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Enterprise Content Management mit MOSS – geht das überhaupt?
Ist der MOSS ein ECM?
ECM-Anbieter veredeln den Sharepoint
Ausblick
von Dr. Ulrich Kampffmeyer und Sarah Risse

Der Markt für Enterprise Content Management ist im Wandel. Zusammenschlüsse und Akquisitionen haben zu einer Konzentration bei Standardsoftwareanbietern geführt, die nunmehr wie IBM, EMC oder OpenText komplette ECM-Suiten anbieten. Andere Standardsoftwareanbieter, System¬integratoren und Hardwareanbieter dringen mit eigenen Produkten ebenfalls in den Markt. Hierzu gehören Unternehmen wie SAP, Computer Associates, HDS und Oracle. Den größten Veränderungsdruck auf den Markt erzeugt jedoch zurzeit Microsoft. Microsoft erhebt ebenfalls den Anspruch, ein vollwertiges ECM Enterprise Content Management Portfolio zu besitzen. Gemessen am Anspruch für ECM, der auf der Definition der AIIM international beruht, ist dieses Angebot jedoch unvollständig und ungleichgewichtig verteilt. Dies betrachten zahlreich traditionelle ECM-Anbieter als Chance, mit ihren Produkten die Lücken von Microsoft zu füllen. Hier gibt es besonders zwei Ansatzpunkte: die Unzulänglichkeiten von Outlook/Exchange im Umfeld von E-Mail-Management und E-Mailarchivierung sowie die Lücken im Microsoft Office Sharepoint Server (MOSS). Von MOSS hatten sich viele Anwender einiges erwartet und die ECM-Anbieter einiges befürchtet. Jedoch zeigt sich, dass MOSS eher den Markt für Enterprise Content Management öffnet, als ihn effektiv zu bedienen. Die Nachfrage für den MOSS ist groß, Anbieter wie Marktbegleiter verzeichnen ein erhöhtes Interesse für die Microsoft Lösung, gleichzeitig macht sich aber auch Ernüchterung breit und Integrationen der ECM-Anbieter für den MOSS werden gefordert. So ist MOSS heute eher als Marktöffner zu sehen denn als ebenbürtiger Konkurrent der traditionellen, spezialisierten ECM-Anbieter.
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Ist der MOSS ein ECM?
Was die von Microsoft selbst als ECM-Plattform positionierte Software wirklich an Funktionalität bietet ist viel diskutiert worden und mittlerweile in der weit verbreiteten Ansicht gemündet, dass es sich um eine Collaboration-Software mit grundlegender Dokumentenmanagement- und Such-Funktionalität handelt und weit von einem umfassenden ECM-System entfernt ist. Mit den Teamsites, Dokumentenarbeitsbereichen, der Office Client Integration und Messaging Funktionen stellt der MOSS 2007 ein gutes Collaboration Werkzeug dar. Die Dokumentenmanagement Funktionalität umfasst grundlegende Funktionen wie Versionsverwaltung, Check-in/Check-out Mechanismen und mit dem Inhaltstypen-Feature (ein Ansatz, der sich ähnlich wie die Nutzung von Dokumentenklassen im Dokumentenmanagement positioniert), die Möglichkeit zur Standardisierung von Metadaten, Dokumenttypen und Vorlagen. Es fehlen Funktionen wie die automatische oder manuelle Klassifizierung von Dokumenten, Virtuelle Sichten und Ordner. Einfache Abstimmungsworkflows können im Sharepoint abgebildet werden, zur Umsetzung komplexerer Prozesse müsste ein Tool wie die Windows Workflow Foundation hinzugezogen werden. Im Recordsmanagement-Bereich bietet der Sharepoint nur eine sehr rudimentäre Verwaltung nach Aufbewahrungsfristen, eine Preserve-Komponente mit Single-Instance-Archivierung, Rendition Management, Speichermanagement etc. fehlt komplett, genauso wie die Bereiche Capture und Deliver.
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ECM-Anbieter veredeln den Sharepoint
Genau diese Lücken versuchen immer mehr Hersteller zu schließen und bieten Lösungen zur Integration ihrer ECM-Funktionalität mit dem Sharepoint an, oft ist die Rede von Veredelung oder Vervollständigung von Sharepoint. reichen von reinen Archivierungslösungen für Sharepoint-Dokumente bis zur umfangreichen Integration von Archivinhalten und anderen ECM-Komponenten wie Workflow in die Sharepoint-Umgebung. Es scheint große Unterschiede zwischen den einzelnen Angeboten zu geben, und gleichzeitig herrscht große Unklarheit in Hinblick auf die tatsächliche Integrationstiefe der jeweiligen Lösungen.
Nach der Marktstudie von PROJECT CONSULT aus dem Sommer 2007 lassen sich die angebotenen Integrationslösungen in 3 Kategorien unterteilen:

Archiv-Add-On Produkte die „nur“ die Archivierung von Inhalten aus dem Sharepoint im ECM-Repository anbieten und damit die fehlende Archivierungskomponenten des MOSS ausgleichen. Als Beispiele lassen sich CEYONIQ, Docuware, Easy, Saperion und andere aufführen.
Nutzung Sharepoint-Oberfläche für ECM-Produkte In der zweiten Kategorie Anbieter, die den MOSS als attraktive Oberfläche für ihr eigenes Produkt ansehen und dementsprechend auch ECM-Funktionalität wie den Postkorb im MOSS abbilden. Als Beispiele lassen sich ELO Office, Meridio und andere aufführen.
ECM-Integration Als dritte Kategorie die am weitesten gereiften Integrationslösungen, die versuchen, alle ECM-Komponenten in der Sharepoint-Umgebung anzubieten. Als Beispiele lassen sich Open Text, d.velop, EMC Documentum, IBM/FileNet, SER Solutions und andere aufführen.
Auffällig ist, dass kaum einer der Anbieter die Möglichkeit sieht, sein ECM mit den Collaboration-Features aus dem Sharepoint zu veredeln und diese aus der ECM-Umgebung nutzbar zu machen. Die Stärken der befragten ECM-Anbieter liegen deutlich im Bereich der Hauptlücke von MOSS, der revisionssicheren Archivierung. In der Umsetzung reichen die Strategien von der manuellen Verschiebung bis hin zu automatischen Verfahren mit Klassifikation. In diesem Bereich ist auch zunächst die größte Nachfrage aus dem Markt zu verzeichnen, was nicht verwunderlich ist. Stellt sich doch nach der Installation einer MOSS-Umgebung schnell die Frage, wie die SQL-Datenbank entlastet werden kann und Dokumente langfristig revisionssicher aufbewahrt werden können.
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Ausblick
Da der MOSS 2007 noch sehr neu ist, fehlen bei vielen Anbietern noch praktische Erfahrungen und natürlich auch größere Referenzinstallationen. Die Antworten der Anbieter zeigen deutlich, dass sich bezüglich der Schnittstellen, der Funktionalität, der Abgrenzung und der Preise noch vieles im Fluss befindet. Entscheidend für den Erfolg der eingebundenen ECM-Produkte wird die Tiefe, Einfachheit der Installation und Handhabung sowie die Verbreitung des Sharepoint selbst als Dokumenten¬management- und Collaborations-Werkzeug sein.
Aber auch Microsoft wird seine Lücken schließen. Erste Anläufe waren mit der DoD-5015.2-Zertifizierung zu beobachten, weitere in der Zusammenführung von Vista, Sharepoint und Exchange werden folgen. Die Übernahme von FAST integriert zudem neue Suchtechnologien in die Microsoft-Plattform. Auch in anderen Feldern wie Business Process Management wird Microsoft seine eigenen Produkte weiter ausbauen. Eine enge Kooperation ist daher für die Partner nur begrenzte Zeit nützlich. Je mehr Funktionen Microsoft selbst liefert, desto weniger kann der Partner beisteuern und muss andererseits sich in eine immer höhere Spezialisierung drängen lassen. Gerade bei allen Themen, die mit Compliance zu tun haben, wird Microsoft nachlegen. Gleiches wird für Funktionalitäten gelten, die Web-2.0-Feeling vermitteln und Microsoft-Internet-Angebote stärken. Die Schwelle wird damit für Zulieferer und Partner immer höher gelegt. Noch lässt es sich gut davon leben, die heutigen Lücken im Portfolio von Microsoft zu bedienen.
Rechtshinweis
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Autorenrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer, Sarah Risse

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Seitentitel: Artikel_MOSS_ECM, Zitierung: http://www.PROJECT-CONSULT.com/home.asp?SR=870
Zuletzt aktualisiert am: 27.2.2008
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