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E-Billing: die Elektronische Rechnung
Artikel von Christoph Jeggle (Christoph.Jeggle@PROJECT-CONSULT.com), Seniorberater, CDIA+, PMP, Seniorberater, Münster, PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH.
Die ideale Welt der Rechnungsbearbeitung sieht so aus: Rechnungen werden elektronisch erstellt und versandt und erreichen so auch elektronisch den Empfänger, der sie elektronisch weiterverarbeitet. Alles elektronisch, kein Medienbruch, eben die ideale Welt. Aber die Realität sieht anders aus.
Bei einer aktuellen Umfrage unter 1600 Unternehmen in Deutschland, Finnland, Schweden, Dänemark und Norwegen gaben nur 20% der deutschen Unternehmen an, elektronische Rechnungen zu versenden, Und 50% der befragten Großunternehmen in Deutschland wollen auch beim Papier bleiben und planen keine Umstellung auf elektronische Rechnungen.
Warum müssen wir weiter auf die heile Welt warten? Am Gesetzgeber kann es nicht liegen, er erlaubt ausdrücklich die elektronische Rechnungsstellung. Aber er legt die Hürde hoch. Die Erlaubnis zum Vorsteuerabzug auf elektronische Rechnungen ist mit der elektronischen Signatur verbunden. Im diesem Artikel wollen wir uns damit beschäftigen, was das bedeutet und worin die Herausforderungen liegen.
Grundsätzliches
Als elektronische Rechnungen werden alle Rechnungen bezeichnet, die auf elektronischem Wege übermittelt werden. Dazu gehören übrigens auch per Fax übermittelte Rechnungen, die nicht direkt von Faxgerät zu Faxgerät übermittelt werden, sondern über Fax-Server. Zur elektronischen Übertragung gehört die Übermittlung per E-Mail genauso wie die Zusendung auf Datenträgern oder die Übertragung über Netzwerkverbindungen. Diese Arten von elektronischen Rechnungen werden vom Umsatzsteuergesetz erlaubt.
Da elektronischen Rechnungen mit Hilfe der Informationstechnologie erstellt, verwaltet und verarbeitet werden, gelten erhöhte Anforderungen, denn dieser Technologie wird vom Gesetzgeber mit einem gewissen Misstrauen hinsichtlich der Zuverlässigkeit und dem Schutz vor Verfälschung begegnet. Nur die elektronischen Rechnungen gelten als ordnungsgemäß, die mit einer qualifizierten elektronischen Signatur unterzeichnet worden sind. Und nur ordnungsgemäße Rechnungen berechtigen zum Vorsteuerabzug. Die Verbindung der Ordnungsmäßigkeit mit der elektronischen Signatur stellt keinen Willkürakt des Gesetzgebers dar, sondern elektronische Signaturen dienen dazu Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit der Daten sicherzustellen.
Genau die qualifizierten elektronischen Signaturen stellen für die Rechnungsersteller und mehr noch für die Rechnungsempfänger eine gewisse Herausforderung dar. Qualifizierte elektronische Signaturen beruhen auf Zertifikaten, die von Zertifizierungsstellen ausgegeben werden, die die Zuordnung des Zertifikates zu einer bestimmten Person bestätigen. Wenn die Zertifizierungsstellen eine Reihe von Kriterien erfüllen, die dem Nachweis der Zuverlässigkeit der Zertifizierungsstelle dienen und in der Richtlinie 1999/93/EG des Europäischen Parlamentes und Rates vom 13. Dezember 1999 festgelegt sind, können diese Stellen qualifizierte Zertifikate ausgegeben, die die Grundlage qualifizierter elektronischer Signaturen darstellen. In Deutschland wird im Unterschied zu anderen europäischen Ländern diese qualifizierte elektronische Signatur für elektronische Rechnungen zur Bedingung für den Vorsteuerabzug gemacht.
Die Erstellung einer solchen Signatur setzt die Etablierung einer entsprechenden Infrastruktur voraus, die zurzeit noch wenig verbreitet sind. Daher ist diese Infrastruktur in vielen Unternehmen noch nicht vorhanden.
