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Dokumentenmanagement bei Energieversorgern
Einleitung
Fusionsdruck
DMS-Systemanforderungen
DMS-Integration und Konsequenzen
Verteilte Systeme
Organisatorische und personelle Aspekte
Über DMS hinaus
Ausblick
von Olaf C. Heinrich
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Einleitung
Man sollte meinen, dass alle Energieversorger seit langer Zeit bestens mit allen neuen Technologien in Bezug auf Archivierung, DMS und ggf. auch Workflow ausgestattet sind. Leider ist dies jedoch nicht der Fall. Es gibt viele lobenswerte Ansätze, aber leider nur wenig sinnvolles, in der Realisierung. Dabei ist gerade diese Branche, wie kaum eine andere, für elektronisches Dokumenten-Handling geeignet.
Vor langer Zeit bereits wurde erkannt, dass der Einsatz von Dokumententechnologien sinnvoll und sogar zwingend erforderlich ist. Die interne Kommunikation, sowie die rechtlich verbindlichen Mitteilungen an die Kunden und Lieferanten, die über einen langen Zeitraum aufbewahrt und recherchierbar gehalten werden müssen, machen den Einsatz von Archivsystemen dringend erforderlich.
Da das tägliche Geschäft im Innen- als auch im Außenverhältnis von der Verfügbarkeit der Dokumente abhängt, hat man erkannt, dass man sich den Fortschritt der Informationstechnologie insbesondere auf dem Gebiet des Dokumenten-Managements zunutze machen muss.
Auch bei Energieversorgern geht es mittlerweile nicht mehr nur um die Verwaltung von Informationen denn auch die Entstehung und die Verarbeitung müssen in die heutigen Prozesse mittels Workflow eingebunden werden.
Da die IT-Landschaft der meisten Energieversorger aus zum Teil mehr oder weniger mächtigen Inseln bestehen, die jede einer gewissen unantastbaren Hoheit unterliegen, liegt das größte Problem heute darin die Kommunikation unter den Inseln sicherzustellen.

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Fusionsdruck
Die Gründe für einen Fusionsdruck liegen im Wesentlichen im Wachstum (Economies of Scale). Hierbei lassen sich die klassischen betriebswirtschaftlichen Ziele wie Nutzung von Synergien, Steigerung von Marktanteilen, Diversifikation, und die Erhöhung von Einflussmöglichkeiten nennen. Aber auch Rahmenbedingungen wie die Globalisierung der Märkte, preisbewußteres Kundenverhalten und neue Möglichkeiten in Technik und Vertrieb spielen für die Energieversorger eine große Rolle. Auch die wachsende Konkurrenz und die immer größer werdenden Konzerne begründen den Fusionsdruck der Energieversorger.
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DMS-Systemanforderungen
Sind die Fusionen oder Übernahmen vollzogen, strukturieren die Energieversorger ihr Geschäfte in der Regel neu. Hierbei interessieren sich die Energieversorger besonders für die neuen Softwarelösungen, die zur Senkung der Betriebskosten führen und einen Mehrwert für neue Serviceleistungen darstellen. Doch die technische Integration zweier fusionierter Energieversorger impliziert auch immer eine Reihe offener Fragen. Angefangen bei der Integration von Rechenzentren, Entwicklungssystemen, Produktionsumgebungen über Buchungs- und Stammdatensysteme bis zu Anwendungs- und Berichtsystemen, müssen die einzelnen Schritte abgestimmt und durchgeführt werden.
Die bestehenden Systeme bei den Energieversorgern sind in der Regel veraltet und selten in der Lage, die anstehenden Aufgaben zu bewältigen. Da viele Systeme von den eigenen DV-Spezialisten selbst programmiert worden sind, bereitet die Zusammenführung der Informationstechnologie bei Fusionen erhebliche Schwierigkeiten. Darüber hinaus stellt sich immer häufiger die Frage welche, oder ob überhaupt, der bereits im Einsatz befindlichen Systeme übernommen und weiter betrieben werden.
