Diese Seite wird nicht mehr gepflegt. Bitte besuchen Sie www.PROJECT-CONSULT.de
This website is no longer updated. Please visit www.PROJECT-CONSULT.de
Dokumentenmanagement für den Mittelstand

von Dr. Ulrich Kampffmeyer
Profil_Kampffmeyer

Dokumentenmanagement schien immer eine teuere, aufwendige Angelegenheit der Großunternehmen. Die Einführung einer DRT Document Related Technologies Lösung gleich welcher Ausprägung erfordert Anpassungen an Infrastruktur, Abläufen und Arbeitsorganisation. Dies wollten sich die sogenannten Mittelständler nicht leisten. Ihr Credo war immer „durch so ein elektronischen Dokumentenmanagement-System bekomme ich doch keinen einzigen Kunden mehr“. Diese Situation hat sich geändert. Auch der Mittelstand wird zunehmend in elektronische Geschäftsprozesse eingebunden. Die Abhängigkeit von Software in Verwaltung, Logistik, Kundenbetreuung und Produktentwicklung wird immer größer.
Was ist der Mittelstand ?
Die Definitionen gehen weit auseinander. Je nach dem ob man nach Finanzkraft, Mitarbeiterzahl oder Geschäftsfeld an das Thema herangeht fällt die Diskussion unterschiedlich aus. Im Zusammenhang mit der Betrachtung der Anforderungen an Document Related Technologies soll eine Unterscheidung in kleinere Unternehmen und größere Mittelständler genügen. Auch die Bedürfnisse der Unternehmen an Dokumenten-Management sind kaum vergleichbar. Für die Anbieter von DRT Lösungen, die sich in der Vergangenheit gern auch die lukrativen Projekte bei den TOP 1000 Unternehmen konzentriert haben, ist der Mittelstand inzwischen einer der wichtigsten Expansionsmärkte geworden. Hier steckt der Einsatz von Dokumententechnologien noch in den Kinderschuhen. Netzwerke, Bürokommunikation mit Office-Produkten, Websites, kaufmännische Software und spezifische Branchenfachanwendungen gehören heute zur Basisausstattung jedes Unternehmens. Für die Speicherung von Informationen betrachtete man die Speicherung im Filesystem, in Datenbanken und in den Fachanwendungen bisher als ausreichend. Erst die Überflutung mit immer mehr digitalen Informationen und die Diskussion um die gesetzlichen Anforderungen im Rahmen der Änderungen des HGB haben bei vielen Mittelständlern Projekte zur Einführung von Dokumenten-Technologien initiiert. Dabei wird die gesamte Palette aktueller Schlagworte genutzt, von Collaborative Commerce, Enterprise Content Management, Wissensmanagement, Workflow, usw. Die Positionierung der Branche unter verschiedensten Buzz Words ist hier für die Orientierung nicht hilfreich. Da bei vielen Mittelständlern der Einsatz von Beratern zu diesem Themenumfeld noch nicht weit verbreitet ist, geraten viele Projekte bereits bei der Zieldefinition aus dem Tritt.
Welche Anforderungen haben Mittelständler an Dokumenten-Technologien ?
Ein einheitliches Profil der Anforderungen gibt es im Prinzip nicht. Hierzu sind die Unterschiede zwischen den verschiedenen Branchen zu groß. Es lassen sich jedoch eine Reihe von Schwerpunktthemen feststellen:
Archivierung als Subsystem von Bürokommunikation und E-Mail Unterschiedliche Speicherorte im Filesystem und im E-Mail-System haben zur Ausbildung einer speziellen Produktkategorie geführt – E-Mail-Archive für Outlook/Exchange und Notes/Domino. Die Zusammenführung von E-Mails mit Attachments aus dem eigenen Netzwerk und dem Internet, digital eingehenden Faxen, Office-Dateien und andere Files ist mit herkömmlichen Dateisystemen nicht mehr zu bewältigen. Leider werden solche Archivsysteme häufig als Insellösung konzipiert und können nicht als allgemeines Unternehmensarchiv genutzt werden. Andererseits sind solche Lösungen ohne größeren organisatorischen Aufwand einführbar.
