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DRT-Trends 2006
Trends im DRT-Markt 2006
von Dr. Ulrich Kampffmeyer
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Trends im DRT-Markt 2006
Der Markt für Enterprise Content Management (immerhin sind in der aktuellen Definition von ECM die drei Begriffe „document“, „related“ und „technologies“ der PROJECT CONSULT Definition für DRT inzwischen enthalten) ist in Bewegung. Neue Anbieter treten auf, Mergers&Acquisitions verändern die Landschaft, neue Produkte kommen in immer kürzeren Abständen auf einen Markt, der durch Orientierungslosigkeit der Anwender gekennzeichnet ist. Mit den Veränderungen kommen neue Schlagworte auf, ILM Information Lifecycle Management, ECI Enterprise Content Integration und viele andere. Auch die Analysten kommen mit ihren Quadranten und der visuellen Neuordnung des Marktes kaum noch hinterher. Grund genug im Vorfeld der CeBIT 2006 einen Blick auf die Marktstudien der letzten Monate zu werfen.

Die AIIM Studie Dezember 2005

Die wichtigsten demographischen Faktoren der AIIM-Studie (http://www.aiim.org) ergeben sich aus der folgenden Grafik. Hier wird deutlich, dass der Schwerpunkt der Daten aus den USA, in geringem Maße aus England und fast gar nicht aus dem übrigen Europa stammt. Dies schränkt die Nutzbarkeit für Vorhersagen in Deutschland stark ein, jedoch ist davon auszugehen, dass die Trends aus dem angloamerikanischen Bereich mit etwas Verspätung auch in Deutschland zur Geltung kommen.

Die wichtigsten Industriezweige

Staatliche, lokale und provinzielle Regierungen: 15,3%
Banken und Finanzen: 12,7%
Versicherungen: 8,7%
Handwerk und Technik: 8,4%
Versorgung, Öl und Gas: 7,4%

Größe der Unternehmen
klein (1-100 Mitarbeiter): 11,9%
mittel (101-1000 Mitarbeiter): 26,4%
groß (über 1000 Mitarbeiter): 61,7%

Aufgabe innerhalb des Unternehmens
Geschäftszweigs- oder Prozessverantwortlicher: 7,1%
Records Management- oder Dokumenten-Management-Fachmann: 51,4%
IT-Manager: 21,1%

Geographie
USA: 78,1%
Kanada: 9,9%
United Kingdom: 3,6%
Interessant ist hier besonders eine Beobachtung: über 50% der Antworten wurden von spezialisierten Records- oder Dokumentenmanagern in den Unternehmen gegeben. Diese Rolle und dieses Berufsbild fehlt in Deutschland noch weitgehend. Nur sehr große Unternehmen leisten sich derzeit einen eigenen, hochrangig aufgehängten Manager für dieses Thema. Hier besteht in Deutschland sowohl in der Ausbildung als auch bei der Schaffung von Positionen in den Unternehmen deutlicher Nachholbedarf.

