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| | | | | (ECMguide, Elisabeth Grenzebach: EG; Dr. Ulrich Kampffmeyer: Kff)
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| | Automatisierte Capture-Lösungen erfordern viel Beratung und eine neue Organisation der Poststellen und Workflow-Systeme. Deshalb ist es für die Anwender wichtig Berater mit in die Projekte zu nehmen, die mit entsprechenden Erfahrungen bei der Einführung der Systeme helfen.
Wir sprachen mit Dr. Ulrich Kampffmeyer, Project Consult über Anforderungen, ROI und neue Aufgaben für betroffene Mitarbeiter.
| | | | | EG:
| | Wegen welcher Fragen und Problemen lassen sich IT-Verantwortliche zur Zeit zum Thema Input und Capture beraten? Welche Lösungen kann Ihr Unternehmen anbieten?
| | | | | Kff:
| | Die Erfassung von Informationen ist einer der Flaschenhälse von Enterprise-Content-Management-Lösungen. Dies betrifft einerseits den Aufwand bei der manuellen Indizierung von Schriftgut beim Scannen. Ziel ist eine sichere, vollständige und richtige Erfassung aller Informationen aus dem Schriftgut, die eine Zuordnung zu Geschäftsvorfällen, Datensätzen in führenden ERP-Systemen, Weiterleitung an zuständige Mitarbeiter und Übergabe an Archivsysteme ermöglicht.
Hier setzen unterschiedliche Strategien an: automatisierte Formularverarbeitung für Vordrucke, die an Dritte versendet werden und zurück ins Unternehmen gelangen wie auch Freiformerfassung für beliebiges Schriftgut.
Besonders bei der Rechnungserfassung gibt es inzwischen automatisierte Verfahren mit einer recht hohen Genauigkeit, die die Extraktion, Gegenprüfung gegen vorhandene sichere Daten und Übergabe der ermittelten Werte an kaufmännische Systeme ermöglichen. Man darf aber nicht nur die Erfassung von Papier betrachten, sondern Erfassungsprobleme gibt es auch bei E-Mail oder der Übernahme von Daten aus führenden Anwendungen mit proprietären Layouts, die erst zur Laufzeit mit den Nutzdaten gemischt werden.
Die Erfassung von Informationen ist daher ein besonders kritischer Bereich, da hier die Qualität der Daten bestimmt wird, die später für das Wiederauffinden und Bearbeiten im Prozess ausschlaggebend ist.
| | | | | EG:
| | Wenn Sie mit Ihren Kunden die Herausforderungen rund um diese Probleme diskutieren: Wann raten Sie zu einer zentralen Lösung, wann empfehlen Sie die dezentrale Erfassung?
| | | | | Kff:
| | Für die Erfassung von Schriftgut gibt es unterschiedliche Szenarien. Konzentrieren wir uns hier auf die Frage des Scannens. Zentrale Posteingangslösungen machen bei höherem Papieraufkommen Sinn, da die technische Auslegung der Lösung einschließlich redundanter Komponenten an einer Stelle konzentriert, höherer Qualität bei der Erfassung durch spezialisiertes Personal sicher gestellt und entsprechendes Know-how für die Dokumentenerfassung aufgebaut werden kann. Dies ist besonders dann wichtig, wenn das Unternehmen eine Strategie der frühen Erfassung verfolgt und alle Informationen elektronisch den Mitarbeitern zur Verfügung stellen will.
Dezentrales Scannen macht dort Sinn, wo eine verteilte Unternehmensstruktur mit zahlreichen Standorten zu finden und die Dokumente erst nach der Bearbeitung, spätes Scannen, erfasst werden. Hier müssen auch Multifunktionsgeräte wie kombinierte Kopierer/Fax/Drucker/Scanner-Systeme berücksichtigt werden, die unabhängig von spezialisierten zentralen oder dezentralen Scan-Strecken die Erfassung von kleineren Dokumentenbeständen ermöglichen.
Bei der Massenerfassung wie auch bei der Altbestandserfassung gibt es zudem die Möglichkeit des Outsourcens der Erfassung. Der Outsourcer liefert die Dokumente vorindiziert per Leitung oder per Datenträger beim Unternehmen ab. Hier werden die erfassten Dokumente und Daten in das bestehende System überführt und qualitätsgesichert. Dies kann so weit gehen, dass man für die Korrespondenz gleich die Anschrift des Dienstleisters angibt und so kein Papier mehr ins Unternehmen kommt.
| | | | | EG:
| | Wie hoch ist Ihrer Erfahrung nach die organisatorische und technische Komplexität eines Projektes? Welche externen Experten müssen in die Umsetzung mit einbezogen werden?
| | | | | Kff:
| | Die Komplexität ist von verschiedenen Faktoren abhängig:
• der Form der Anwendung
• der Integration in bestehende Anwendungen
• dem Grad der Automatisierung
• der Wahl einer Strategie wie frühes, paralleles oder spätes Scannen
• der Art des Schriftguts
• der Form der Folgebearbeitung
• den Mengengerüsten
• und vielen weiteren Faktoren.