Archivierung von kaufmännischen Daten Durch die Diskussion um die GDPdU Grundsätze des Datenzugriffs und der Prüfbarkeit digitaler Unterlagen ist auch der Bedarf für die elektronische Archivierung aktueller geworden. Für die meisten der Standardpakete im Umfeld Buchhaltung gibt es inzwischen angebundene kleinere Archivsysteme. Diese werden aber als nachgeordnetes Speichersystem nur für die kaufmännischen Daten genutzt und stellen damit ebenfalls Insellösungen dar. Bei vielen dieser Lösungen besteht außerdem noch die Unsicherheit, welche Daten in welcher Form zu speichern sind, so dass der von der DRT-Branche erwartete Einkaufsboom noch nicht stattgefunden hat.
Web-Content-Management Die meisten größeren Unternehmen stellen derzeit ihre ersten auf einfachen, verlinkten HTML-Seiten basierenden Homepages auf Web-Content-Management-Lösungen mit einem professionelleren Redaktionssystem um. Die Anforderung die Website ständig aktuell zu halten und Interaktion anzubieten sind nur mit solchen Tools kostengünstig und einfach administrierbar möglich. Nach den ersten wenig positiven Erfahrungen mit E-Commerce und E-Business zeichnet sich inzwischen eine zweite Welle ab. Der Mittelstand ist hier jedoch mit seinen Investitionen sehr zurückhaltend. Erfolgsversprechender erscheint inzwischen Web-Technologien auch im Intranet einzusetzen und so eine einheitliche Content Management Infrastruktur zu schaffen.
Collaborative Commerce und Supply Chain Management Bei diesen beiden Themen ist der Mittelstand eher weniger die treibende Kraft, sondern wird von Großunternehmen in die Pflicht genommen. Beteiligung an Portalen, eProcurement, elektronische Angebots- und Auftragsabwicklung und andere Verfahren gelangen auf diese Weise zunehmend in die mittelständische Zulieferindustrie. Es entsteht damit die Anforderung, die ausgetauschten Informationen auch selbst zu speichern. Da in diesem Umfeld kaum noch Papier entsteht und ausgetauschte Informationen häufig nicht mehr für eine Repräsentation in Papierform geeignet sind, erhöht dies den Druck auf die Mittelständler. Zumindest bei allen größeren ist daher Dokumentenmanagement bereits eingeführt oder in der Projektierung. Eines der Ziele ist dabei, diese Technologie aus den bisher engbegrenzten Anwendungen auch anderen Abteilungen nutzbar zu machen.
Zeichnungs- und Produktdatenmanagement Im Bereich von CAD sind spezialisierte Dokumenten-Management-Lösungen bereits vielfach im Einsatz. Auch für Handbücher, Produktdatenblätter, Qualitätsmanagement und andere Produktinformationen wird zunehmend auf Dokumentenmanagement-Lösungen zurückgegriffen. Hierbei steht weniger der Workflow-Aspekt im Vordergrund. Hauptthemen sind Rendition- und Versionsmanagement sowie die Verteilung und Bereitstellung an unterschiedlichsten Standorten. Häufig sind diese Lösungen aber nur auf bestimmte Abteilungen und deren Bedürfnisse ausgelegt und werden nicht als Unternehmenslösung betrieben.