Ergebnisse der AIIM Studie
Für die meisten Unternehmen stellt die Migration von Content und Dokumenten über den Lebenszyklus eine der Hauptherausforderungen dar. Über 58% charakterisieren die Migration als „sehr große Herausforderung“ oder eine „größere Herausforderung“.
Bei einem signifikanten Teil der Endanwender nimmt der Bekanntheitsgrad der Speicherung von unstrukturierten Daten zu. Drei von 10 Endanwendern berichten, dass über 40% des Speicheraufwandes für unstrukturierte Dokumente und Informationen ist.
Die Mentalität, dass das eigene Unternehmen von durch Missmanagement elektronischer Informationen verursachten Schwierigkeiten nicht betroffen sein wird, ist weit verbreitet. Zwar gibt es die Einsicht der Verwundbarkeit, aber das Gefühl sagt „dass so was uns nie passieren könnte“.
Viele Organisationen haben noch nicht angefangen die signifikanteste und offensichtlichste Quelle potentieller Herausforderungen innerhalb von Unternehmen anzugehen – Emails! Die meisten Organisationen bleiben dabei Email-Archivierung entweder als die Erstellung von riesigen unkontrollierten Backups zu sehen, oder gar keine Archivierung von Emails zu betreiben. Das Wachstum der schwach- und unstrukturierten Daten, besonders Dokumente und E-Mails stellt zunehmend ein Problem dar. Dies schlägt sich inzwischen auch in den Kosten für Speicherplatz nieder. Ständig Speicher nachzukaufen ist außerdem nicht die Lösung, da die Probleme beim Management der Daten liegen. Hier besonders im Bereich der Redundanz durch unkontrollierte Ablage in File- und E-Mail-Systemen.
Bei zahlreichen Anwendern liegt der Anteil von schwach- und unstrukturierten Daten über 50%. Eine genauere Bestandsaufnahme im Unternehmen würde hier sicher noch zu wesentlich höheren Werten führen. Die Tabelle zeigt, dass auch in den USA und Kanada noch ein großer Nachholbedarf für die Einführung von durchgängigen ECM-Lösungen für das gesamte Unternehmen besteht. Der größte Teil der vorhandenen Lösungen sind immer noch auf Abteilungsebene angesiedelt.
Typisch für die USA ist auch die Compliance-Frage, die aber von denjenigen, die bereits ECM nutzen, eher positiv beantwortet wird.
Man kann ja auch schlecht zugeben, dass man sich nicht sicher ist, wie mit den Informationen im Unternehmen umgegangen wird. Erfahrungen zeigen, dass die wenigsten Unternehmen eine Information-Management-Compliance- oder Records-Management-Policy besitzen geschweige denn konsequent im Unternehmen umgesetzt haben.
E-Mails sind eines der größten Sorgenkinder. Sie lassen sich nur schwer kontrollieren und produzieren ungebremst eine Vielzahl von Kopien. Da über E-Mail Geschäfte abgewickelt werden können, ist die richtige Behandlung von E-Mail ein Wunsch vieler Verantwortlicher in den Unternehmen. Allerdings muss man dabei Wert auf die Unterscheidung „E-Mail-management“ und „E-Mail-Archivierung“ legen. Reine E-Mail-Archivierung schafft Inseln in denen der Sachzusammenhang zum Vorgang in einem Friedhof von Informationen begraben wird. Gerade bei E-Mail sind unternehmensweite Lösungen gefordert, da jeder Mitarbeiter mit einer E-Mail-Adresse geschäftsrelevante Korrespondenz empfangen (und sich nicht dagegen wehren kann ...) und versenden kann.
Die meisten Anwender haben keine Archivierung sondern sichern lediglich E-Mails im Backup-Verfahren. Nur sehr wenige setzen auf den einzig richtigen Ansatz – den Einsatz von Records-Management-Systemen, die die E-Mail im Zusammenhang mit allen anderen geschäftsrelevanten Aufzeichnungen erschließen und verwalten. ASP-Angebote werden nur vereinzelt genutzt, obwohl sich hier zumindest im privaten Bereich und bei kleinen Unternehmen ein Trend zur externen Archivierung über das Internet abzeichnet.
Die Anbieter von Speichersystemen adressieren unter dem Marketingbegriff ILM Information Lifecycle Management ebenfalls den Archivierungsmarkt. Der Begriff kam 2003 erst richtig auf und hat sich inzwischen sehr verbreitet.
Über 75% der befragten Anwender konnten den Begriff zuordnen, auch wenn man hier berücksichtigen muss, dass die Antworten in der Regel von Spezialisten im Dokumentenmanagement abgegeben worden sind. „Information Lifecycle Management“ ist neben „Enterprise Content Management“ ein Weg, wie Anbieter versucht haben ein größeres Bewusstsein für den Unterschied zwischen Speicherung, Archivierung und Backups hervorzurufen. Zwar meinen vier von zehn Befragten, dass sie die Unterschiede verstehen würde, trotzdem bleibt ein großer Bedarf an Aufklärung über ILM.
Bei zahlreichen Unternehmen werden zur Zeit Konsolidierungsprojekte für die Serverlandschaft, die Speicherverwaltung und die Archivierung durchgeführt. Erstaunlicherweise sind die Hardware- und Softwarekosten nur sehr selten genannt. Allerdings spielen sie bei größeren Anwendern und bei Neueinsteigern in das Thema ECM eine wichtige Rolle. Der Schwerpunkt liegt fast gleichmäßig verteilt auf der Vermeidung rechtlicher Risiken (Sarbanes-Oxley und SEC 17 lassen grüßen; 38,8%), der Erschließung vorhandener Informationen mit Verbesserung des Zugriffs (40,8%) und Sicherstellung der Verfügbarkeit im Rahmen von Business Continuity (wird von 41,2% der Befragten als ein kritischer oder extrem wichtiger Faktor angesehen).
Das Thema Speicherkonsolidierung ist häufig von den IT-Abteilungen getrieben. Wenn es aber um ILM und ECM geht, werden die fachlich-inhaltlichen Fragen wichtiger, denn die Information muss über Regeln und Metadaten gesteuert den richtigen Speicherplatz „finden“. Hier ist der „Input“, die Rolle und der Einfluss, der Archiv- und Rechtsspezialisten gefragt.
Die Tabelle zeigt einerseits, dass der Einfluss dieser Spezialisten noch zu gering ist, andererseits mit der Einführung solcher Lösungen wächst. Das Ausmaß der Beteiligung von RM und rechtlichen Bestimmungen an Speicher- und Architekturentscheidungen steigt offensichtlich mit dem Kontinuum der ECM-Erfahrenheit. Fast 55% der Untenehmen ohne Pläne für ECM-Implementierungen gaben geringe oder keine Beteiligungen von Records Management oder rechtlichen Bestimmungen an ihren Speicher- und Compliance-Entscheidungen an. Bei den am weitesten fortgeschrittenen Unternehmen sinkt der Wert auf 22%.
Die Anbieter von spezialisierten ECM-Lösungen dürften sich über das Ergebnis zur nächsten Frage gefreut haben: die meisten potentiellen Anwender suchen den Kontakt zu den ECM-Anbietern. Interessant ist jedoch, dass eine Vielzahl auch direkt mit den Anbietern von Hardware- und Standardsoftware spricht. Anwender mit einem großen ECM-Anteil schauen erst auf ihren ECM-Anbieter, wenn sie über Archivierungs- und Absicherungsbedürfnisse nachdenken. Diejenigen, die weder Interesse noch Erfahrungen mit ECM haben vertrauen direkt den Speicher-Hardware-Anbietern. Dies verdeutlicht auch den Trend, dass Dokumenten-Technologien immer mehr Bestandteil von Standardsoftware wird. Unter den Hardwareanbietern ebenso wie den Anbietern von Datensicherungssoftware dürften sich viele ILM-Anbieter befinden. Hier verschieben sich die Gewichte im Verhältnis zu den klassischen, reinen ECM-Anbietern. Die Angebote des Outsourcing sind für viele offenbar zumindest eine Option. Dies betrifft sowohl Überlegungen zum Umstieg von einer Inhouse-Lösung auf ein ASP-Angebot sowie diejenigen, die noch kein ECM haben.
Interessant wäre es natürlich auch gewesen zu erfahren, wie die Rolle der Berater gesehen wird. Gerade bei der langfristigen Bindung an Produkte, Anbieter und Standards bei der Archivierung werden häufig unabhängige Berater einbezogen.
Beim Einsatz der verschiedenen Speichertechnologien zeichnen sich eine Reihe von Veränderungen ab. Mikrofilm spielt offenbar immer noch eine bedeutende Rolle, wird aber von den digitalen Medien zunehmend verdrängt. Das Interesse an Magneto-Optical ist im Vergleich zur Untersuchung aus dem Jahr 2004 deutlich zurückgegangen. Auffällig ist, in fast allen Unternehmen wird ein heterogener Mix von Medien eingesetzt. Ziel von Speicher- und Archivkonsolidierungsprojekten ist es daher meistens, den Medienmix zu verringern und eine einfachere Administration der Systeme mit besserer Ausnutzung der Speichersysteme zu erreichen.
Für die Anbieter dürfte besonders der Hunger bei den großen Unternehmen interessant sein, der sich mit über 25% und Investitionen über 300.000 US$ in der Tabelle niedergeschlagen hat. Auch bei kleineren Unternehmen besteht Bedarf, jedoch konzentriert sich dieser auf kleinere, kostengünstige Lösungen zwischen 10.000 und 50.000 US$.
Während viele der Befragten noch nicht sagen konnten, wie viel ihre Firma oder ihre Organisation 2006 für die Speicherung ausgeben wird, ist bei denjenigen die bereits Angaben machen konnten mit einer deutlichen Steigerung der Ausgaben zu rechnen (fast 60% planen für 2006 ihre Ausgaben zu erhöhen).
Der Markt der Lösungen für kleine und mittelgroße Unternehmen unterscheidet sich deutlich von dem der großen Unternehmen. Anbieter die meinen, die selben Produkte in beiden Bereichen verkaufen zu können werden damit nicht erfolgreich sein.
Zusammengefaßt zeigt die AIIM Studie einen wachsenden Bedarf an ECM-Lösungen und eine gestiegene Investitionsbereitschaft. Dabei darf man aber nicht übersehen, dass die Befragung sehr ILM- und speichersystemlastig war.
Die Forrester-Studie November 2005
Die Forrester Studie (http://www.forrester.com) aus dem Oktober 2005 hat die führenden Anbieter im ECM-Markt bewertet. Die Untersuchung beruhte auf 55 Kriterien, die in drei Hauptbereiche unterteilt wurden: das momentane Angebot, Strategie sowie die Markt Präsenz. Dabei kam eine Kombination aus Produkt Informationen und Demos, Gutachten der Anbieter sowie Kundenbefragungen zur Geltung. Die von Forrester untersuchten Unternehmen waren EMC Documentum, FileNet, Hummingbird, IBM, Interwoven, Microsoft, Mobius Management Systems, Open Text, Oracle, Stellent und Vignette.
Es wurde besonderer Wert auf die Beurteilung der ECM Suiten, also der Zusammenstellung unterschiedlicher ECM Technologien zu einer Gesamtlösung, gelegt. Momentan arbeiten alle Anbieter daran, die vom Markt geforderten ECM-Suiten anzubieten, sei es durch Eigenentwicklungen, neue Zusammenstellungen oder das Hinzukaufen von benötigten Lösungen. Da der ECM-Markt sich aber immer noch stark weiterentwickelt, unterscheiden sich die Fähigkeiten der Anbieter, eine Suite anzubieten noch weit voneinander und kein Unternehmen kann momentan eine Suite anbieten, die das gesamte Spektrum an Funktionalität abdeckt.
Auf Grund der Entwicklung des ECM-Marktes in den letzten Jahren sowie der momentan wahrscheinlichsten Entwicklung in den nächsten Jahren, gibt es drei Tendenzen, die besonderes Gewicht bei der Positionierung der Anbieter im Markt haben.
Zunächst sind die breitangelegten ECM-Suiten noch immer in der Entwicklung. Während Anbieter wie IBM und EMC schon lange dabei sind ihre Produkte in eine Suite zu integrieren, haben andere erst kürzlich begonnen ihre Einzellösungen in ein Gesamtprodukt zu integrieren. Infolge des unterschiedlichen Entwicklungsstandes und verschiedener Herangehensweisen (Eigenentwicklung vs. Zukauf) muss man bei den Herstellern besonders auf drei Punkte achten:
In wieweit wird der Content-Bereich (DM, WCM, RM, COLD …) durch die Produkte abgedeckt.
Wie gut sind die Komponenten integriert.
Wie weit wurden die Komponenten zu einer fertigen Suite zusammengefasst.
Weiterhin sind die großen IT-Infrastruktur Anbieter auf dem Weg in den ECM Markt. Während IBM schon länger in diesem Bereich aktiv ist, sind Microsoft und Oracle noch dabei, ihre Produktpalette um ECM Lösungen zu erweitern.
Der letzte Punkt betrifft die reinen ECM-Anbieter. Sie müssen sich in Zukunft entscheiden, ob sie ihre Strategie in Richtung Infrastruktur oder auf Content-spezifische Bereiche ausrichten. Durch den Einstieg der IT-Infrastruktur Anbieter in den ECM-Markt bietet sich eine Ausrichtung auf Content-bezogene Anwendungen an, um weniger Marktanteile an diese Unternehmen zu verlieren.
Forrester kommt zu dem Ergebnis, dass EMC Documentum und IBM den Markt anführen, wobei viele der anderen Anbieter in Teilbereichen ebenso stark sind und für spezielle Anforderungen häufig eine bessere Lösung anbieten können.
Die Einschätzungen der einzelnen Unternehmen in der Einteilung der Forrester-Analyse nach Führenden, starken Mitbewerbern und Mitbewerbern :

