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MSch:
| | Sollte DMS ein Thema für Banken sein??
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Kff:
| | „DMS IST ein Thema für Banken! Finanzdienstleister arbeiten hauptsächlich mit Daten und Dokumenten, die elektronisch entstanden sind. Ebenso wie die Daten in operativen Systemen verwaltet werden müssen die schwachstrukturierten und unstrukturierten Informationen mit Dokumentenmanagement-Lösungen bereitgestellt werden. Neben den Anforderungen, schnelle und bessere Kundenservices zu bieten kommen noch zahlreiche Compliance-Anforderungen hinzu, wo der Gesetzgeber die Banken verpflichtet Daten und Dokumente langfristig aufzubewahren und elektronisch zu erschließen.“
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MSch:
| | Falls ja: Welche Teilbereiche sind besonders wichtig?
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Kff:
| | „Dokumentenmanagement betrifft alle Bereich, wo elektronische Dokumente entstehen oder erfasst werden. Aktuell sind Themen wie Berichtspflichten nach BASEL II, die Verwendung elektronsicher Signaturen im Kundenverkehr und die Separierung von steuerrelevanten Daten von anderen Daten aktuelle Themen.“
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MSch:
| | Welche Rolle spielen Digitalisierung des Archivs oder der Post?
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Kff:
| | „Die Digitalisierung der Post hat zum Beispiel weitreichende Folgen. Sie macht nur dann Sinn, wenn die erfassten Dokumente auch elektronisch zur Weiterbearbeitung den Mitarbeitern zur Verfügung gestellt werden. Hierfür sind Postkorb- und Workflow-Lösungen notwendig, damit keine zusätzlichen Medienbrüche entstehen. Elektronische Archive sind unerlässlich um die erfassten und erzeugten Informationen sicher, unveränderbar, nachvollziehbar, vollständig und sicher über die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen bereitzustellen.“
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MSch:
| | Welche Chancen oder Risiken sehen Sie durch DMS?
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Kff:
| | „Ich sehe nur Chancen! Mit dem Einsatz von ECM- und DMS-Lösungen können Informationen besser aufbereitet, den Mitarbeitern vollständige Sichten auf alle Informationen zum Kunden und zum Konto gegeben, virtuelle Akten für die Bearbeitung bereitgestellt und neue Finanzprodukte schneller in die Organisation und in den Markt getragen werden. Das Risiko liegt darin, sich nicht mit dem Einsatz dieser Technologien zu beschäftigen!“
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MSch:
| | Welche Rolle spielen gesetzliche Vorgaben bei Überlegungen zu DMS?
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Kff:
| | „Gesetzliche Vorgaben spielen eine sehr wichtige Rolle. Man darf sie aber nicht als Anlass nehmen, spezialisierte Insellösungen nur zur Erfüllung von Compliance-Anforderungen einzuführen. Der Ansatz muss vielmehr sein, dass alle Systeme und Verfahren so ausgelegt sind, dass sie die gesetzlichen Anforderungen von sich aus erfüllen. Zum Beispiel sind Archive nur zur Erfüllung von Compliance-Anforderungen unwirtschaftlich. Sie erhalten dann einen Wert, wenn die Informationen daraus auch in Prozessen für die Anwender nutzbar gemacht werden. Die Erfüllung von Compliance-Anforderungen ist zur Zeit der wichtigste Treiber für den Einsatz von Dokumenten-Technologien bei Finanzdienstleistern!“
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MSch:
| | Lassen sich Geschäftsprozesse durch DMS optimieren? Wie?
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Kff:
| | „ Die Optimierung von Geschäftsprozessen beim Dokumenten- und Aktenfluss ist eines der wichtigsten Anliegen von Dokumentenmanagement. Während die Datenverarbeitung in den operativen schon weitgehend optimiert ist, weisen die papiergebundenen Prozesse mit ihren zahlreichen Medienbrüchen, Transportzeiten, stets mangelnder Verfügbarkeit und Aktualität, unkontrollierter Redundanz bei Kopien, aufwändiger Handhabung und anderen Restriktionen noch erhebliches Optimierungspotential auf. Dokumentenmanagement besonders mit Workflow und Business Process Management ist hier eine wichtige Unterstützungstechnologie – die organisatorische Dimension mit notwendigem Wandel in Prozessen darf jedoch nicht unterschätzt werden. Geschäftsprozessmanagement ist vorrangig ein organisatorisches Thema, wo Technologien nur unterstützend wirken.“
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MSch:
| | Stichwort PDF/A: Ein überlegenswertes Format?
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Kff:
| | „PDF/A, genormt durch den ISO Standard 19005, ist eine technische Frage – aus Archivsicht stellt sich die Frage, ist das Format auch in 10 Jahren noch lesbar. Hier ist die Antwort ja. Unterstützt PDF/A alle gängigen Formate, hier ist die Antwort „jein“, da der Standard z.B. jüngere PDF-Versionen noch nicht kennt. Erleichtert PDF/A die Nutzung durch den Anwender – hier ist die Antwort „ja“, weil man nur noch den PDF-Viewer benötigt und nicht weitere Imageviewer wie z.B. für TIFF. PDF/A wird sich daher aus vielerlei Gründen als das Archivformat für Office-Dokumente durchsetzen.“
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