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ILM Information Lifecycle Management -
wirklich eine neue Qualität oder nur Archivierung mit neuem Etikett?
Lösungen für den Lebenszyklus von elektronischer Information
wirklich eine neue Qualität oder nur Archivierung mit neuem Etikett?
von Dr. Ulrich Kampffmeyer
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Lösungen für den Lebenszyklus von elektronischer Information
Kaum hat man sich an ECM Enterprise Content Management und DRT Document Related Technologies gewöhnt, erscheint bereits ein neues Akronym am Horizont: ILM, Information Lifecycle Management. Bei jedem neuen Akronym, das stellvertretend für eine Produktkategorie stehen soll, stellt sich zunächst die Frage nach seiner Berechtigung. Bringt es einen Mehrwert, ist es wirklich etwas Neues oder wurde nur aus Marketinggründen umetikettiert? Die gute Botschaft ist, ILM bringt eine neue Qualität in die Verwaltung von Information, die weit über das bisherige Storage Management hinausgeht. ILM wird einer der Schlüsselbegriffe der nächsten Jahre werden, wenn es um die Erschließung, Verwaltung und Bewahrung von Information geht.
ILM: eine neue Qualität?
Storage-Lösungen wurden in der Vergangenheit mehr oder weniger nur als Hardwarekomponenten angesehen, die über Dateisysteme oder spezielle Anwendungen mit Informationen beschickt wurden. Sicherheitsanforderungen, Auslagerungsstrategien und die Einbindung in Netzwerke führten zu kombinierten Hardware-/Softwarelösungen – RAID, HSM und SAN sind hier die zugehörigen Akronyme. Letztlich war aber der Fokus der Lösungen auf die Verwaltung der Speicherkomponenten ausgerichtet. ILM Information Lifecycle Management geht einen wichtigen Schritt weiter. Die Speicherung von Information orientiert sich nunmehr an Lebenszyklus und Nutzung der Information. ILM berücksichtigt damit sowohl die Aspekte dynamisch veränderlicher Information zu Beginn des Lifecycle als auch die Langzeitarchivierung. Anders als bei herkömmlichen Document-Lifecycle-Management- oder Content-Lifecycle-Management-Strategien erfolgt keine Einengung auf bestimmte Ausprägungen und Typen von Information. ILM speichert Information unterschiedslos von Quelle und Format. Damit wird es auch möglich Programmversionen, Daten, Datenbanken und beliebige Inhalte in die Verwaltung einzubeziehen. ILM kann man charakterisieren als die Zusammenführung verschiedener Storage-, Archiv-, Content- und Document-Management-Technologien um dem Anwender eine transparente Schnittstelle und dem Systemadministrator eine einfach zu administrierende, einheitliche Speicherplattform zu bieten.
Definitionen von ILM
Der Herstellerverband für Speichersystemlösungen SNIA Data Management Forum | SNIA Information Lifecycle Management Initiative definiert im März 2004 ILM wie folgt:
ILM Vision:
"A new set of management practices based on aligning the business value of information to the most appropriate and cost effective infrastructure".
ILM Definition:
"Information Lifecycle Management is compromised of the policies, processes, practices, and tools used to align the business value of information with the most appropriate and cost effective IT infrastructure from the time information is conceived through its final disposition. Information is aligned with business processes through management policies and service levels associated with applications. Metadata, information, and data".
Das Marktanalyseunternehmen IDC definiert ILM dagegen etwas abweichend:
"The migration of different classes of data according to the perceived value to the 'most appropriate storage' to meet cost, performance, availability, recovery time, regulatory compliance, and other organization objectives.”
