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Grundsätze der elektronischen Archivierung
Der VOI Verband Organisation und Information e.V. hat als Fachverband der Anbieter von DRT-Lösungen zehn Merksätze für eine sichere, ordnungsgemäße Archivierung herausgegeben:
VOI e.V.

1.
Jedes Dokument muß unveränderbar archiviert werden.
2.
Es darf kein Dokument auf dem Weg ins Archiv oder im Archiv selbst verloren gehen.
3.
Jedes Dokument muß mit geeigneten Retrievaltechniken wiederauffindbar sein.
4.
Es muß genau das Dokument wiedergefunden werden, das gesucht worden ist.
5.
Kein Dokument darf während seiner vorgesehenen Lebenszeit zerstört werden können.
6.
Jedes Dokument muß in genau der gleichen Form, wie es erfaßt wurde, wieder angezeigt und gedruckt werden können.
7.
Jedes Dokument muß zeitnah wiedergefunden werden können.
8.
Alle Aktionen im Archiv, die Veränderungen in der Organisation und Struktur bewirken, sind derart zu protokollieren, daß die Wiederherstellung des ursprünglichen Zustandes möglich ist.
9.
Elektronische Archive sind so auszulegen, daß eine Migration auf neue Plattformen, Medien, Softwareversionen und Komponenten ohne Informationsverlust möglich ist.
10.
Das System muß dem Anwender die Möglichkeit bieten, die gesetzlichen Bestimmungen (BDSG, HGB/AO etc.) sowie die betrieblichen Bestimmungen des Anwenders hinsichtlich Datensicherheit und Datenschutz über die Lebensdauer des Archivs sicherzustellen.


Quelle:
Dr. Ulrich Kampffmeyer, Jörg Rogalla
Profil Kampffmeyer
Grundsätze der elektronischen Archivierung
Inhaltsverzeichnis
„Code of Practice“ zum Einsatz von Dokumenten-Management- und elektronischen Archivsystemen
Rezension
VOI CoP 1 (zweite überarbeitete und erweiterte Ausgabe)
Darmstadt 1997
Seite 20
ISBN 3-932898-03-6
VOI-Shop
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Seitentitel: Rechtsfragen_GDeA_VOI_CoP1, Zitierung: http://www.PROJECT-CONSULT.com/home.asp?SR=396
Zuletzt aktualisiert am: 15.2.2002
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