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ECM und Microsoft Sharepoint – Eine Markterhebung
ECM-Anbieter füllen Sharepoint-Lücken
PROJECT CONSULT Marktstudie
Integrationsmechanismen der Sharepoint-Plattform
Reichweite und Grenzen der Portalintegration
Zusammenfassung
von Sarah Risse

Microsoft Office Sharepoint 2007, kurz MOSS 2007, ist die neue Version der Dokumenten-, Content- und Portal-Management-Software aus dem Hause Microsoft, die im Vergleich zur Vorgänger-Version, die noch unter dem Namen Sharepoint Portal Server lief, erhebliche Fortschritte gemacht hat. Auffällig ist dabei, dass der Zusatz „Portal“ beim Sharepoint entfallen ist und das Produkt nunmehr Bestandteil der Office-Suite wurde. Der Schwerpunkt des Sharepoint liegt zwar immer noch beim Zusammenführen von verschiedenen Informationsquellen, jedoch wurde die ECM-, Such- und Collaborations-Funktionalität gestärkt. Der MOSS 2007 scheint im Markt gut aufgenommen zu werden, Microsoft selbst berichtet von Verkaufszahlen in ungeahnter Höhe, die ECM-Anbieter bringen neue Versionen ihrer Integrationslösungen auf den Markt und auch PROJECT CONSULT verzeichnet in seinen Kundenprojekten ein erhöhtes Interesse für die Microsoft Lösung. Was die von Microsoft selbst als ECM-Plattform positionierte Software wirklich an Funktionalität bietet ist viel diskutiert worden und mittlerweile in der weit verbreiteten Ansicht gemündet, dass es sich um eine Collaboration-Software mit grundlegender Dokumentenmanagement- und Such-Funktionalität handelt und weit von einem umfassenden ECM-System entfernt ist. PROJECT CONSULT hat die Bewertung der ECM- Funktionalität unter Zugrundelegung der AIIM- Definition durchgeführt. Um eine bessere Übersicht zu ermöglichen, wurden die Einzelfragen auf der Basis von Funktionsgruppen aggregiert. Es zeigt sich in der grafischen Darstellung, dass die ECM Funktionalitäten einen Schwerpunkt im Bereich der Collaborations-Funktionen haben und einzelne andere Bereiche dahinter stark zurückfallen. Die Abdeckung der ECM-Komponenten nach der Definition der AIIM wird wie in der Graphik zusammengefasst von PROJECT CONSULT bewertet.
Mit den Teamsites, Dokumentenarbeitsbereichen, der Office Client Integration und Messaging Funktionen stellt der MOSS 2007 ein gutes Collaboration Werkzeug dar. Die Dokumentenmanagement Funktionalität umfasst grundlegende Funktionen wie Versionsverwaltung, Check-in/Check-out Mechanismen und mit dem Inhaltstypen-Feature (ein Ansatz, der sich ähnlich wie die Nutzung von Dokumentenklassen im Dokumentenmanagement positioniert), die Möglichkeit zur Standardisierung von Metadaten, Dokumenttypen und Vorlagen. Es fehlen Funktionen wie die automatische oder manuelle Klassifizierung von Dokumente, Virtuelle Sichten und Ordner. Einfache Abstimmungsworkflows können im Sharepoint abgebildet werden, zur Umsetzung komplexerer Prozesse müsste ein Tool wie die Windows Workflow Foundation hinzugezogen werden. Im Recordsmanagement-Bereich bietet der Sharepoint nur eine sehr rudimentäre Verwaltung nach Aufbewahrungsfristen, eine Preserve-Komponente mit Single-Instance-Archivierung, Rendition Management, Speichermanagement etc. fehlt komplett, genauso wie die Bereiche Capture und Deliver.
