertifiziert. Zertifizierungsstellen speichern die erforderlichen Daten für eine Identifizierung der Eigentümer privater Schlüssel. Über die Zertifizierungsstelle ist es daher möglich, den Eigentümer eines privaten Schlüssels zu ermitteln.
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| | | | Innerhalb der Europäischen Union wird versucht diese Ansätze zu harmonisieren, wobei der deutsche Ansatz als Grundlage dienen soll. Um weitere internationale Bestrebungen zu vereinheitlichen hat die OECD acht Grundprinzipien zur digitalen Signatur veröffentlicht und die UN ein Modellgesetz entwickelt.
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| | | | Da die Identität des Absenders eines digital signierten Dokumentes nur indirekt sichergestellt ist - vergleichbar mit dem Mißbrauch von EC-Karten und dem Bestreiten von Kontoabhebungen durch den Karteninhaber - umfaßt die „digitale Identität“ eines Dokumentes Verfahren, bei denen sich ein Karteninhaber selbst gegenüber seiner Karte identifizieren kann, z.B. durch Untersuchung seines Fingerabdrucks oder vergleichbarer Merkmale, die als geheimer Schlüssel ebenfalls auf der Karte gespeichert sind.
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| | | | Digital signierte Dateien gewinnen zunehmend die Qualität eines Originals, sie erlangen Rechtswirksamkeit. Damit können ohne den Umweg über Papier Verträge geschlossen, Bestellungen aufgegeben und andere Geschäfte getätigt werden. Das digitale Dokument stellt daher einen entscheidenden Durchbruch für das Dokumentenmanagement dar. Es erschließen sich neue Anwendergruppen und es entstehen neue Anforderungen an Speicherung und Verwaltung dieser Dokumente. Restriktionen der Vergangenheit, in den ein gescanntes Faksimile oder die Rekonstruktion eines elektronisch erzeugten Briefes aus den Date heraus nur ein Abbild des ursprünglichen Originals darstellen, sind durch digital signierte Dokumente, die in sich authentische Originale darstellen, überwunden. Sobald die noch bestehenden Rechts- und technischen Unsicherheiten überwunden sind, wird das digital signierte Dokument die entscheidende Grundlage für E-Commerce, den elektronischen Handel, im Internet werden.
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