Rechnungsersteller
Welche Möglichkeiten hat nun der Rechnungsersteller, das Verfahren der elektronischen Rechnungsstellung so weit wie möglich zu vereinfachen?
In allen Geschäftsbeziehungen, in denen eine Vielzahl von Rechnungen mit einem Geschäftspartner ausgetauscht werden, gibt es die Möglichkeit, die Rechnungsdaten unsigniert elektronisch über EDI (Electronic Data Interchange) zu übertragen. Dabei muss ein Verfahren gewählt werden, dass die Echtheit der Herkunft der Daten und die Unversehrtheit sicherstellt. Über bestimmte Zeiträume wird dann eine Sammelrechnung erstellt, die, falls der Einsatz elektronischer Signaturen vermieden werden soll, in Papierform ausgestellt werden kann. Ein solches Verfahren ist aber nur möglich, wenn zwischen den Geschäftspartnern ein entsprechendes Datenaustauschverfahren etabliert ist. Ob die Sammelrechnung entbehrlich ist, wenn die Datenübertragung elektronisch signiert wird, ist von der Finanzverwaltung noch nicht abschließend geklärt worden, wäre aber eigentlich nur konsequent.
Ferner ist die Erstellung elektronischer Rechnungen in einem Massenverfahren möglich, da die elektronische Signatur nicht manuell für jede einzelne Rechnung erstellt werden muss, sondern jede Rechnung in einem Massensignaturverfahren signiert werden kann. Der Signaturinhaber, der immer eine Person darstellt, stellt die Signatur für einen begrenzten Zeitraum oder für eine bestimmte Anzahl von Rechnungen zur Verfügung. Dadurch ist auf der einen Seite der Nachweis der Ordnungsmäßigkeit gegeben, auf der anderen Seite aber ist es dadurch möglich, die wirtschaftlichen Vorteile einer elektronischen Rechnungsstellung ausnutzen zu können. Diese Vorteile bestehen auf der Erstellerseite insbesondere aus dem Wegfall von Druck- und Portokosten.
Rechnungsempfänger
Wie sieht es aber auf der Empfängerseite aus? Zunächst bedarf die Verwendung elektronischer Rechnungen der Zustimmung des Empfängers. Dieser kann auf die Zustellung der Rechnung in Papierform bestehen. In der Realität sieht es aber häufig so aus, dass die Rechnungsempfänger sich häufig kaum gegen elektronische Rechnungen wehren können. Dem Empfänger elektronischer Rechnungen begegnet dann eine Reihe von Herausforderungen.
Hat der Empfänger der elektronischen Rechnung kein Interesse an der weiteren elektronischen Verarbeitung der Rechnung und ist in seinem Bearbeitungsprozess auf die Weiterverarbeitung in Papierform eingestellt, ist die Idee nahe liegend, die erhaltene elektronische Rechnung einfach wieder auszudrucken und so gewissermaßen eine eigene Papierrechnung zu erstellen. Eine besondere Feinheit im Vorgehen stellt es dann noch dar, diesen Rechnungsausdruck so zu falten, dass er einem Briefumschlag entnommen erscheint. Aber auch durch diesen Trick wird das Verfahren nicht akzeptabler. Es ist nur zu verständlich, dass dieses Vorgehen nicht möglich ist. Die elektronische Rechnung, so wie sie vom Rechnungsersteller versandt worden ist, stellt das Original dar, deren Ordnungsmäßigkeit durch die elektronische Signatur nachgewiesen wird. Der Ausdruck ist nur eine Kopie ohne Nachweis der Ordnungsmäßigkeit, da die elektronische Signatur fehlt. Diese Kopie wird aber durch die oben geschilderten Maßnahmen als Original dargestellt. Das ist steuerrechtlich im Hinblick auf den Vorsteuerabzug nicht erlaubt und lässt sich auch sehr leicht von den Steuerbehörden durch Rückfrage beim Rechnungsersteller nachweisen.
Also muss der Empfänger auf irgendeine Weise mit der elektronischen Rechnung umgehen.