Die Aufwandsfrage
Kleinere Mittelständler versuchen zunächst mit Mitteln der bei Ihnen standardmäßig eingesetzten Softwareprodukte sich der Lösung zu nähern. Häufiger wurden so kleinere Lösungen auf Basis von Lotus Notes und in seit kürzerem auch mit dem Microsoft Sharepoint Server realisiert. Archivierung ist hierbei kein Thema, der Fokus liegt auf Datenbanken und der kontrollierten Speicherung von Dateien unabhängig vom Dateimanager. Wenn zusätzliche Software gekauft wurde, so waren dies meist die „kleineren“ Dokumentenmanagement-Produkte wie Docuware, Easy, ELO oder WinDream. Für die meisten Anwendungsfälle sind sie auch ausreichend. Skalierungsprobleme der Vergangenheit sind heute auch bei den „kleineren“ Produkten überwunden, so dass der Weg von der Abteilungslösung zur Unternehmenslösung mit mehreren hundert Arbeitsplätzen möglich ist. Projekte sind heute ohne großes Risiko zu fest kalkulierbaren Kosten möglich. Ist jedoch zusammen mit der Einführung einer DRT-Lösung neue Hardware, neue Netzwerkinfrastruktur oder neue Betriebssoftware notwendig, sprengt dies häufig den verfügbaren Investitionsrahmen. Dies liegt meistens nicht an der Software, sondern an der benötigten Infrastruktur.
Der gehobene Mittelständler hat häufig mehr Probleme als die kleineren Unternehmen. Heterogene IT-Landschaften, häufig verteilte Standorte, größere Verwaltungen und andere organisatorische Gegebenheiten machen aus der Einführung immer ein Projekt. Besonders die Integration in vorhandene Software, besonders wenn es sich um ältere, proprietäre Anwendungen handelt, stellt ein Risiko dar. Projekte sind aufwendig und zehren an den eigenen Ressourcen der potentiellen Anwender. Effizient lässt sich die neue Technologie nur dann nutzen, wenn man auch die Organisation und die Abläufe mit anpasst. Dies allein ist bereits ein Grund, warum solche Vorhaben zögerlich angegangen werden. Die Kosten lassen sich nicht so konkret kalkulieren wie bei einer kleineren Installation und für das Projektmanagement muss man häufig auf externe Berater oder Personal des Anbieters zurückgreifen. Da größere Mittelständler häufig bereits länger mit einem Systemintegrator zusammenarbeiten wird auch die Produktauswahl und die Durchführung des Projektes häufig von diesen getrieben. Bei den Produkten kommen dann Lösungen zum Zug, die vom Integrator selbst angeboten werden oder ihm zumindest aus anderen Projekten vertraut sind. Zum Einsatz kommen heute häufiger Lösungen von Documentum, FileNET, GFT Solutions, IBM, iXOS oder Saperion. Zur strategischen Positionierung in Hinblick auf neuere Themen und Technologien wird aber auch häufig in einzelnen Workshop oder kleineren Vorstudien auf externe Berater zurückgegriffen. Typisch ist, das Projekte nach der Phase der Vorstudie oder Fachkonzeption häufig in eine gewisse Stagnation verfallen, da Entscheidungen angesichts der Kosten und organisatorischen Aufwände lange benötigen.
ASP als Alternative ?
„Warum muss man selbst in Hardware, Software und Projektarbeit investieren ?“ Dies fragen sich viele kleinere Mittelständler. Die Antwort der Anbieter hierauf ist Application Service Providing. Im Umfeld des Dokumentenmanagements kann dies auch als DMCO Document Management Complete Outsourcing auch das Posteingangsscannen, Abstellen von Personal, Betrieb der Systeme und andere Dienstleistungen einschließen. Gerade für Selbständige und kleinere Mittelständler ist dies eine Alternative zu den aufwendigen Inhouse-Lösungen. Befragt man ASP-Dokumenten-Management-Anbieter so ist jedoch das Geschäft bisher weit hinter den Erwartungen zurückgeblieben. Hierfür gibt es viele Gründe. Einer ist sicherlich die Vertrauensfrage – gibt des Anbieter noch in ein paar Jahren, werden die Leitungen nicht abgehört, werden meine Dokumente sicher gespeichert, kann niemand anders darauf zugreifen, was passiert mit den Informationen wenn der Anbieter die Verfügbarkeit nicht mehr sicherstellen kann ? Die Liste der Fragen kann beliebig verlängert werden. Auch die Kosten, besonders bei geringer Übertragungsbandbreite der verfügbaren Leitungen, sind noch nicht in einem attraktiven Bereich. ASP-Lösungen lassen sich auch kaum in bestehende Anwendungsumgebungen integrieren. Die Individualisierung ist nur mit Einschränken möglich oder führt gleich wieder in ein „kleines“ Projekt. Zwar kann der Export vom Anwender zum ASP relativ einfach gestaltet werden, der Zugriff auf die Daten und Dokumente erfolgt aber fast immer nur über einen Browser – das Dokumentenarchiv ist damit eine Inselanwendung. Andere Angebote von Telekommunikationsunternehmen, die auch Projektmanagement, Bürokommunikation, Terminverwaltung und andere Office-Funktionalität anbieten, sind bisher für den Mittelstand noch wenig attraktiv. Aus Kostensicht spart man sich zwar die Einmalinvestitionen, muss sich aber auf laufende Kosten und eine große Abhängigkeit einrichten. Dennoch wird ASP zukünftig immer häufiger genutzt werden und sollte bei einer Wirtschaftlichkeitsbetrachtung auf jeden Fall berücksichtigt werden.