Führende Unternehmen nach Forrester:

EMC Documentum ist dabei, sein Produktportfolio als eine komplette Information Life Cycle Plattform zu gestalten. EMC bietet ein breites ECM Angebot an und kann auch durch erweiterte Fähigkeiten wie Enterprise Suche, Content Integration und die Unterstützung für gemeinsames Arbeiten punkten. Allerdings fehlt EMC in Teilbereichen eine einheitliche Administrationsmöglichkeit, wofür es Abzüge im Bereich Suite-Readiness gibt. Gerade für Organisationen, die ihre bestehende IT-Infrastruktur um den Bereich ECM erweitern wollen, ist EMC eine gute Wahl.

IBMs Stärken liegen im breiten ECM Produktportfolio und der gesamten Information Management Strategie. Zusätzlich kann IBM eine Reihe an erweiterten Funktionen wie Team-Kollaboration, Enterprise Suche, Content Integration und Business Process Management anbieten. Trotz des großen Produktportfolios zeigt IBM Schwächen, wenn es darum geht eine ECM Suite anzubieten, da z.B. der DB2 Document Manager oder das Workplace Web Content Management eine unabhängige Administration oder Repository Services benötigen. IBMs Ansatz, ECM als Erweiterung einer Information Management Infrastruktur anzubieten trifft genau die Wünsche der Entscheidungsträger.