Eine elektronische Signatur erfüllt nur dann die Funktion des Nachweises der Herkunft und Unversehrtheit, wenn diese Signatur vom Empfänger auch überprüft wird. Durch diese Überprüfung kann festgestellt werden, ob die elektronischen Rechnungsdaten tatsächlich aus dem Unternehmen bzw. von der Person stammen, die als Absender angegeben sind, und diese Daten unverfälscht sind. Erst durch diese Prüfung wird die Ordnungsmäßigkeit der elektronischen Rechnung festgestellt und erst dadurch darf die Vorsteuer abgezogen werden.
Erhält der Empfänger eine elektronische Rechnung, die nicht elektronisch signiert ist, muss er eine solche anfordern oder auf einer Papierrechnung bestehen, wenn der Rechnungsersteller nicht dazu in der Lage ist, eine ordnungsgemäße elektronische Rechnung zu liefern.
Dienstleister
Angesichts dieser Herausforderungen bei der Erstellung bzw. beim Empfang elektronischer Rechnungen ist es nahe liegend, diese Aufgabe externen Dienstleistern zu überlassen. So ist es möglich, die Rechnungsdaten einem Dienstleister zu übergeben, der daraus die elektronischen Rechnungen erstellt und auch signiert. Die Übergabe der Rechnungsdaten bedarf übrigens nicht der elektronischen Signatur. Der Dienstleister verwendet seine eigene Signatur, denn er stellt die Rechnung im Namen des Leistenden als Stellvertreter aus. Rechtlich problematisch ist es, wenn der Dienstleister nicht seine eigene Signatur verwendet, sondern die des Leistenden, da er nicht berechtigt ist, mit einer fremden Signatur zu unterzeichnen. Wenn ein Dienstleister verwendet wird, ist es erforderlich, dass zwischen dem, dessen Leistung in Rechnung gestellt wird, und dem Rechnungsempfänger nicht nur vereinbart ist, dass die Rechnungsstellung elektronisch erfolgt, sondern auch, dass sie über einen Dienstleister erfolgt.
Ebenso wie der Rechnungsersteller kann auch der Rechnungsempfänger die Dienste eines Dienstleisters in Anspruch nehmen und die Überprüfung der Signatur diesem Dienstleister überlassen. Dieser stellt eine entsprechende Prüfungsdokumentation aus, in dem die Übereinstimmung der Rechnung mit der Signatur bestätigt wird. Diese Prüfungsdokumentation ist mit der Rechnung aufzubewahren.
Da die Anzahl der Dienstleister überschaubar ist, kann es durchaus vorkommen, das derselbe Dienstleister sowohl für den Rechnungsersteller als auch für den Rechnungsempfänger tätig ist. In einem solchen Fall ist es wichtig, dass die Systeme und auch das sie bedienende Personal sauber getrennt sind. Es darf nicht sein, dass dasselbe System in unmittelbar aufeinander folgenden Arbeitsschritten zuerst die Signatur erstellt und dann die Echtheit der Signatur bestätigt. Die Rechnung muss nach der Erstellung der Signatur den Verfügungsbereich des Rechnungserstellers verlassen und in den des Rechnungsempfängers übertragen werden. Diese Übertragung muss deutlich nachvollziehbar sein. Ein Dienstleister muss für diese organisatorische Trennung der Bereiche Sorge tragen. Die Beauftragung eines Dienstleisters ist ein Vertrauensverhältnis, weil zunächst Rechnungsersteller und Rechnungsempfänger für die Ordnungsmäßigkeit der mit der Rechnung verbundenen geschäftlichen Transaktion haften. Daher ist es empfehlenswert, den Dienstleister sorgfältig auszuwählen.
Aufbewahrung elektronischer Rechnungen
Grundsätzlich gelten für elektronische Rechnungen die gleichen Regelungen für die Aufbewahrung wie auch für Papierrechnungen. Natürlich ergeben sich aber einige Besonderheiten für elektronische Rechnungen. Diese müssen so aufbewahrt werden, dass für die Finanzverwaltung die Richtigkeit der Signatur überprüfbar bleibt. Das bedeutet, dass die Rechnung, auch wenn sie im Zuge der weiteren Verarbeitung beim Empfänger in andere Datenformate konvertiert worden ist, immer im Originalformat einschließlich der Signatur aufbewahrt werden muss. Jeder Verarbeitungsschritt muss zusätzlich protokolliert werden. Das ist erforderlich, da an einer konvertierten Datei die Signatur nicht mehr überprüft werden kann. Das muss aber weiter möglich bleiben. Eine Übertragung einer elektronischen Signatur auf ein anderes Format ist nicht möglich. Ein neues Format müsste neu signiert werden, was in diesem Fall aber nicht möglich ist.