Die organisatorische Herausforderung bleibt
Auch der Mittelstand kommt zukünftig nicht ohne Dokumenten-Technologien aus. Die zunehmende Verbreitung von elektronischen Signaturen, die zweite Welle des E-Business, rechtliche Anforderungen an die Aufbewahrung von Daten, Zusammenführung von Informationen aus unterschiedlichsten Quellen und Beschleunigung der Prozesse lassen nur noch Raum für die Frage des „Wie“. Anwenderanforderungen lassen sich heute mit unterschiedlichen Produkten auf unterschiedlichen Plattformen umsetzen. Fragen nach Document Related Technologies sind daher auch immer zugleich Plattformfragen – setzt man weiter auf AS400, wird Dokumentenmanagement gleich als Portallösung implementiert, nimmt man Exchange oder Domino als Plattform und viele andere Ansätze mehr. Die Frage nach der geeigneten Dokumentenmanagement-Plattform ist damit auch zu einer Frage der IT-Strategie geworden. Kleinere Mittelständler haben hierfür oftmals nicht die Spezialisten und „hangeln“ sich von einer Adhoc-Entscheidung zur nächsten. Größere Mittelständler haben IT-Spezialisten – diese sind jedoch häufig mit dem Tagesgeschäft schon mehr als ausgelastet. Die Grundlagen für erfolgreiche Einführungen sind daher nicht überall gediehen. Besonders die organisatorische Herausforderung, vom fachlichen Konzept über Organisationsanpassungen, Schulung und Einführung bis zum sicheren Betrieb bleiben. Daher nehmen viele Mittelständler die derzeitige „Krisenstimmung im Dokumentenmanagement“ durch den Niedergang zahlreicher börsennotierter Anbieter in Deutschland als Anlass überhaupt nicht zu entscheiden. Die Technologie ist jedoch matur und wirtschaftlich einsetzbar – kein Grund im Mittelstand jetzt die Hände in den Schoss zu legen und noch länger abzuwarten!
Rechtshinweis
© CopyRight PROJECT CONSULT 2002
Autorenrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer

Home/Rechtshinweis
Presse/Autorenrechte
Zum Download sind auschließlich die Beiträge in der Rubrik Download vorgesehen. Als PDF bereitgestellte Beiträge enthalten auch die zugehörigen Grafiken.
Wissen/Download

Top
Seitentitel: Article_Mittelstand, Zitierung: http://www.PROJECT-CONSULT.com/home.asp?SR=510
Zuletzt aktualisiert am: 2.9.2002
CopyRight © 1992-2012 PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH
20251 Hamburg, Breitenfelder Str. 17, Tel.: +49-40-46076220, E-Mail, Rechtshinweis
Optimiert für MS Explorer 5.x, 6.x, 1024x768 Pixel, Cookies(on), JavaScript(on)
Diese Seite wird nicht mehr gepflegt. Bitte besuchen Sie www.PROJECT-CONSULT.de
This website is no longer updated. Please visit www.PROJECT-CONSULT.de