Aber auch deutschsprachige Definitionen machen inzwischen die Runde:
„ILM ist ein strategisches Konzept, mit der Informationen möglichst kosteneffizient verwaltet werden, und zwar gemessen am Wert für die Organisationen im Zeitablauf.“
Etwas ausführlicher aus einem Beitrag von der Webseite Speicherguide.de:
„ILM ist eine Strategie, die Informationen aktiv über ihren kompletten Lebenszyklus hinweg verwaltet. Sie vereinheitlicht sämtliche Datentypen, von strukturierten Datenbankinformationen über halbstrukturierte E-Mails bis hin zu unstrukturierten Dateien, Web-Inhalten und Rich Media. Die ILM-Strategie basiert auf vordefinierten Regeln, mit denen Prozesse automatisiert werden und einfacher zu kontrollieren sind. Schlüssel für die Realisierung dieser Vision ist ein enges Zusammenwirken von Speicher-Hardware, Storage Management und Content Management.“
Oder wie hier aus in einem Interview:
„Information Lifecycle Management beschreibt, wie Daten zwischen den Organisationseinheiten eines Unternehmens bewegt werden, basierend auf geschäftsbezogenen Regeln (Business Rules and Policies). ILM stellt einen prozess- und nicht produktbezogenen Ansatz dar, der in jedem Falle von der »darunterliegenden« Speichertechnologie unabhängig sein muss.“
Auch der BITKOM hat im April 2004 einen Leitfaden zum Thema Information Lifecycle Management herausgegeben und beklagt in der Einleitung unscharfe Definitionen. Zusammenfassend ist dort formuliert:
ILM ist kein Produkt, sondern eine Kombination aus Prozessen und Technologien. Ziel ist es, die richtige Information zur richtigen Zeit am richtigen Ort bei geringsten Kosten zu haben. Dies wird in einem permanenten Optimierungsprozess erreicht. Der Optimierungsprozess erhält seine Parameter zum einen durch externe Vorgaben (Wert der Informationen, Sicherheitsanforderungen, Service Level Agreements etc.) und zum anderen durch die vorhandene Speicherhierarchie mit den darunter liegenden Kostenstrukturen. Als Ergebnis des Optimierungsprozesses ergeben sich Entscheidungen, wo Informationsobjekte am besten zu speichern sind bzw. wie Backup-, Replikations-, Verdrängung-, Verlagerungs- und Archivierungsfunktionen zu steuern sind. Für ein effizient arbeitendes ILM sind gewisse Vorleistungen erforderlich. Virtualisierung für den Online-, Nearline- und NAS-Bereich sind Beispiele. Aufgrund der Trennung der logischen Sicht von der physikalischen Sicht wird ILM in die Lage versetzt, Informationsobjekte aufgrund der Prozessentscheidungen optimal zu platzieren.
Diese mehr oder weniger unterschiedlichen Formulierungen zeigen, dass heute eine eindeutige Zuordnung von Produkten zum Marketingslogan ILM heute noch kaum möglich ist. Dafür ist die Diskrepanz zwischen den Botschaften und den realen Produkten zu groß.
Anwenderanforderungen treiben den Markt
Der Bedarf für Speichertechnologien wächst ins unermessliche. Die Flut der Information steigt immer schneller. Es geht längst nicht mehr darum, einfach immer mehr Speicher bereitzustellen: Eine effektive Verwaltung ist gefordert. Sie beginnt bei der Entstehung von Information und endet bei der Entsorgung. Ein durchgängiges Konzept ist notwendig, um die Information entsprechend ihrem Wert, ihrem Lebenszyklus und ihrer Nutzung zu verwalten. ILM orientiert sich damit an den drängenden Problemen, die heute IT-Manager belasten:
• E-Mail-Management und E-Mail-Archivierung
• Zusammenführung eingehender Information aus unterschiedlichen Quellen in einem Posteingangskorb
• Prozessgesteuerte Bereitstellung und Kontrolle von Information
• Langzeitarchivierung rechtlich relevanter Information
• Zentral verwaltbare, einheitliche Speicherorte für unterschiedlichste Typen von Information
• Überwindung des Medienbruchs zwischen Papier und Elektronik, aber auch zwischen elektronischer Information und Daten in verschiedenen Anwendungen
• Bereitstellung von Information unabhängig von Quelle, Medium, Erzeuger, Ort und Zeit
• Sich automatisch selbst sichernde Systeme, um die kritische, größer werdende Abhängigkeit von der Verfügbarkeit der Information zu meistern
• Gezielter, datenbankgestützter Zugriff auf die Information
• Automatisierte Aussonderung nicht mehr benötigter Information nach Ablauf des Lebenszyklus
• Erlangung von Rechtssicherheit mit elektronisch signierten Dokumenten
• Migration zur Sicherung wertvoller vorhandener Information in neuen Systemumgebungen
Der Einsatz von ILM-Lösungen zur Bewältigung der aufgeführten Aufgaben ist nicht nur wirtschaftlich sinnvoll, er ist in vielen Branchen bereits existentiell notwendig um im Wettbewerb bestehen zu können.
