SAP DART Datenaufbewahrungswerkzeug, dass ursprünglich für den amerikanischen Markt entwickelt wurde, um die Anforderungen der Finanzbehörden an die Auswertung von Daten erfüllen zu können.
Seit Jahresbeginn 2002 müssen auch in Deutschland im Rahmen der GDPdU alle steuerlich relevanten Daten sowohl über das betriebliche DV-System (Z1 und Z2 Zugriffsverfahren der GDPdU) als auch über dem Prüfer überlassene Datenträger zugänglich, überprüfbar und auswertbar gemacht werden (Z3). Es reicht somit nicht mehr aus, im Voraus erzeugte Drucklisten zur Verfügung zu stellen, auch wenn diese auf einem optischen Archivsystem abgelegt wurden. Anbieter von Lösungen wie z.B. SAP haben in diesem Zusammenhang häufig mit zwei Problemstellungen zu kämpfen. Zum einen ist nicht in allen Modulen der geforderte Direktzugriff auf die archivierten Daten möglich, da die nötigen Selektionskriterien wie z.B. das Buchungsdatum bei der SAP-Datenarchivierung i.d.R. gelöscht werden. Auch ist bei dieser Lösung weiterhin zu beachten, dass sie oft nur den online-Zugriff mit einem sog. Document Relationship Browser zulässt und keine Datenüberlassung auf Datenträger. Ein geeignetes Tool, um diesen Problemen zu begegnen ist DART (Data Retention Tool) des SAP-Softwarepartners PBS Software GmbH aus Bensheim.
SAP DART dient dazu, Daten in vordefiniertem Umfang zu extrahieren und auf externen Datenträgern oder einem Fileserver abzulegen. Welche Feldinhalte aus den Stamm- und Bewegungsdaten zu berücksichtigen sind bzw. dem Prüfer angezeigt werden sollen, ist lt. SAP mit der Finanzbehörde abzustimmen. Die bisherige Verfahrensweise von SAP, ausgelagerte Daten erst durch das Rückladen in temporäre Datenbanktabellen wieder verfügbar zu machen, wurde mit DART fallen gelassen. Prinzipiell ist diese Verfahrensweise zwar auch weiterhin möglich, allerdings eher als fiktive Möglichkeit zu betrachten. Dem stehen u.a. auch technische Restriktionen, da sich vom Buchhaltungsbeleg abhängige Belege z.B. aus Vertrieb (SD) oder Materialwirtschaft (MM) nicht über die eingegrenzte Buchhaltungsperiode in das SAP-System zurück holen lassen. Statt dessen werden mit DART Datenbankdaten und Archivdaten mittels eines mit PBS archive add ons generierten Archivindex direkt zur Selektion herangezogen.
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