Die Systemanforderungen eines unternehmensweiten DMS sind im Allgemeinen Offenheit und Skalierbarkeit von Servern, Speichermedien sowie Eingabe- und Ausgabegeräten, außerdem die Erweiterung von Funktionen, Benutzern oder Arbeitsgruppen aufgrund neuer Prozesse oder Applikationen. Auch die Verteilbarkeit von Information ist eine wichtige Teilanforderung.
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DMS-Integration und Konsequenzen
Zwei Integrationsmöglichkeiten lassen sich - neben einer rein strategischen Kooperation - aufzählen, die bei einer Fusion in Frage kommen:
1. Migration:
Über eine Migration können Systeme in ein einzelnes System zusammenlaufen. Das ist in der Regel jedoch sehr kostspielig und zeitlich häufig nicht möglich. Da sich die Kosten proportional zur archivierenden Datenmenge verhält, ist das Migrationsverfahren ab einem bestimmten Datenvolumen nicht mehr effizient. Auch die Einbindung von Kommunikationstechniken, Browsertechnologien und die damit verbundenen Programmiersprachen wie z.B Java, spielen bei der Migration eine entscheidende Rolle. Idealerweise sollte ein Integrator schon bei der Implementierung ein Migrationskonzept erstellen. Damit wird meist die Schnittstelle geschaffen, die für eine spätere Migration notwendig ist. In der Praxis wird dies jedoch meistens nicht, oder nur selten berücksichtigt.
2. Einsatz von Middleware:
Eine Alternative zur Migration stellt der Einsatz einer sogenannten Middleware dar. Diese erlaubt eine Zusammenarbeit unterschiedlicher Systeme unter einem einzigen Desktop. Der Benutzer merkt nicht, aus welchem der Systeme er gerade die angeforderten Informationen bezieht. Beim Einsatz eines Konverters können die Energieversorger zwischen drei verschiedenen Möglichkeiten wählen:
a) Jeder Energieversorger arbeitet mit dem für sich ursprünglichen System weiter. Die Middleware verbindet die Systeme.
b) Fällt die Entscheidung zugunsten eines der beiden im Einsatz befindlichen Systeme, so verbindet die Middleware das alte System mit dem neuen. Die Neudaten werden im neuen System gespeichert
c) Ein drittes System kommt zum Einsatz, das ab einem bestimmten Zeitpunkt von beiden Energieversorger gemeinsam genutzt wird. Die Middleware verbindet alle drei Systeme. Die Neudaten fließen in das neue System ein.
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Verteilte Systeme
Die unterschiedlichen Geschäftsstellen der Energieversorger müssen bei der Integration gesondert betrachtet werden, da hier mehrere komplexitätssteigernde Faktoren zusammentreffen. Zum einen sind die Kunden und Mitarbeiter direkt von der Umstellung betroffen. Zum anderen sind die Dokumentensysteme von Ort zu Ort unterschiedlich organisiert, von der reinen Papierablage bis hin zu unterschiedlichen Soft- und Hardwaresystemen. Deshalb muss das DMS von Ort zu Ort einzeln installiert werden. In diesem Zusammenhang ergibt sich ein zusätzliches Problem wenn bestimmte Software-Funktionalitäten für alle Geschäftsstellen gleichzeitig installiert werden müssen. Bei der Integration von Systemen ist daher eine eigene Logistik mit Elementen der Hard-/Software-Lösungen zu organisieren und zu testen. Dazu zählt beispielsweise die Einrichtung eines zentralen Helpdesks und die Organisation von Schulungs- und Trainingsprogrammen.
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Organisatorische und personelle Aspekte
Die eigene DV-Organisation stellt mitunter die größte Hürde bei der Integration dar. Sie ist häufig so organisiert, dass die getroffenen Systementscheidungen zwar für die momentanen Erfordernisse ausreichen, jedoch nicht die Anforderungen erfüllt, die in einem Jahrzehnt immanente, absehbare Wichtigkeit erlangen. Dieses fehlende strategische Denken hat sich in der Vergangenheit schon mehrfach als verhängnisvoll erwiesen.