Starke Mitbewerber nach Forrester:

FileNet ist im Segment der Versicherungen und Regierungsbehörden besonders stark vertreten. Die stärken von FileNets Produkten liegen vor allem in der Unterstützung von groß-volumigem Production Imaging. Ergänzend bietet FileNets P8 noch allgemeines Dokumenten Management, COLD und RM Unterstützung. Allerdings fehlen bei den Funktionen Aspekte wie Web Content Management und Digital Asset Management, weshalb FileNet im Bereich Breite der ECM Funktionen Punkte einbüßt. FileNet ist einer der Kandidaten, die immer wieder genannt werden, wenn es um Übernahmen von ECM Unternehmen geht.

Hummingbird zeigt sich stark im Bereich des Dokumenten Managements. Die Produkte eignen sich gut für das Management von Verträgen und Schriftverkehr. Durch die Übernahme von RedDot Solutions konnte Hummingbird zudem seine Produktpalette um Web Content Management bereichern. Die Übernahme und damit die notwendige aber noch nicht vollständige Integration der neuen Komponenten führen allerdings zu Abzügen bei der Bewertung von Hummingbirds Lösung als Suite. Im Gebiet der erweiterten Funktionen kann Hummingbird mit Enterprise Suche, Content Integration und Kollaboration punkten.

Interwoven bietet eine breite Palette an ECM Produkten an und auch in den Segmenten Web Content Management und Digital Asset Management ist Interwoven stark vertreten. Abzüge bei der Bewertung der Lösungen als Suite gab es für die unterschiedlichen Services für Administration, Workflow und Repository, die in den Bereichen WCM und DM eingesetzt werden. Eine Stärke der Produkte liegt in der guten Unterstützung für das gemeinschaftliche Arbeiten.

Open Text konnte durch Übernahmen sein Produktportfolio stärken und ist führend bei der Integration mit ERP Produkten (besonders SAP). Ergänzt wird das Angebot durch Business Process Management- und Enterprise Such-Funktionalität. Auch um Open Text halten sich hartnäckig Gerüchte über eine Übernahme, z.B. durch Microsoft.

Oracle bietet eine starke Plattform für ECM, die auf der vorhandenen Applikations-Infrastruktur und RDBMS Technologie von Oracle aufbaut. Auch in den Bereichen Enterprise Suche, Content Integration und Kollaboration ist Oracle mit einem breiten Angebot vertreten. Der Anbieter ist zwar relativ neu im ECM Markt, aber die solide Basis und die Strategie, ECM als Erweiterung von Basis Information Management Infrastruktur anzubieten, macht das Unternehmen für IT-Entscheidungsträger sehr interessant.

Stellent bietet momentan die kompletteste ECM Suite an und erzielte auch in den Punkten Architektur und Breite der Fähigkeiten hohe Werte. Schwächen zeigt Stellent bei den erweiterten Funktionen wie Kollaboration und Business Process Management.

Vignette ist für Organisationen zu empfehlen, die ein Leistungsfähiges Web Content Management sowie integriertes Dokumenten- und Records Management benötigen. Das Fehlen von Möglichkeiten zur einheitlichen Administration verhindern eine gute Bewertung von Vignettes Lösung als Suite. Vignette konzentriert sich auf ECM Komponenten, die unabhängig von der Infrastruktur sind und sich zu Content-Zentrierten Applikationen zusammenbauen lassen.

Mitbewerber nach Forrester:

Microsoft ist erst spät in den ECM Markt eingestiegen und hat so momentan nur ein begrenztes Angebot an ECM Produkten. Aktuell bietet Microsoft nur rudimentäres Dokumenten Management und einfaches Web Content Management, jeweils als eigenständiges Produkt mit eigenen Administrations- und Repository-Tools. Allerdings plant Microsoft, im Bereich ECM stärker zu Investieren und hat auch schon eine Strategie bzw. Vision für einen Information Workplace. So wird es nur eine Frage der Zeit sein, wann Microsoft auch in diesem Markt sehr stark vertreten sein wird.

Mobius hat seine Kernfähigkeiten im Bereich COLD/ERM und baut seine ECM Suite auf dieser Basis auf, indem Web Content Management, Records Management und Document Imaging hinzugefügt werden. Um im Markt zu bestehen, muss Mobius die Administratoin seiner Produkte vereinfachen und sich auch auf andere Bereiche als COLD/ERM konzentrieren.

Wie die Untersuchung zeigt, haben viele Unternehmen gerade in speziellen Bereichen ihre Stärken und werden diese zukünftig auch weiter ausbauen. Alle großen ECM Anbieter sind dabei, ihre Einzelprodukte auch als Suite anzubieten, was allerdings unterschiedlich gut gelingt. Die Unternehmen zielen mit ihren Produkten vor allem auf größere Unternehmen und Behörden. Kleine und mittlere Unternehmen sollten vorwiegend auf den „Best of Breed“ Ansatz vertrauen und für ihre speziellen Anforderungen Produkte von Herstellern auswählen, die genau diese Anforderungen gut erfüllen. Auch Open Source Software sollte von diesen Unternehmen in Betracht gezogen werden.
Der Einstieg der großen IT-Unternehmen Oracle, IBM und Microsoft kann dem ECM Markt nochmals einen Schub geben. Anwender sollten sich nicht durch Übernahmegerüchte, z.B. für Open Text oder FileNet, abschrecken lassen. Eine Übernahme dieser Unternehmen durch eines der großen IT-Unternehmen kann zu besserem Service und verbesserter Technologie führen, da mehr Ressourcen zur Verfügung stehen. Egal für welchen der großen ECM Anbieter man sich als Anwender entscheidet, in den nächsten Jahren sollte keines dieser Unternehmen, beziehungsweise seine Technologie, vom Markt verschwinden
Gestiegene Compliance-Anforderungen und eine damit verbundene Steigerung der Investitionen haben im ECM-Markt nach Meinung des Analysten Forrester bereits im Jahr 2005 zu einer jährlichen Wachstumsrate von 19% geführt.
Der Gartner Magic Quadrant
Im »Magic Quadrant for Enterprise Content Management« von Gartner (http://www.gartner.com) für das Jahr 2005 ist EMC als Leader positioniert. Nahezu gleich auf sehen die Marktforscher IBM, mit etwas Abstand folgen FileNet, OpenText und Stellent. Laut Gartner sind »Leaders« Hersteller, die qualitativ hochwertige Lösungen erfolgreich verkaufen, eine klare Vision ihres Marktes besitzen und aktiv Kompetenzen ausbauen, um dauerhaft ihre Führungsrolle zu verteidigen.
Dem Marktforschungsunternehmen zufolge werden die Anforderungen des Marktes und der Kunden an ECM-Systeme immer umfangreicher. Die Hersteller bieten deshalb zusätzliche Funktionalitäten an, die entweder in die ECM-Suite eingebunden sind oder mit dieser interoperabel sind. Diese Komponenten beinhalten: integrierte Archivierungs- und Wiederherstellungs-Systeme zur Speicherung feststehender Daten, inklusive Bilddateien und Printstream-Reports, elektronische Formulare zur Erfassung und zum Austausch digitaler Inhalte, Tools zum Management und zur Speicherung von Rich-Media-Dateien sowie Funktionen zur E-Mail-Verwaltung und -Speicherung zur Einhaltung von Compliance-Vorgaben.