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ECM-Anbieter füllen Sharepoint-Lücken
Genau diese Lücken versuchen immer mehr Hersteller zu schließen und bieten Lösungen zur Integration ihrer ECM-Funktionalität mit dem Sharepoint an, oft ist die Rede von Veredelung oder Vervollständigung von Sharepoint. Die Lösungen, die mittlerweile so gut wie jeder Hersteller in seinem Portfolio hat und pünktlich zur DMS Expo 2007 anpreist, reichen von reinen Archivierungslösungen für Sharepoint-Dokumente bis zur umfangreichen Integration von Archivinhalten und anderen ECM-Komponenten wie Workflow in die Sharepoint-Umgebung. Es scheint große Unterschiede zwischen den einzelnen Angeboten zu geben, und gleichzeitig herrscht große Unklarheit in Hinblick auf die tatsächliche Integrationstiefe der jeweiligen Lösungen. Um sich einen Überblick über die am Markt vorhandenen Lösungen und deren tatsächlichen Leistungsumfang zu verschaffen hat PROJECT CONSULT eine Marktstudie unter den führenden ECM-Anbietern im deutschen Markt durchgeführt.
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PROJECT CONSULT Marktstudie
Zur Teilnahme an der Marktstudie im Juli 2007 eingeladen war eine Auswahl der führenden Anbieter im deutschen Markt, die bei einer Reihe von Kunden von PROJECT CONSULT als mögliche Lösungspartner betrachtet wurden Einige Anbieter sahen sich noch nicht in der Lage, den Fragenkatalog zu beantworten, da der MOSS 2007 noch sehr neu ist und sich entsprechende Produkte noch in der Entwicklung befinden. Andere haben Produkte beschrieben, die erst zur DMS EXPO vorgestellt werden. Daher ist noch mit einigen Weiterentwicklungen und Veränderungen der Auswertung zu rechnen. Die Anbieter, die an der Befragung teilgenommen haben, sind mit den untersuchten Produkten in der untenstehenden Tabelle aufgeführt. Die Studie basiert auf einem Fragenkatalog sowie eingereichten Whitepapers und frei zugänglichen Produktinformationen. Untersucht wurden die Archivierung von Sharepoint-Inhalten im ECM-System, die Integration von ECM-Inhalten in den Sharepoint und die Sharepoint Suche, die Archivierung kollaborativer Inhalte sowie die strategische Positionierung der Anbieter.
Diese Veröffentlichung konzentriert sich auf den Bereich der Portalintegration und gibt einen Überblick über die Funktionalität der untersuchten Produkte.
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Integrationsmechanismen der Sharepoint-Plattform
SharePoint liegt das Microsoft .Net Framework zu Grunde und ist letztendlich eine Sammlung von Webparts und Webservices für das dieses Framework die Funktionalität zur Verfügung stellt. Web Parts sind Komponenten auf Anwendungsebene, die für Seitenlayout, Oberflächenelemente und Interaktionen mit einem darunterliegenden Applikationsserver verwendet werden. Der Anwender nimmt diese als Bausteine für modulare Webseiten wahr, deren Einbindung zur Laufzeit möglicht ist, aus Sicht der Entwickler handelt es sich um ASP.Net Server Controls. Webparts dienen in Sharepoint vor allem der Strukturierung und Anzeige der Informationen und der Personalisierung der Ansichten, können aber auch in Kombination mit Webservices zur Interaktion mit anderen Applikationen und somit der Integration von Daten anderer Repositories verwendet werden. Diese Funktionalität wird in der Portalintegration verwendet, um Komponenten des ECM-Systems aus der Sharepoint-Umgebung heraus zu nutzen und den Zugriff auf Archiv-Inhalte zu ermöglichen. So würde zum Beispiel die Suche im Archiv aus dem Sharepoint in einem Such-Webpart umgesetzt, ebenso wie die Anzeige des Postkorbs des ECM-Clients.