Wird eine Rechnung elektronisch per Mail übertragen, ist auch das Mail aufzubewahren und mit entsprechenden Attributen zu versehen, dass es im Zusammenhang mit der Rechnungsstellung wieder gefunden werden kann. Die elektronische Rechnung selbst mit der Signatur kann getrennt aufbewahrt werden.
Für signierte Dokumente in einem elektronischen Archiv stellt sich immer die Frage, was mit der Signatur geschehen soll, wenn das zugrunde liegende Zertifikat nach einer gewissen Zeit seine Gültigkeit verliert. Zertifikate können nur eine begrenzte Gültigkeit haben, weil dem Signaturverfahren eine Verschlüsselung zugrunde liegt, die durch den Fortschritt der Hardwaretechnik die Verschlüsselungsverfahren als nicht mehr ausreichend angesehen werden. Zum Glück stellt sich die Frage nicht bei elektronischen Rechnungen, weil die Finanzverwaltung ausdrücklich auf die Nachsignatur verzichtet (Bundesministerium für Finanzen vom 30.10.2007, IV A 5 – S 7287-a/07/005).
Die Aufbewahrung elektronischer Rechnungen muss wie auch bei anderen kaufmännischen und steuerlich relevanten Unterlagen mit einer konsistenten, vollständigen, unveränderbaren, nachvollziehbare und über einen Index wieder auffindbare Archivierung erfolgen. Ebenso ist auch die Verfahrensdokumentation für elektronische Rechnungen unerlässlich, die den Aufbau und den Ablauf des angewandten Verfahrens für die Verarbeitung elektronischer Rechnungen bis zur Archivierung beschreibt.
Fazit
Wir hatten mit der Vorstellung einer idealen Welt begonnen, waren dann aber sehr schnell auf die Herausforderungen gestoßen, die elektronische Rechnungen mit sich bringen. Dadurch wird aber sehr leicht der Blick darauf verstellt, welches Potenzial in der elektronischen Rechnungsstellung steckt. Dabei geht es nicht nur um die Vermeidung von Druck- und Portokosten beim Rechnungsersteller, sondern auch um die Vorteile der Vermeidung von Medienbrüchen.
Systemen, die Rechnungen erstellen, liegen alle zugrunde liegenden Daten in einer strukturierten Form vor. Durch den Ausdruck gehen diese strukturierten Rechnungsdaten gewissermaßen verloren und müssen vom Rechnungsempfänger, falls er diese Daten nutzen möchte, nach dem Einscannen über eine Texterkennung wieder mühsam und mit einer relativ hohen Fehlerrate erkannt werden. Ähnliches gilt übrigens auch dann, wenn der Medienbruch zwar vermieden wird, aber die elektronische Rechnung eine PDF Datei ist, die keine strukturierten Daten enthält, also gewissermaßen einen elektronischen Ausdruck darstellt. Das Potenzial einer elektronischen Rechnung entfaltet sich eigentlich erst dann richtig, wenn auch die strukturierten Rechnungsdaten in einem gemeinsam vereinbarten und damit für den Empfänger verständlichem Format übertragen werden. Technisch gibt es dafür unterschiedliche Lösungen wie z.B. XML oder IDoc. Damit können die strukturierten Rechnungsdaten beim Empfänger direkt weiter verarbeitet werden. Ein solches Verfahren bietet erhebliche wirtschaftliche Vorteile.
Daher sollte die elektronische Rechnung nicht nur aus dem Blickwinkel der Herausforderungen betrachtet werden, sondern auch aus dem des wirtschaftlichen Potenzials auf Ersteller- und Empfänger-Seite. (CJ)
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