Funktionalität von ILM-Lösungen
Um diese Anwenderanforderungen erfüllen zu können, benötigen ILM-Lösungen eine Vielzahl von Funktionen. Diese Funktionen sind in einzelnen Komponenten zusammengefasst. Die Komponenten wiederum bilden ein geschlossenes Rahmenwerk, um alle Anforderungen an ILM integrativ abdecken zu können. Zu den wichtigsten Komponenten von ILM gehören:
• Erfassung: Subsysteme und Software zur Erfassung, Aufbereitung, Verarbeitung, Indizierung und Ordnung unterschiedlichster Formen von Informationen
• Verwaltung von Dokumenten, Content und Media Assets: Software zur kontrollierten Erstellung, Verwaltung, Publikation und Verteilung von Information
• Speicherung: Subsysteme zur optimierten Speicherung beliebiger Typen von Information mit Unterstützung unterschiedlichster Hardware, softwaregestützter Verdrängungsstrategien, verteilter Umgebungen und Nutzbarkeit durch alle Anwendungen in einem System
• Zugriff und Verwaltung: datenbankgestützte Registratur-, Dokumenten-, Metadaten- und Indexverwaltung für den geordneten, schnellen Zugriff auf die gespeicherte Information
• Prozessunterstützung: Workflow- und Business-Process-Management-Software zur Bereitstellung, Zusammenführung und Kontrolle von Information und zur Steuerung der Speicherprozesse
• Langzeitarchivierung: Subsysteme zur unveränderbaren, langzeitigen Archivierung entsprechend rechtlichen und regulativen Anforderungen
Durch das Zusammenspiel der verschiedenen Komponenten wird der gesamte Lebenszyklus der Information von seiner Entstehung bis zur Aussonderung unterstützt.
12 Thesen zu ILM
ILM wird zur Zeit von zahlreichen Storage-Anbietern als der neue Trend propagiert. Die Informationen sollen entsprechend ihrem Wert, ihrer Nutzung und ihrem Lebenszyklus automatisiert nach Regeln auf die passenden Speichermedien transferiert und dort langfristig verfügbar gemacht werden. Hierfür werden immer mehr reine Hardwarekomponenten und Speichersubsysteme mit Software aufgerüstet. Andererseits wurde der gleiche Anspruch schon immer von den Anbietern von Archivierungs- und Dokumentenmanagementsystemen vertreten. ECM Enterprise Content Management kennt "Store" und "Preserve"-Komponenten als Bestandteile einer umfassenden ECM Enterprise-Content-Management-Lösung. Inzwischen liebäugeln aber auch Firmen wie Documentum (durch den Aufkauf durch EMC) und OpenText/IXOS (durch die Kooperation mit Storage-Anbietern wie HDS, NetApps, StorageTek u.a.) mit dem neuen Akronym ILM. Die Frage ist allerdings, ist ILM wirklich so neu und hat ILM wirklich eine Lösung für die aktuellen Probleme der Erschließung und Bewahrung der ständig wachsenden Informationsberge. Das Konzept des Lebenszyklus von Dokumenten ist im Umfeld von Dokumentenmanagement, Enteprise Content Management und elektronischer Archivierung seit Jahrzehnten gängig. Bei der elektronischen Archivierung unterscheidet man in den System zwischen der Ablage für die dynamischen Dokumente, die noch in Bearbeitung sind oder schnell bereitgestellt werden müssen, und der Langzeitarchivierungskomponente für die unveränderbare Aufbewahrung von Informationen. Informationsobjekt-Klassen-Konzepte mit Vererbung und Workflowmechanismen ermöglichten schon lange die zielgerichtete Speicherung von Objekten auf unterschiedlichen Medien.