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Reichweite und Grenzen der Portalintegration
Betrachtet man die Integration von ECM-Komponenten und Inhalten in das Sharepoint-Portal, lassen sich drei Hauptbereiche ausmachen, die für den Anwender von Interesse sind: Die Suche im Archiv, die Funktionen, die für Archivdokumente im Sharepoint zur Verfügung gestellt werden und die Anzeige und Nutzung der ECM-Strukturen und Komponenten. Dabei ist aus Anwendersicht die möglichst transparente Einbindung dieser Inhalte und Funktionen von Bedeutung und dementsprechend in der Bewertung berücksichtigt worden. Die Funktionsmatrix stellt die Abdeckung der Funktionsbereiche in den untersuchten Produkten dar, wie Sie aus den Antworten zusammengefasst werden konnten. „x“ steht für stark ausgeprägt, „o“ für weniger ausgeprägt und Leerstellen markieren „nicht vorhanden“.
Im folgenden sollen nur einige Schwerpunkte aus der Studie herausgegriffen werden.
Suche im Archiv
Die Suche nach Archivinhalten ist als Standardfunktionalität bei allen untersuchten Produkten vorhanden, sowohl in Form eines Webparts für die Suche im Archiv allein sowie in Form der übergreifenden Suche in der Sharepoint-Datenbank und dem ECM-Repository. Die Lösungen variieren aber im Grad der Integrationstiefe: Einige Produkte leiten die Suchanfrage an die Search-Engine des Archivs weiter, wobei die Zuordnung der Suchparameter über ein Mapping der Indexfelder erfolgt. Andere nutzen die Möglichkeit der Erweiterung der Sharepoint-Suche: Diese kann über entsprechende Protocolhandler derart erweitert werden, dass der Sharepoint-Crawler das Archiv oder dedizierte Teile des Archivs crawlt und indexiert.
Untersucht man die Darstellung der Trefferlisten der übergreifenden Suche wird deutlich, dass die Integrationstiefe der Lösungen noch ausbaufähig ist: Kaum eines der Produkte bietet eine gemischte Trefferliste, die ein einheitliches Ranking für alle gefundenen Dokumente beinhaltet, egal aus welchem Repository sie stammen. In der Regel werden die Suchergebnisse unterteilt nach Inhaltsquelle aufgelistet. Bei den Lösungen, die nach Herstellerangaben eine gemischte Relevanzbewertung beinhalten, bleibt unklar, wie diese zu Stande kommt.
Funktionen für Archivdokumente
Sehr unterschiedlich ist die Ausprägung der Integration im Bereich der Funktionen, die für Archivdokumente in den Trefferlisten angeboten werden: Standardmäßig können diese ausgewählt und in der entsprechenden Standardanwendung geöffnet werden. Genauso kann sich der Anwender in den meisten Produkten die Versionshistorie anzeigen lassen und auf die Indexdaten zugreifen. Schwieriger wird es bei der Abbildung der Funktionen, die für Sharepoint-Dokumente im Standard-Kontextmenü zur Verfügung stehen, wie z.B. "Benachrichtigen", "Senden an anderen Speicherort", „Link als E-Mail versenden“ „Dokumentarbeitsbereich erstellen". Hier lassen sich auf Grund der Vielfältigkeit und Unvollständigkeit der Antworten keine Einzelaussagen treffen, in manchen Produkten wird keine dieser Funktionen für Archivdokumente, in einigen Produkten wird ein Teil der Funktionen und in keinem Produkt werden alle Funktionen für die Archivdokumente angeboten. Die Abbildung aller Funktionen ist sicherlich auch nicht sinnvoll, aber z.B. die Nutzung der Collaboration-Funktionen wie die Erstellung eines gemeinsam nutzbaren Dokumentarbeitsbereichs ist auch für Dokumente, die im ECM-Repository liegen, wünschenswert und führt darüber hinaus zu mehr Transparenz für den User.
