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PDF – das universelle Dokumentenformat ?
PDF "Portable Document Format" wurde von der Firma Adobe mit dem Ziel entwickelt ein Dateiformat zu schaffen, mit dem es möglich ist, elektronische Dokumente unabhängig von einem bestimmten Textverarbeitungsprogramm und/oder einem Betriebssystem originalgetreu zu nutzen.
Das PDF- Format ist eine Weiterentwicklung von Postscript. Das PDF-Dokument ist statisch, beinhaltet aber alle Layout- und Schriftinformationen des Originals. Es ist dem Wesen nach also eher als Hardcopy des Originaldokuments zu verstehen.
Das bedeutet, dass ein Leser einer PDF-Datei das Dokument immer in der Form betrachten und ausdrucken kann, die der Autor festgelegt hat. Dabei spielt es keine Rolle, mit welchem Textverarbeitungsprogramm der Autor das Dokument ursprünglich erstellt hat.
Um eine PDF-Datei lesen zu können, benötigt man eine spezielle Software, die von der Firma Adobe kostenlos zur Verfügung gestellt wird: den Acrobat Reader. Mehr als 100 Millionen PDF-Reader sind weltweit installiert. Seit 1992 erobert Adobes Format die Welt der Information. Sein Siegeszug steht im engen Kontext mit der Verbreitung des Internet, denn wie das Web verspricht PDF, bisher unverträgliche Rechnerplattformen zu verbinden.
Neben dem kostenlosen Acrobat Reader ist von der Firma Adobe auch das (kostenpflichtige) Vollprodukt Acrobat erhältlich. Mit dieser Software können PDF-Dateien erstellt, nachbereitet und für die Nutzung optimiert werden.
Der Autor einer PDF kann festlegen, ob Grafik und/oder Text aus seinem PDF-Dokument selektiv herauskopiert oder geändert werden kann oder ob nicht gar erst ein Passwort den Inhalt sichtbar macht.
Selbst eine automatische Aktualisierung des PDF-Dokuments ist möglich: Acrobat holt sich nur die geänderten Seiten aus dem Netz und tauscht sie gegen die veralteten aus.
Wird anstelle einer einzelnen URL ein PDF-Skript mit einer Liste von "Favorite Sources" angegeben, erzeugt Acrobat vollautomatisch ein Superdokument, das alle angegebenen Websites in ein einziges PDF einbindet und auf Wunsch täglich aktualisiert.
Inzwischen ist auch für die Archivierung und das gesamte DRT-Umfeld PDF eines der wichtigsten Dokumentformate geworden.
Zu den Vorteilen des PDF Formats gehören die Plattformunabhängigkeit, die Verwendung von Multimediaobjekten, die Verkleinerung der Dateigrößen (ca. 10-15% von PS-Files), die farbige Darstellung von Links, die Integration von URL, die Verwendung von Vektorgrafiken (keine Zacken bei Vergrößerungen), PDF-basierter Workflow, die automatische Erzeugung aus konventionellen Datenbanken etc.
In den USA gehört das PDF-Steuerformular aus dem Internet schon zum Alltag. Die eingegebenen Feldinhalte werden per eMail datenbankgerecht in den Zentralrechner des Finanzamts übertragen - oder das ganze Formular einfach ausgedruckt. Das Ausfüllen von Formularen wird durch den PFN-Standard wesentlich vereinfacht. PFN steht für Personal Field Names; dazu legt der Anwender einmalig eine spezielle PDF-Datei auf seiner Festplatte ab, in der alle persönlichen Daten in definierten Feldern abgespeichert werden. Formulare, die die entsprechenden Eingabefelder aufweisen, können dann quasi automatisch ausgefüllt werden.
Zu beachten sind hier jedoch die für den deutschen DRT Markt wichtigen Kriterien. Zum Beispiel, dass PDF-Dokumente keine (einfach zugänglichen) Informationen über die Inhaltsstruktur enthalten, so dass Suchmaschinen- und Datenbank-Abfragen auf solche Dokumente nur sehr begrenzt möglich sind.
Für den Einsatz von PDF Archiven bei Finanzdienstleistern sei erwähnt, dass durch das Produkt „Solico“ der Firma „OneVision“ die Bearbeitung von PDF Dokumenten möglich ist und somit als Archivformat nur beschränkt einsetzbar ist. Die Revisionssicherheit und die Vorgaben der GoBS (Unveränderlichkeit, Reproduzierbarkeit und langfristige Verfügbarkeit) werden in diesem Fall nicht erfüllt.
Dementsprechend sind die Nutzungsarten und Einsatzgebiete von PDF umfangreicher. Die Hardcopyfunktionalität dient zum Austausch von Informationen, zur Eingabe von Daten kann die Formularfunktion genutzt werden. Weitere Möglichkeiten ergeben sich durch Renditioning.
Somit bekommt das klassische TIFF Format gleich zwei neue Konkurrenten. Neben PDF sei hier auch das JPG2000 Format zu erwähnen. Das PDF Format ist ein hochmodernes Format, mit modernen Werkzeugen. Es wird die klassischen TIFF Archive ergänzen, aber nicht ganz ablösen. Für steuerliche Unterlagen ist beispielsweise das PDF Format nicht zugelassen. Hier kann das PDF Format nur eine Ergänzung darstellen. Optische Archive, die nicht den Vorgaben der Banken, Versicherungen und Finanzbehörden unterliegen (Revisionssicherheit, GoBS) haben mit PDF-Archiven mächtige Werkzeuge, mit denen sich auch Workflowroutinen und Document Management Systeme realisieren lassen.
Bleibt nur noch die Frage der elektronischen Signatur. Ohne diese Eigenschaft wird kein Archivformat in Zukunft auskommen. Adobe Acrobat 5.0 unterstützt eine flexible Architektur für digitale Unterschriften, die es Drittanbietern wie Entrust, VeriSign und CIC erlauben, elektronische Signaturen in Adobe PDF-Dateien einzubinden. Zusätzlich bietet Adobe Acrobat eine Lösung mit öffentlichem und privatem Schlüssel für Arbeitsgruppen, ohne eine Fremdzertifizierung zu erfordern. Es ist sogar möglich, Zertifikate direkt vom Programm aus per E-Mail bei Kollegen anzufordern oder mit ihnen auszutauschen. Außerdem können Sie Zertifikate von Kollegen (öffentliche Schlüssel) als Kodierungsschlüssel verwenden. Dadurch wird eine PDF-Datei so gesichert, dass sie nur von befugten Personen geöffnet werden kann.
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Seitentitel: Standards_PDF, Zitierung: http://www.PROJECT-CONSULT.com/home.asp?SR=393
Zuletzt aktualisiert am: 27.4.2002
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