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DRT: Entscheidungshilfen für die richtige Wahl
Von Dr. Joachim Hartmann

Die Auswahl eines geeigneten Produktes ist wesentlicher Bestandteil eines DRT-Projektes und entscheidet häufig über Gelingen oder Nichterfolg des Projektes. Die richtige Vorbereitung und der richtige Umgang mit dem gewählten Anbieter sind Voraussetzung für eine erfolgreiche Einführung. DRT-Lösungen werden von den Herstellern direkt, aber auch über Systemintegratoren angeboten. Kriterien für die richtige Auswahl des Lösungsanbieters können helfen, das Risiko einer Fehlentscheidung zu minimieren. Bei einer Entscheidung für eine DRT-Lösung kommt der Auswahl des Lösungsanbieters neben der reinen Produktentscheidung eine eminent wichtige Bedeutung zu. Die Implementierung über einen Systemintegrator kann dabei das Herstellerrisiko mindern. Außerdem hat ein Systemintegrator häufig ein breiteres Spektrum an Erfahrung in den eingesetzten Anwendungssystemen und im Branchenwissen. Ein Beispiel: Documentum ist stark in der chemischen Industrie vertreten. Hier herrschen besonders strikte Vorschriften für die Dokumente, die den Bau von chemischen Anlagen betreffen. Teilweise sind Aufbewahrungsfristen von 30 Jahren vorgeschrieben. Ein Systemintegrator, der spezielle Module für die Zyklen der Entwicklung und Instandhaltung von chemischen Anlagen entwickelt, hat hier einen Wettbewerbsvorteil. Ein guter Systemintegrator, der das Gesamtsystem des Kunden kennt, kann zudem Probleme im Herstellersupport bis zu einem gewissen Grad abfangen. Im folgenden sollen einige Entscheidungskriterien bei der Auswahl einer DMS-Gesamtlösung aufgezeigt werden. Diese Kriterien betreffen sowohl die reine Produktauswahl als auch die Auswahl des Lösungsanbieters. Es sollen hier nicht die objektiven Auswahlkriterien wie die Formulierung von Anforderungen und K.O.-Kriterien aus dem Pflichtenheft oder klassische Auswahlverfahren wie die Nutzwertanalyse betrachtet werden, sondern weitere Auswahlkriterien, die vor unliebsamen Überraschungen schützen können, wenn sie beachtet werden. Hier wird keine vollständige Auswahlhilfe dargestellt sondern wichtige zusätzliche Hinweise bei der Auswahl eines DRT-Anbieters. Alle diese Hinweise sind aus der Sicht des Anbieters abgeleitet. Der Anwender sollte sich in die Sicht des Anbieters "hineindenken" um so auch zwischen den Zeilen eines Angebots lesen zu können.
Referenzen
Jeder Anbieter wird zu einem Angebot eine mehr oder weniger umfangreiche Liste von Referenzen nennen. Vorhandene Referenzen sollen zeigen, dass das Basissystem schon mehrfach installiert wurde und die Kinderkrankheiten behoben sind. Außerdem kann gezeigt werden, dass eine Vertrauensbasis zu den vorhandenen Kunden besteht. Referenzen sind aber nur aussagekräftig, wenn konkrete Aussagen zu den realisierten Projekten vorhanden sind, wie Lokation und Ansprechpartner, Jahr und Versionsstand der Installation und der Hinweis auf Folgeprojekte. Gerade Folgeprojekte bessern erst einmal die Referenzliste optisch auf. Folgeprojekte zeigen aber auch, dass der Kunde mit dem ersten Projekt offensichtlich zufrieden war und Folgeaufträge platziert hat. Es kommt für die Qualität der ausgeführten Arbeiten nicht nur auf die Menge der Installationen an sondern auch auf die langfristige Kundenbeziehung, welche ein Gradmesser für die Kundenzufriedenheit ist. Ein genauer Blick auf die Referenzen kann auch zeigen, ob gewünschte Anpassungen oder individuelle Module in dieser oder ähnlicher Form schon einmal gemacht wurden. Dies mindert die Risiken gegenüber Erstentwicklungen.
Releasestand der Standardsoftware
Das leidige Problem von zu schnell auf den Markt gebrachten und mit Mängeln behafteten Softwareversionen ist bekannt. Erfahrene Anwender warten bei bestimmten Softwareprodukten deshalb mit dem Upgrade der Software so lange, bis die ersten Patches, also Fehlerbereinigungen, verfügbar sind. In diesem Zusammenhang ist es interessant zu wissen, ob bei einem neuen großen Versionswechsel eine völlige Neuprogrammierung stattgefunden hat. Viele Hersteller weisen mit Stolz auf eine völlig neue Software hin. Wenn damit die Einbindung neuer innovativer Technologien verbunden ist, ist das kaum zu beanstanden. Eine Neuprogrammierung birgt jedoch auch Risiken. Man sollte in solchen Fällen auf die Entwicklungsdauer der neuprogrammierten Teile achten. Wurden sie in kurzer Zeit schnell auf den Markt gebracht oder gab es eine dem Umfang der Software entsprechende Entwicklungszeit, die eine ausreichende Qualitätssicherung erlaubte? Das ganze sieht primär nach einem Problem der Standardsoftware aus, ist aber genauso ein Problem der Systemintegration, da fehlerhafte Komponenten von Standardsoftware die Stabilität des Gesamtsystems gefährden können und damit auch ein Problem für die Systemintegration darstellen.
Individuelle Module und Anpassungen
Individuelle Anpassungen oder individuell programmierte Module bergen die üblichen Risiken der Softwareentwicklung - Terminverzögerungen, Qualitätsprobleme durch zu frühe Auslieferung, nicht vorhergesehene Schwierigkeiten bei der Integration u.s.w. Die Grenzen bei der Entwicklung und Installation individueller Module zur Systemintegration sind fließend und sollen hier auch nicht weiter erörtert werden. Entscheidend ist die genaue Spezifikation und das durchdachte Design der individuellen Teile der Gesamtlösung. Hier sind Anbieter und Kunde gleichermaßen gefordert.
Preisgestaltung: Gesamtkosten und Folgekosten
Um die gesamte Kosten einer DRT-Einführung schätzen zu können, muss eine angebotene Lösung auf versteckte oder noch nicht absehbare Kosten überprüft werden. Bei den Gesamtkosten sind auch die Kosten der Folgejahre von Bedeutung. Folgekosten aus Hardware und Standardsoftware erscheinen auf den ersten Blick klar erkennbar. Aber hier und selbst in den mit Festpreis angeboten Leistungen können unbekannte Kosten oder Risiken versteckt sein. Eine Reihe von Überlegungen und Fragen zu den Punkten
Ausschluss von Leistungen oder unklare Spezifikationen,
Angebotskalkulation, z.B. zu Preisnachlässen und Auswirkungen auf zukünftige Upgrades und den Nachkauf weiterer Module,
langfristiger Bestand der konzipierten Gesamtlösung, z.B. bei Releasewechsel, Wechsel des Betriebssystems,
faire Preisgestaltung und zwar für Kunden- und Anbieterseite
können die langfristigen Folgekosten und die Risiken, ob der Systemintegrator das Projekt kostengerecht mit der gebotenen Qualität durchstehen kann, aufzeigen.
Projektmanagement des Anbieters