Wird hier alter Wein in neuen Schläuchen verkauft, ist ILM nur ein aufgepepptes HSM? Hierzu einige leicht provokante Thesen:
These 1
ILM ist nichts Eigenständiges. Als Storage-Komponente ist ILM nur ein Bestandteil eines ECM Enterprise Content Management Systems. ILM ist daher keineswegs ein Oberbegriff, sondern eine Untermenge von ECM, auch wenn dies die Storageanbieter gern anders sehen.
These 2
ILM-Anbieter werben verstärkt mit E-Mail-Archivierung. Reine, eigenständige Systeme zur E-Mail-Archivierung machen keinen Sinn. E-Mails gehören entsprechend ihrem Inhalt in Kunden-, Produkt- oder Vorgangsakten. Der Inhalt und nicht die Form bestimmt den Speicherort.
These 3
ILM ist noch ein leere Worthülse. Die Storage-Anbieter konnten sich noch auf keine gemeinsame Definition einigen. Jeder versteht das unter ILM (oder DLM Data Lifecycle Management) was gerade mal sein Produkt hergibt.
These 4
ILM ist lediglich ein weiterentwickeltes HSM. Wesentliche funktionale Ansätze der elektronischen Archivierung wie Records Management und daten-bankgestützter Direktzugriff fehlen.
These 5 :
ILM ist noch nicht das Konzept, das wir für die Langzeitarchivierung (Preservation) benötigen. Hier geht es nicht um die 10 Jahre Aufbewahrungsfrist nach Handelsrecht sondern um hunderte von Jahren Bewahrung unseres digitalen Wissens.
These 6
Die ILM-Strategien der Storage-Anbieter schaffen Inkompabilität! Bisher konnte jedes Archiv-, DMS- und ECM-System nach Bedarf unterschiedlichste Speicher einbinden. Da die Storageanbieter nun selbst in das Software- und Lösungsgeschäft dringen und entsprechende Komponenten der Speicherhardware hinzufügen, kommt es vermehrt zu funktionalen Überschneidungen, Redundanzen und Inkompatibilitäten.
These 7
ILM-Konzepte setzen auf den Wert der Information, der den Lebenszyklus und die Speicherorte bestimmt. Archiv-, DMS- und ECM-Lösungen tun dies seit Jahrzehnten auf Basis der Inhalte und der Metadaten der Objekte. Ein wesentlicher neuer Fortschritt ist durch die ILM-Konzepte nicht zu erkennen.
These 8
Kein Anwender kann mit dem neuen Akronym ILM heute etwas anfangen. Mit immer neuen Akronymen und Marketing-Botschaften erreichen die Anbieter im DRT- und ECM-Markt nur eines: dass die Anwender ihre Produkte nicht kaufen.
These 9
Kaum ein Unternehmen besitzt eine Information Management Policy oder ECM-Strategie, in der auf den Wert von Information, den Umgang mit Information, die zunehmende Abhängigkeit von der Verfügbarkeit von Information und Strategien zur langfristigen Bewahrung von Information eingegangen wird. Die Anwender haben außerdem kaum noch Chancen eine IT-Strategie durchzuhalten, da sie von neuen Releases und Updates externe Strategien der großen Software- und Systemanbieter aufgezwungen bekommen.
These 10
Information hat nur dann einen inhärenten Wert wenn sie als Wissen in Prozessen zur Verfügung steht. Information Lifecycle Management muss daher weit über die Konzepte der Verdrängung von einem Speichermedium auf ein anderes hinausgehen, um den vielfach postulierten Wert von Information auch nutzbar zu machen. Die ILM-Anbieter springen hier derzeit deutlich zu kurz .