Positionierungskämpfe
Natürlich erhebt sich immer wieder sofort die Frage, wer ist denn das führende Unternehmen. In den Studien der Analysten finden sich immer Unternehmen in unterschiedlichsten Positionen wieder – je nach dem, wie man die Kriterien und den Fokus definiert.
Für Deutschland kann man sicher sagen, zur Führungsgruppe der traditionellen, nicht „deutschstämmigen“ DMS- und ECM-Anbieter gehören EMC (http://www.emc.de), FileNet (http://www.filenet.de), IBM (http://www.ibm.de) und OpenText (http://www.opentext.de) (alphabetisch …). Werfen wir einmal einen Blick auf die Abdeckung der Portfolios in Bezug auf die ECM-Definition der AIIM International (zur Definition siehe z.B. die Einträge „Enterprise Content Management“ und „ECMS“ auf http://www.de.Wikipedia.org).
Wie sehen nun im Vergleich einige Anbieter von Standardsoftware aus, die sich ebenfalls im ECM-Markt platzieren wollen.
Andere bei Forrester (http://www.forrester.com) oder Gartner (http://www.gartner.com) im oberen rechten Quadranten gern gelistete Anbieter wie Vignette (http:// www.vignette.com), Interwoven (http://www.interwoven.com), Stellent (http://www.stellent.de), Mobius (http://www.mobius.com), BancTec (http://www.banctec.de), Hummingbird (http://www.hummingbird.com) oder Xerox (http://www.xerox.de) spielen in Deutschland nur eine nachgeordnete Rolle.
Dafür gibt es zahlreiche deutsche Anbieter (Entschuldigung liebe Anbieter, wir wissen, dass auch Sie international tätig sind, jedoch ein Schwerpunkt Ihrer Tätigkeit immer noch in Deutschland liegt), die ebenfalls den Wettlauf zu den großen ECM-Suitenanbietern aufgenommen haben. Hier einige wenige, ausgewählte Beispiele (Vorab unsere Entschuldigung an alle nicht aufgeführten Anbieter):
Eines zeigt die Tabelle ganz deutlich: Die deutschstämmigen Anbieter kommen aus dem klassischen Dokumentenmanagement und der elektronischen Archivierung. Sie entwickeln sich weiter in Richtung Business Process Management. Das Thema Collaboration wird dabei Standardsystemen wie Domino oder Exchange überlassen. Records Management (wie z.B. in der ISO 15489 und in MoReq definiert) ist noch nicht richtig angekommen. Web Content Management spielt bei diesen Anbietern keine Rolle. Man setzt dagegen auf die Integration in Portale.
Eine Abfolge, wer der Schönste und Beste ist, sparen wir uns hier. Die Einschätzungen der Anwender in Bezug auf die Produkte und die Qualität der Dienstleistung finden sich auf http://www.benchpark.de. Wohin sich die börsennotierten Anbieter in Bezug auf Innovationen bewegen haben wir im „DTX“ im Newsletter 20051219 zuletzt dokumentiert.
In dem Maße, wie sich die großen Standardsoftwarelieferanten auf das Thema ECM einschießen, müssen die kleineren Anbieter ihr Heil in der Flucht nach vorn suchen. Bessere Integration, fertige Branchenszenarien sind hier die Schlagworte. Immer mehr Produktanbieter verlagern daher ihren Schwerpunkt in das Dienstleistungs- und Projektgeschäft.

Was fragen die Anwender nach?
Die meisten Anwender haben immer noch nicht die neuen Schlagworte wie „Compliance“, „Information Lifecycle Management“ oder „Enterprise Content Management“ aufgegriffen. Man spricht halt von Archivierung und Dokumentenmanagement. Aktuell nachgefragte Themen sind (hier ohne Gewichtung):
Elektronische Akten, die einen vollständigen Überblick zu allen Dokumenten, E-Mails etc. nach Kunden, Geschäften, Vorgängen etc. abbilden können
Rechnungseingangsverarbeitung ist zumindest bei den größeren Anwenderunternehmen ein wichtiges Thema
Der einheitliche Posteingang mit Zusammenführung von E-Mail, Fax, gescannten Dokumenten, Voice-Mail und anderen Quellen mit übersichtlicher Verwaltung
ASP-Dienstleistungen für elektronische Signatur, z.B. Ausgangsrechnungen
Archivierung als Entlastung für Domino, Exchange und ERP-Systeme – leider mit der Tendenz zu neuen Insellösungen
Ablösung von älteren Speichersystemen durch moderne ILM-Konzepte und Archivierung auf magnetischen Medien
Einfache Workflows zur Verteilung von Post, Aufgaben und referenzierten elektronischen Akten
Revisionssichere Archivierung von kaufmännischen und steuerrelevanten Informationen mit Zusammenführung von strukturierten Daten und Dokumenten
Formularmanagement zur Verwaltung papiergebundener und elektronischer Formulare mit dem Ziel eine optimierte, möglichst automatische Erfassung in hoher Qualität zu erreichen
Unterstützung der Erschließung von Informationen durch intelligente Suchmaschinen und automatische Klassifikation von Daten und Zusammenhängen
Produktdatenmanagement in Verbindung mit technischer Dokumentation und Dokumentenmanagement
Unterstützung der projektorientierten Zusammenarbeit einschließlich Collobaration, Projektmanagement und Dokumentenmanagement
Vereinfachte Integration von Dokumenten-Technologien in die führenden Anwendungen (Host, Bürokommunikation)
Besonders im Mittelstand ist Nachholbedarf. Die Anzahl der Projektanfragen und Projekte hat sich im Vergleich zum Vorjahr fast verdoppelt. Im Markt ist sowohl auf Anwenderseite als auch auf Anbieterseite ein erhöhter Bedarf an gut qualifzierten Kräften festzustellen. Um es in einen Satz zu bringen: in 2006 hat der ECM-Markt erheblich angezogen.
Technologien & Standards
Eine Reihe von Technologien und Standards – auf sehr unterschiedlichen Ebenen – krempeln der Zeit den Markt für Document Related Technologies um.