In Bezug auf die Technik müssen entsprechende Schnittstellen geschaffen werden und gegebenenfalls weitere Systeme zusätzlich zum Capture-Subsystem wie zum Beispiel ein Dokumenten-Management, ein Postkorbsystem, eine Workflow-Lösung oder ein elektronisches Archiv beschafft werden.
Die Erfassungslösung ist nur dann wirtschaftlich, wenn die Informationen ohne Medienbruch weiterverarbeitet und bereitgestellt werden. Organisatorisch liegt die Herausforderung in der Gestaltung neuer Posteingangs- und Verteilungsprozesse, der Umstellung der Arbeitsplätze auf Bildschirmarbeit mit elektronischen Dokumenten, der Sicherstellung einer vollständigen und richtigen Indizierung und dem Aufsetzen neuer Verfahren.
Der organisatorische Aufwand ist dabei größer als der technische Aufwand. Man darf auch nicht vergessen, wenn alle Information nur noch elektronisch an die Arbeitsplätze geschafft wird, steigt auch die Abhängigkeit von der Verfügbarkeit der Lösung und der Daten. Capture-Lösungen beim frühen Scannen können daher durchaus als unternehmenskritisch, Mission Critical, eingestuft werden.
| | | | | EG:
| | Mit welchen Einstiegspreisen für ein Projekt müssen die Interessenten rechnen? Bei der Beratung? Für Geräte und Server? Für die Software-Lösungen?
| | | | | Kff:
| | Da die Lösungen sehr unterschiedlich ausfallen, lässt sich hier keine generalistische Aussage treffen. Eine Drei-Mann-Firma kann dies mit Bordmitteln für wenige hundert Euro selbst lösen. Bei Großunternehmen kann eine Capture-Lösung mit hohem Automatisierungsgrad schon in den siebenstelligen Bereich gehen.
| | | | | EG:
| | Die größten Kosteneinsparungen können die Scan-Verantwortlichen durch den Wegfall von Arbeitsplätzen realisieren. Gibt es ein Regel wie viele Arbeitsplätze eine Erfassungslösung spart?
| | | | | Kff:
| | Zum einen wird Personal umgesetzt und mit höherer Qualifizierung an unterschiedlichen Arbeitsplätzen im Scan-Prozess weiterhin zum Einsatz kommen, in der Arbeitsvorbereitung, beim Scannen selbst, in der Qualitätssicherung, bei der Vervollständigung der Indizierung und dem Clearing nicht eindeutig zugeordneter Dokumente und Adressaten.
Zudem braucht man ja auch entsprechende Ressourcen im IT-Bereich für den Betrieb sowie im Fachbereich für die inhaltliche Pflege von Indizierungssystematiken, Dokumentenklassen oder Verteilungsregeln. Dies heißt weniger Personal jedoch mit höherer Qualifikation. Es wurde in einer Reihe von Projekten im herkömmlichen Posteingang, bei der Postverteilung und bei der Registratur bis zu 50 Prozent Personal eingespart, das durch nicht mehr neu besetze freiwerdende Stellen langsam abgebaut wurde.
Bei allen Überlegungen zur Wirtschaftlichkeit hat natürlich der automatisierte Posteingang einer Reihe von sozialen Folgen.
| | | | | EG:
| | Wenn die IT-Verantwortlichen ein Projekt aufsetzen möchten: Wie sieht die Argumentation für die auftretenden Kosten aus – und wie können die Verantwortlichen einen ROI berechnen?
| | | | | Kff:
| | In einigen Teilgebieten lässt sich sehr schnell ein ROI erreichen. Das Musterbeispiel ist hier die automatisierte Rechnungserfassung, wo der ROI zwischen sechs und zwölf Monaten liegen kann. Bei gemischtem Schriftgut mit Bereitstellung in komplexen Workflow-Umgebungen kann sich dies über Jahre hinziehen.
Für die Ermittlung des ROI ist es jedoch erforderlich im Vorwege durch Ist-Analysen die derzeitigen Kosten konkret zu bestimmen. Hier sind vielfältige Parameter zu berücksichtigen. Ohne diesen konkreten Maßstab sind ROI-Zahlen nichts wert.
Außerdem ist ROI nicht alles. Viel wichtiger ist die Nachhaltigkeit einer solchen Lösung. Sie ermöglicht es Prozesse zu straffen, schneller zu werden, den Kunden neue Services anzubieten, Kontrolle über die Information zu gewinnen und vieles andere. Hier spielen viele qualitative und die Ziele des Unternehmens eine Rolle, die sich nicht sofort in Euro und Cent niederschlagen. ROI allein ist zu kurz gesprungen.
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| | | | | | © CopyRight bei PROJECT CONSULT und ECMguide 2005
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