Bereits in der Angebotsphase sollten in das Team des Anbieters neben Vertriebsmitarbeitern auch Entwicklungsingenieure und mindestens ein erfahrener Projektleiter integriert sein. Auch ist es hilfreich, bereits vor Projektabschluss vom zukünftige Projektteam zumindest den oder die Projektleiter(in) sowie die wichtigsten Projektmitarbeiter zu kennen. Wenn in der Angebotsphase hochkompetente Mitarbeiter auftreten, die nachher aber das Projekt nicht realisieren, können keine Rückschlüsse auf die Qualität des Anbieters bei den Dienstleistungen geschlossen werden. Die genannten Kriterien zur Auswahl eines Lösungsanbieters im DMS-Bereich erheben keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Es sollte aufgezeigt werden, dass eine Vielzahl von Überlegungen, die über den formalen Bereich hinaus gehen, nötig sind, um das Risiko einer falschen Entscheidung zu minimieren. Bei komplexen Entscheidungen und großen Projekten können auch neutrale Berater bei er Entscheidungsfindung helfen. Darüberhinaus können Sie als neutrale Moderatoren und Projektkoordinatoren den Erfolg im Implementierungs- und Einführungsprozess sichern helfen.
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Autorenrechte Dr. Joachim Hartmann

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DRT: Entscheidungshilfen für die richtige Wahl
Dr. Joachim Hartmann
PROJECT CONSULT Unternehmensberatung, Hamburg 2003
PROJECT CONSULT Webseite http://www.PROJECT-CONSULT.com
Rubrik „Wissen/Artikel“
Deep Link: http://www.PROJECT-CONSULT.com/home.asp?SR=573
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Zuletzt aktualisiert am: 15.4.2003
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