Webparts für Archivzugriff
Neben den Webparts für die Suche im Archiv stellen die meisten Produkte auch Webparts für den direkten Zugriff auf Archivinhalte zur Verfügung. In diesen kann der Nutzer durch die Archivstrukturen navigieren. Die Abbildung eines der wichtigsten ECM-Features, der virtuellen Akten beinhalten wenige Produkte: in einigen Lösungen können Inhaltsabfragen für die Anzeige virtueller Strukturen definiert und gespeichert werden. Auch in diesem Bereich wird das Feld immer kleiner, je mehr Integrationstiefe die untersuchten Features erfordern: in einer wirklich transparenten Integration der ECM-Komponenten für den Sharepoint sollte es möglich sein, virtuelle Akten erklären über Dokumente aus beiden Systemen zu generieren. Dies leisten aber die wenigsten Produkte.
Soll der Sharepoint als Client für das ECM fungieren, ist der Zugriff auf den Postkorb und die Nutzung des Workflows des ECM-Systems aus dem Sharepoint heraus nicht zu vergessen. Ein Webpart für den Postkorb bieten fast alle Produkte, einige auch mit Benachrichtigungsfunktion. Ähnlich verhält es sich mit der Workflowkomponente, welche bei den meisten Produkten über das Postkorb-Webpart nutzbar ist.
Die beschriebenen Aspekte sind mit vielen Detailfragen untersucht worden und in eine Gesamtbewertung der Portalintegration der einzelnen Produkte eingeflossen , die in Abbildung 2 dargestellt ist. Berücksichtigt wurde dabei besonders die Integrationstiefe, so dass alleine das Vorhandensein einer Funktionalität nicht ausreichend ist, sondern auch die Umsetzung begutachtet wurde. Bei der Ermittlung der Integrationstiefe wurde besonders berücksichtigt, wie eine einheitliche Suche über Sharepoint und externe Archive und Repositories gelöst wurde und wie sich die Lösung in die Sharepoint-Oberfläche integriert.
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Zusammenfassung
Die Gesamtbewertung zeigt, dass die meisten Produkte sich im Mittelfeld tummeln. Eine vollständig transparent integrierte Lösung bietet kein Hersteller, jede Lösung hat ihre Schwachstellen und alle haben Defizite in der Integration der Datenbestände: sei es die einheitliche Trefferliste für die übergreifende Suche, die Synchronisation von Berechtigungen oder die übergreifende Ansicht für Dokumente aus beiden Repositories.
Die Produkte befinden sich noch mehr oder weniger im Anfangsstadium. Es wird deutlich, dass sich die Anbieter noch sehr unsicher über die Kundenbedürfnisse sind und die Marktentwicklung wohl erstmal abwarten wollen. Das ist nicht verwunderlich, denn bisher hat keiner der Hersteller große Referenzprojekte anzubieten, viele Unternehmen werden den MOSS 2007 erste Ende diesen oder Anfang nächsten Jahres einführen, wenn überhaupt. Entscheidend für den Erfolg der eingebundenen ECM-Produkte wird die Tiefe, Einfachheit der Installation und Handhabung sowie die Verbreitung des Sharepoint selbst als Dokumentenmanagement- und Collaborationswerkzeug sein. Anbieter wie OpenText gehen hier soweit von einem „ECM Ökosystem“ zu sprechen, in dem sich Sharepoint und ECM-Lösungen in einer geschlossenen Systemlandschaft wiederfinden.
Eigentlich alle Hersteller aber haben die Notwendigkeit der tiefen Integration auch im Portalbereich erkannt und Verbesserungen in diesem Bereich sind in Planung und, wie die Antworten zeigen, in den Folgeversionen zu erwarten. Angesichts der Tatsache, dass auch fast alle sich als Backendsystem für den MOSS 2007 positionieren und die transparente Integration in die Microsoft-Welt betonen, ist die Weiterentwicklung Pflicht und nicht etwa Kür.
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Autorenrechte Sarah Risse

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Seitentitel: Artikel_Sharepoint_ECM, Zitierung: http://www.PROJECT-CONSULT.com/home.asp?SR=866
Zuletzt aktualisiert am: 26.2.2008
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