Architektur
Bei den Architekturkonzepten gewinnt SOA Service Oriented Architecture immer mehr an Bedeutung, auch wenn die Fragen der einheitlichen Schnittstellen und der Orchestrierung der Services noch nicht endgültig geklärt sind. Auch die DRT-Branche wirbt zunehmend mit dem SOA-Ansatz, obwohl bei vielen Produkten immer noch nicht von gekapselten, echten Diensten gesprochen werden kann. APIs, die bisher von Produkten und Suiten nach außen gerichtet den Zugang ermöglichten müssen nun auch konsistent innerhalb der Produkte zur Adressierung einzelner Dienste umgesetzt werden. Besonders die durchgängige Transaktionssicherung, wichtig bei Archivierung und Business Process Management zur Nachvollziehbarkeit der Aktionen, leidet unter der Vielzahl unterschiedlicher Schnittstellen und Dienste.
AJAX (siehe diesen Newsletter) wird bei einer Reihe von Anbietern zum Thema. Die Abgrenzung der Umsetzung verschiedener Konzepte zur Nutzung von DRT-Lösungen über Browser ist noch nicht abgeschlossen. Hier gilt es AJAX, WebDAV, JSR 170 und JSR 283 gegeneinander abzuwägen und zu harmonisieren.

Formate
PDF/A ist inzwischen als der Standard für die Archivierung von Office-Dokumenten wie auch als „Mantel“ für gescannte Dokumente anerkannt. Immer mehr Anbieter aus der DRT-Branche unterstützen dieses Format. Offen ist noch, wann PDF/A für das Adobe 1.6, bzw. „7“-Format kommt. Hier arbeitet das ISO TC 171 an der Folgeversion von PDF/A. PDF/A hat die Chance langfristig das TIF-Format in der Archivierung abzulösen. Einige Archivsystemanbieter tun sich aber immer noch schwer in der Bereitstellung von serverbasierten PDF/A-Konvertierungsdiensten.
JPEG2000 setzt sich immer mehr bei der Archivierung von Farbbildern durch. Auflösung und Größe der Objekte machen Farberfassung und Farbarchivierung möglich.
Druck auf beide Formate kann durch Microsoft kommen. Durch die Umstellung des Dokument-Formates auf XML und die Präferierung des .png Bildformates für die Archivierung wird der DRT-Markt stark beeinflusst werden. Ein Wettlauf zwischen Microsoft und Adobe um das führende Format zeichnet sich bereits heute ab.

Kundenzufriedenheit
Mit Benchpark.de wurde die Möglichkeit geschaffen, die Produkte der Anbieter im realen Betrieb durch die Anwender selbst begutachten zu können. In der Rubrik ECM Enterprise Content Management auf Benchpark (Benchpark) treffen seit Oktober 2005 immer mehr Bewertungen von Anwendern ein. Dabei ist zu beobachten, dass große Unternehmen selten Stellung beziehen und dass offenbar kritische Erfahrungen eher mitgeteilt werden als zufriedene (Jubelarien von Vertriebspartnern der Produktanbieter, von Beratern und Marketingagenturen werden natürlich auf Benchpark nicht berücksichtigt). Dennoch lassen sich aus den Daten bereits eine Reihe von grundsätzlichen Erfahrungen ableiten.
Entscheidend für die Bewertung ist offenbar die Größe der Projekte. Im Bereich der Projekte über 250.000 EURO ist die Zufriedenheit offenbar geringer als bei den kleineren Projekten, die mit sehr guten Noten abschließen. Hier macht sich die Komplexität von größeren Projekten, die auch organisatorische Auswirkungen nach sich ziehen, deutlich bemerkbar. Kleinere, abgrenzte Projekte führen offenbar schneller zum Erfolg und erzeugen eine größere Kundenzufriedenheit. Dies gilt auch für das stufenweise Herangehen an große Projekte, die sich so einfacher managen lassen und durch Zwischenschritte bereits erste Erfolge und Anwenderakzeptanz erzeugen.
Entscheidend für die Zufriedenheit ist häufig auch die Wahl des geeigneten Realisierers. Eine Reihe von Produktanbieter setzt die Projekte mit eigenem Personal um, andere vertrauen auf Systemhauspartner und Integratoren. Entscheidend sind hier, die Verfügbarkeit geeigneten Personals und bereits in ähnlichen Projekten gemachte Erfahrungen. Branchenkenntnisse und das „Einfühlen“ in die Situation des Kunden jenseits des „Denkens in finanziellen Umsätzen“ sind wichtige Parameter für den Erfolg der Projekte und die anschließende Zufriedenheit. Da vom Funktionsumfang her die Produkte immer ähnlicher werden liegen in der Kundenbetreuung und der effizienten Umsetzung der Kundenanforderungen der Schlüssel für die Kundenzufriedenheit. Verbesserter Kundenservice, schnellere Realisierung und besseres Eingehen auf die speziellen Anforderungen der Kunden stehen daher bei vielen DRT-Anbietern ganz oben auf der „To-do-Liste“ da sind zunehmend das wichtigste Unterscheidungsmerkmal bei immer gleichförmigeren Produkten werden.