These 11
Compliance-Anforderungen waren und sind eine der Triebkräfte von ILM. Systeme nur um der Erfüllung von Compliance-Anforderungen willen einzuführen ist jedoch der falsche Ansatz. Moderne Unternehmen benötigen heute eine Informationsmanagement-Infrastruktur mit Dokumenten-, Archiv- und Enterprise-Content-Management-Komponenten um Information effizient zu verwalten. Die Erfüllung regulativer und rechtlicher Vorgaben ist nur eine von mehreren Eigenschaften, nur ein Merkmal, das in solchen Lösungen erfüllt sein muss. Die Erfüllung von Compliance-Anforderungen muss zur Selbstverständlichkeit werden, die neben der zusammenhängend erschließbaren Speicherung von Wissen, Vorgängen, Dokumenten und Daten einer Organisation so quasi nebenbei mit erfüllt werden.
These 12
Immer mehr Speicherkapazität schafft auch immer größere Probleme. Das Wachstum von Information - derzeit pro Weltbürger und Jahr etwa 1 Gigabyte - lässt sich nicht durch immer größere Speicher bewältigen. Die Informationsflut kann nur durch zielgerichtete Vermeidungs-, Bewertungs-, Redundanz-verhinderungs- und Auswahlstrategien bekämpft werden. Das Management von Informationen hält nicht mit der Information Flood Schritt. ILM suggeriert durch effizientere Speichernutzung eine Lösung dieses Problems, die aber noch nicht existent ist.

Unbestritten ist in jedem Fall, dass sich die Konzepte von ILM und ECM in weiten Bereichen überschneiden. Vielleicht kann man sich auch zu einer zielgruppenorientierten Differenzierung durchringen: ILM für die technisch vorbelasteten Mitarbeiter in IT-Abteilungen und Rechenzentren, ECM für die Fachabteilungen und das Management? Beiden Konzepten steht jedoch das Problem ins Haus, dass die Ansprüche sehr hoch sind und die Produkte längst noch nicht alle Erwartungen erfüllen. Bei ECM ist das Spektrum sehr weit und bei ILM die Zeitachse sehr lang ... denn auch elektronische Informationen können über Jahrhunderte leben und ihren Wert behalten.
Information Society
Dieses Zitat von Erkki Liikanen, EU-Kommissars für die Informationsgesellschaft, aus seinem Vortrag auf der DLM-Forum-Konferenz in Brüssel 1999, zeigt die Problematik, der wir uns derzeit gegenübersehen. Das Gedächtnis der Informationsgesellschaft ist ungeordnet, überfrachtet und zeigt erste Ausfallerscheinungen. Einerseits werden wir von der „Information Flood“ überrollt, andererseits tut sich aber ein immer größer werdendes „Information Gap“ nicht mehr verfügbarer oder auswertbarer elektronischer Information auf. Der Wert von Information für Unternehmen, Verwaltungen und Gesellschaft ist immer noch nicht richtig erkannt. ILM Information Lifecycle Management hat daher auch zum Ziel, Information entsprechend ihrem Wert handhabbar zu machen. Nur Information, die in Prozessen oder als elektronisches Wissen genutzt wird, hat einen eigenständigen Wert. ILM ist die Strategie, die diesen Wert heute erschließt und auch für die Zukunft bewahrt.


(Quellen: Dokumentationen der DLM-Forum-Konferenzen 1999, 2002; AIIM/DLM Whitepaper „Document Lifecycle Management for the European Public Sector“, 2002; Whitepaper der Fa. EMC zu ILM, 2004; Dr. Ulrich Kampffmeyer in den PROJECT CONSULT Newsletter Ausgaben 20020925, 20021025, 20021119, 20031215, 20040617, 2004512)
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Zuletzt aktualisiert am: 6.10.2008
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