Fusionen implizieren häufig auch die personelle Umstrukturierung der beteiligten Unternehmen. Dazu kommen organisatorische und logistische Aspekte. Daher ist auch die Anwendung von neuen Managementformen, wie Change Management, von großer Wichtigkeit für eine erfolgreiche Systemintegration, fusionierter Energieversorger.
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Über DMS hinaus
Ursprünglich war man der Meinung, dass die elektronische Archivierung das einzig seligmachende ist. Später kam man dann zu der Erkenntnis, dass nur die Archivierung von Informationen nicht ausreicht, sondern das es ebenfalls dringend erforderlich ist diese Informationen auch zweckgebunden zu optimieren. Heute weiß man, dass dies ohne eine elektronische Unterstützung der Arbeitsabläufe (Prozesse) nicht möglich ist. Aus diesem Grund muss man Workflowsysteme in heutige Arbeitsprozesse integrieren. Insbesondere die Kommunikation unter den Systemen, können über einheitliche Schnittstellen geregelt werden. So ist man in der Lage jedem Mitarbeiter, zu jedem Zeitpunkt seiner Arbeit, die benötigten Informationen aus diversen unterschiedlichen Systemen zur Verfügung zu stellen.
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Ausblick
Eine erfolgreiche DMS-Einführung bei Energieversorgern kann demnach nur geschehen, wenn ein klares Verständnis der Ausgangslage vorhanden ist und Ziele eindeutig definiert sind. Zum ersten Punkt lässt sich sagen, dass Abläufe gut dokumentiert sein müssen. Ist dies nicht der Fall, so muss zunächst eine Bestandsaufnahme erfolgen. Um die Unsicherheit beim Kunden so schnell wie möglich beseitigen zu können, muss eine Umsetzung ohne Zeitverlust vollzogen werden können. Changemanagement ist im Zusammenhang einer umgestalteten Unternehmensorganisation und –zielsetzung von großer Wichtigkeit. Die DV-Organisation muß darüber hinaus auch auf ihre planerische Flexibilität geprüft und gegebenenfalls umgestaltet werden.
Die Einführung von Dokumentenmanagement-Systemen ist ein Baustein, der neue Möglichkeiten und Chancen für Energieversorger eröffnet. Dokumentenmanagment erlaubt den Unternehmen eine verstärkte Kundenorientierung, bei denen Kunden beispielsweise ihre Kundenakte direkt über das Internet einsehen könnten. Der Zugriff sollte hier nicht nur über Abrechnungsdaten geschehen, sondern sämtliche Unterlagen sollten für den Kunden einsehbar und recherchierbar sein.
Vertragsabschlüsse und sonstige Aktivitäten sollten über das Internet lieferbar sein. Wenn die traditionellen Energieversorger sich diesem Trend nicht anschließen, werden andere das Geschäft an ihrer Stelle machen – wie es sich durch die neue Konkurrenz schon abzeichnet. Auch für die Energieversorger sind elektronisch eintreffende Aufträge einfacher, schneller und kostengünstiger zu verarbeiten.
Aus diesen Gründen muss bereits jetzt darauf geachtet werden, dass vorhandene Prozesse in Zukunft elektronisch unterstützt werden. Der Service gegenüber den Kunden, aber auch gegenüber Lieferanten und Kontrollinstanzen, muss verbessert werden. Auch aufgrund der gestiegenen gesetzlichen Anforderungen, wird die Organisation von Informationen und Prozessen immer wichtiger.
Rechtshinweis
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Autorenrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer

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Seitentitel: Artikel_DMS-Energieversorger, Zitierung: http://www.PROJECT-CONSULT.com/home.asp?SR=793
Zuletzt aktualisiert am: 10.5.2006
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