Integration
Die Integration von Dokumenten-Technologien in bestehende Infrastrukturen, Standardprodukte und Anwendungen wird immer mehr zum Schwerpunkt der Projekte. Die Bereitstellung von Funktionen in vorhandenen Oberflächen wird immer wichtiger. Nicht mehr der Client des DRT-Anbieters steht im Vordergrund sondern der Aufruf von Funktionen aus Office-, kaufmännischen, Bürokommunikations- und Fachanwendungen. Standardinterfaces werden heute erwartet für SAP (z.B. Archivelink) und andere ERP, Microsoft Outlook/Exchange, IBM Lotus Notes/Domino, Novell Groupwise und in Portale über WebDAV, JSR 170 oder JSR 283. Dokumenten-Technologien werden hier zu nachgeordneten Diensten und stellen meistens nicht mehr die führende Anwendung dar. Ausnahmen gibt es beim Business-Process-Management, beid er Posteingangsverarbeitung und bei der „virtuellen Akte“, die die letzte Visibilität der DRT-Produkte auf dem Desktop der Endanwender darstellen.
Ein wichtiger Trend ist die Zusammenführung von Informationen aus unterschiedlichen Quellen in einer strukturierten Ansicht. Dies gilt sowohl für den Posteingang als auch für die Ergebnisse von Suchen und die Präsentation zugehöriger Dokumente in Anwendungen. Widersprüche finden sich hier in der Strategie der Behandlung von E-Mails. Einerseits wird nach speziellen Lösungen für die E-Mail-Problematik gesucht, andererseits wird aber auch die Erfordernis erkannt, Informationen unabhängig von Quelle und Format im Sachzusammenhang darzustellen. Mit der Fokussierung von Produkten auf reine E-Mail-Archivierung, wie bei zahlreichen Anbietern zu sehen, werden aber ganzheitliche Ansätze bei Anwendern konterkariert. Es ist zur Zeit nicht eindeutig feststellbar, ob hier mit solchen Produkten echte Anwenderbedürfnisse befriedigt werden sollen oder ob sich die Marketiers der Anbieter unter der Überschrift „Compliance“ hier nur einen einfachen Zugang zu den Unternehmen verschaffen wollen.
Die Integrationsanforderungen sind sowohl technisch als organisatorisch getrieben. Bei der technischen Integration geht es eher um die Vereinheitlichung der Administration, Nutzung gemeinsamer Datenquellen und einen einfacheren Betrieb. Bei der organisatorischen Dimension geht es eher darum, Dokumenten-Technologien in die Prozesse durch gemeinsame Nutzung mit bestehenden Anwendungen zu integrieren, den Schulungs- und Umstellungsaufwand zu minimieren und die Nutzung zu vereinfachen. Beiden Ansätzen ist gemeinsam, Information nicht redundant vorzuhalten und pflegen zu müssen. Dies zeigt sich z.B. bei der Nutzung vorhandener Stammdaten und besonders bei den Berechtigungen. Während früher DRT-Systeme eigenständige Berechtigungssysteme favorisierten, erwartet der Anwender heute, dass zumindest vorhandene Berechtigungsstrukturen und Berechtigungen aus führenden Verzeichnisdiensten übernommen werden oder besser noch, diese gleich genutzt werden. Ziel ist es, den Pflegeaufwand zu verringern und eine konsistentere Nutzung aller Anwendungen zur erreichen.
Der Umfang der Integration definiert in der Regel heute auch den Umfang eines Projektes. Standardisierte Interfaces sind Voraussetzung jedoch müssen die DRT-Lösungen meistens mit weiteren Systemen kombiniert werden, die nicht über standardisierte Schnittstellen verfügen. Dies ist besonders in sehr heterogenen IT-Umgebungen und bei älteren Fachanwendungen sehr aufwändig. Das Ziel, der Vereinfachung der Lösung und der Herausnahme der Komplexität wird hierbei häufiger konterkariert. Ein entscheidender Faktor sind hier die Administrations- und Einrichtungswerkzeuge. Sie sind der Maßstab, wie einfach sich eine Lösung betreiben lässt. Es geht inzwischen nicht nur um die Integration der Anwendungen und Dienste sondern auch um die Integration der Administrationswerkzeuge. Die Überwachung und Steuerung soll aus Sicht der Großanwender möglichst mit den bereits vorhandenen Werkzeugen durchgeführt werden, in die sich die speziellen Funktionen für das Management der ECM-Lösungen einbinden lassen sollen.
Die Integration von DRT-Systemen hat so inzwischen sehr viele unterschiedliche Facetten, die Herausforderungen nicht nur an die Technik sondern auch an die Projektteams und das Betriebspersonal stellen.

Konsolidierung
Konsolidiert sich die DRT-Branche, konsolidiert sie sich nicht – eine manchmal heiß umstrittene Frage auf Tagungen und in Podiumsdiskussionen. Es ist natürlich immer eine Frage des Blickwinkels und der Färbung der Brille. Betrachtet man die klassischen Anbieter von Dokumentenmanagement-Lösungen, die sich jetzt unter dem Banner ECM versammeln, so ist deren zahl deutlich kleiner geworden. Viele namhafte Anbieter wurden aufgekauft, von Captiva über Tower Technologies bis zu RedDot. Verschwinden die Produkte? Nicht immer – sofort -. Die Integration aufgekaufter Firmen und Produkte ist ein schwieriger, langwieriger Prozess, der dauert. Auch in 2006 werden wieder zahlreiche Anbieter gekauft werden, aufgeben oder sich vom Anbieter eines eigenen Produktes zu einem Systemintegrator wandeln.
Blickt man auf den Gesamtmarkt, so stellt man fest, dass dieser sich ausgeweitet hat. Neue Spieler aus Bereichen, die man bisher nicht dem Dokumentenmanagement zugerechnet hat, mischen mit einem Mal mit. Das Marktvolumen für Dokumenten-Technologien ist stark gewachsen, verteilt sich aber sehr unterschiedlich. Wer hätte vor ein paar Jahren damit gerechnet (außer uns bei PROJECT CONSULT natürlich … sic!) das Microsoft ein ernsthafter ECM Anbieter wird? Dass Unternehmen wie Sun sich in diesen Markt begeben? Dass Firmen wie SAP alles selbst in ihrer Lösung abwickeln wollen und der DRT-Branche nur den Capture-Process und die Langzeitarchivierung, genau genommen nur noch die Speicher, überlassen? Wer hätte mit dem Angriff der Speichersystemhersteller gerechnet, die unter dem Motto ILM Information Lifecycle Management in den Markt für Archivierung einbrechen und nun auch in das Prozess-Management vorstoßen?
Wie im ersten Teil dieses Beitrages deutlich gemacht (siehe den Newsletter 20060308), haben sich die Gewichte im Markt deutlich verschoben. Eine Handvoll Anbieter wird den Markt dominieren. Darunter nicht immer die, die von Anfang an dabei waren. Diejenigen, die in den 90er Jahren sich als DMS-Anbieter bequem eingerichtet haben müssen sich nun mit den großen Anbietern von Standardsoftware auseinandersetzen, die ECM-Funktionalität und Dokumenten-Technologien zum Allgemeingut machen. Der Trend ist offensichtlich – wie viel Browser gibt es heute noch, wie viele Datenbanken, wie viele Textverarbeitungen? Von einer Monokultur sind wir noch weit entfernt. Die großen IT- und Softwareanbieter haben jedoch das erklärte Ziel, die Information selbst in den Griff zu bekommen, die Prozesse im Unternehmen zu kontrollieren und keine Unterschiede mehr zwischen strukturierten und unstrukturierten Informationen zu machen. Dies heizt den Konsolidierungsprozess auch im Jahr 2006 an.

Was bringt die Zukunft?
Die wahren Revolutionen stehen uns noch bevor.
Dokumentenmanagement auf dem MultiMedia-PC in jeder Stube. Vielleicht eher unter dem Namen Digital Media Management für Filme, Songs, Schreiben an das Finanzamt, Photos, E-Mails und Liste des Whiskyschranks mit herunter geladenen Tastingnotizen. Nur die Formate unterschieden sich, nicht die Aufgabe der Verwaltung. Dazu gehört natürlich die Bedienung der Benutzeroberfläche eines DMS mit der Fernbedienung.
Sichere, vertrauenswürdige Archive im Internet, z.B. bei der Bank, damit man sich nicht selbst um Technik, Migration, Sicherungen und Softwareupdates kümmern muss. Die Informationen liegen sicher bei jemandem, der dies professionell mit einem Rechenzentrum im Hintergrund für den privaten Anwender und die Kleinfirma, aber auch als Sicherheitskopie für den Mittelständler und das Großunternehmen übernimmt. Muss ja nicht die Bank sein, kann auch der Arbeitgeber, der Verband, die Versicherung, der Telekommunikationsanbieter oder meine Gemeinde sein (da liegt dann auch die Kopie des Passes, der Steuererklärung und des Kfz-Briefes gleich mit bei). Die ersten Anwendungen jenseits der einfachen Festplatte im Internet zeichnen sich ab und gerade für virtuelle Unternehmen und die übergreifende Zusammenarbeit in Projekten ist diese Vision verlockend.
Bleiben wir beim Thema Archivierung: intelligente, meinetwegen auch virtualisierte Speichernetzwerke kümmern sich selbst um das Thema Informationsbewahrung. Der Anwender muss sich nicht mehr darum kümmern, wo die Information liegt, ob sie auf andere Medien verlagert werden soll und was bei einem Technologiewechsel geändert werden muss. Speicherkomponenten werden einfach nach Bedarf hinzu gesteckt oder gleich nach Bedarf nur angemietet.
Workflow wird zur Verbindungsschicht der Anwendungen. Hier ist Microsoft einer der Vorreiter. Die Prozesssicht auf Informationen gewinnt immer mehr an Bedeutung. Dies wird auch die E-Mail-Anwendungen verändern, da unkontrolliertes, individuelles E-Mail bisher der natürliche Feind von kontrolliertem Workflow ist. Die Wahrung der Zusammenhänge von eingehenden und beantworteten E-Mails, die echte Unterstützung von Prozessen mit Prüfungen, Entscheidungen und Steuerungsmechanismen, werden eines der herausragenden Anwendungsfelder von Business-Process-Management werden und die derzeitigen Unzulänglichkeiten der E-Mail-Standardanwendungen – hoffentlich - überwinden.
Wird es das mobile Telefon, wird es der Organizer, wird es das Mini-Notebook oder wird es das eBook? Irgendwann werden die mobilen, kleinen „Devices“ zusammenwachsen und auf Ihnen wird sich auch Dokumentenmanagement wieder finden. Das vorgelesene Fax, die E-Mail, die mir das Profil meines Kunden aus dem CRM hochlädt, die Bestätigung, dass meine Dokumente in Singapur beim Druckdienstleister ausgegeben und versendet wurden, der Zugriff auf das Wissensmanagementsystem meiner Firma mit den letzten beiden Studien im Faksimile, das automatisch übersetzte Textdokument meines Kollegen aus Bahrain, usw. Die Mobile Nutzung von Dokumenten-Technologien ist eine der größeren Herausforderungen an die DRT-Branche, besonders wenn man an die Nutzung und Einbindung komplexerer ECM-Lösungen denkt.
Die Grenze zwischen strukturierten, schwach strukturierten und unstrukturierten Informationen wird aufgehoben. Dokumente und Records definieren sich nur noch durch ihren rechtlichen Charakter, ihren Kontext und durch die Geschlossenheit beliebiger elektronischer Informationen zu einem gegebenen Zeitpunkt. Damit verliert die DRT-Branche ihr eigenständiges Profil. Je mehr Dokumenten-Technologie zum Allgemeingut wird, desto weniger hat eine eigene DRT-Branche eine Berechtigung. Sie wird zum integralen Bestandteil der Informations- und Telekommunikationsbranche. Lassen Sie uns also zukünftig nur noch von Informationsmanagement sprechen und die anderen Akronyme in der Versenkung verschwinden – ganz soweit sind wir dieses Jahr noch nicht. (Kff)
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Seitentitel: Artikel_DRT_Trends_2006, Zitierung: http://www.PROJECT-CONSULT.com/home.asp?SR=792
Zuletzt aktualisiert am: 10.5.2006
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