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Der Lösung einen Schritt voraus?
Einleitung
Die Organisation muß sich anpassen
Knowledge Management als Baukastensystem
Fazit

von Felix von Bredow
Profil_v.Bredow
Abstract
Über Knowledge Management wird viel gesprochen. Softwarehersteller versprechen den Unternehmen neue Lösungen, die teilweise schon unter anderen Bezeichnungen vertreiben worden sind. Bei aller Diskussionen um dieses Thema wird jedoch deutlich, daß kaum ein Verantwortlicher heute genau sagen kann, was Wissen eigentlich ist, ganz abgesehen von organisatorischen und technischen Implikationen, die sich daraus ergeben.
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Einleitung
Laut einer aktuell von CSC durchgeführten Studie mit dem Titel „Critical issues of Information System Management“ hat das Thema Knowledge Management bei über 70% von mehr als 800 befragten CIO’s die absolut höchste Priorität. Doch wie soll man diese Aussage interpretieren? Sicherlich ist das geteilte Wissen der Menschheit heutzutage einer der wesentlichen Produktionsfaktoren und erweitert somit die klassische betriebswirtschaftliche Theorie nach Gutenberg. Doch mit dieser Erkenntnis stellt sich noch immer die Frage, was eigentlich Wissen ist, geschweige der Antwort, wie dieses Wissen mit Techniken der heutigen IT elektronisch verwaltet werden kann.
Technologisch werden Ansätze wie XML eXtended Markup Language in einen engen Zusammenhang mit Knowledge Management gebracht, doch darf dabei nicht vergessen werden, daß mit diesem Ansatz ausschließlich strukturierte Informationen verarbeitet werden können. Daher liegen diese Ansätze eigentlich noch hinter dem Anspruch, echtes Wissen zu verwalten bzw. dieses aufbereitet wiedergeben zu können. Auch aus dieser Aussage entsteht automatisch die Frage nach der Definition von Wissen.
Wissen soll im folgenden derart verstanden werden, daß aufbauend auf strukturierten und unstrukturierten Informationen Wissen erst durch die in seinem individuellen sachlogischen Zusammenhang erfolgte Präsentation aller relevanten Informationen erzeugt wird. Aus dieser Definition ergeben sich für das Knowledge Management zwei sich ergänzende Ansätze:
Zum einen muß geklärt werden, wie eine Information in ihrem sachlogischen Kontext identifiziert werden kann,
zum anderen muß zur Aufbereitung der Informationen in diesem Kontext geklärt werden, wie dieser Zusammenhang selbst zu verstehen und abzugrenzen ist.
Betrachtet man diese beiden Aussagen genauer, so kann man vermuten, daß diese Anforderungen technologisch irgendwie gelöst werden können. Doch zeigt sich immer wieder, daß neben den technischen Rahmenbedingungen auch die nötigen organisatorischen Vorgaben geschaffen werden müssen, damit sich der Ansatz Knowledge Management als strategische Vorgabe behaupten kann.
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Die Organisation muß sich anpassen
Knowledge Management ist mehr als ein technologischer Ansatz, sondern eine Vorgabe, die ein Unternehmen als Ganzes leben muß. Die beste technologische Ausstattung nutzt einem Unternehmen nur wenig, wenn die Mitarbeiter auf Grund der althergebrachten Strukturen den Informationsfluß in engen Grenzen halten. Häufig fühlen sich unterschiedliche Abteilungen in einem Unternehmen in einer Konkurrenzsituation zueinander, die durch strenge Hierarchien und getrennte Funktionsbereiche von vornherein einen Informationsfluß und somit auch den Wissenstransfer verhindern. Eben die Bedeutung des Wissenstransfers für ein Unternehmen muß den Mitarbeitern erst einmal beigebracht werden. Hilfreich dafür zeigt sich immer wieder eine aktive Unterstützung und das beispielhafte Vorleben durch das Management eines Unternehmens.
Dieses alles läßt vermuten, daß echtes Knowledge Management nicht mehr mit herkömmlichen Vorhaben wie die Einführung eines Dokumenten-Management oder ERP Systems vergleichbar ist. Echtes Knowledge Management beschreibt nämlich im Grunde einen ganzheitlichen Ansatz, der sich auch technologisch aus allen klassischen IT-Disziplinen bedient.
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Knowledge Management als Baukastensystem
Zur Zeit wird allzu häufig vom Informationszeitalter gesprochen. Getrieben vom Internet sind heutzutage eine Vielzahl von Informationen frei verfügbar. Hier wird häufig der Fehler gemacht, daß diese Informationen bereits mit Wissen gleichgesetzt werden. Doch jeder, der im Internet in letzter Zeit gezielt nach Informationen gesucht hat, weiß, daß die benötigte Informationen für die eigene meist sehr individuelle Fragestellung häufig in einer Reihe ähnlicher, aber nicht zutreffender, Informationen verborgen ist.
Technisch gesehen setzt sich Knowledge Management aus drei wesentlichen Funktionsgruppen zusammen:
Informationen werden in den unterschiedlichsten Repositories in unterschiedlichsten Formaten vorgehalten. All diese Informationsspeicher müssen wie ein logisches Ganzes betrachtet werden können, ohne daß bei eventuellen Medienbrüchen Informationen verloren gehen können. Hier sehen sich vor allem Dantenbankanbieter und Anbieter klassischer DataWarehouse Lösungen aber auch herkömmliche DMS-Anbieter gut positioniert.
Informationen werden auf Grund der unterschiedlichsten Ereignisse benötigt. Je nach Situation kann eine ähnliche oder sogar gleiche Suchanfrage nach ganz unterschiedlichen Informationen verlangen. Hier werden Mechanismen verlangt, die den individuellen Kontext erkennen können. Expertensysteme, Management-Informations-Systeme aber auch Werkzeuge zur automatischen Klassifikation gehören in diesen Bereich.
Zwischen Datenhaltung und Präsentation der speziellen Informationen werden Mechanismen benötigt, die diese neuen Ansätze mit den herkömmlichen im Einsatz befindlichen Anwendungen in Einklang bringen. Aber nicht nur diese Integrationsfähigkeit ist von Bedeutung, sondern auch die Offenheit für mögliche neue Anforderungen. Hier können Funktionsbausteine der unterschiedlichsten IT-Disziplinen miteinander neu kombiniert werden. Anbieter im Groupwareumfeld versuchen zur Zeit dieses Segment zu forcieren, aber auch Anbieter von Enterprise-Portals versuchen diesen Bereich zu besetzen.
Dieses oder ähnliches gibt es doch schon, mag sich bei dieser Beschreibung so manch einer sagen. Das stimmt aber nur zum Teil. Wurden bisher in der Datenspeicherung komplette Objekte betrachtet, so versucht man im Rahmen des Knowledge Management auf eine sehr viel tiefere Ebene vorzustoßen. Hat man bislang im Dokumenten-Management gesamte Dokumente betrachtet, so ist nun jede in einem Dokument enthaltenen Information interessant.
Zusammenfassend wird hier auf der technischen Seite die klassische Forderung nach einer 3- oder mehrschichtigen IT-Architektur wieder aufgegriffen. Diese Ideen existieren schon seit Jahrzehnten, doch umgesetzt worden sind sie meistens nicht. Nicht zuletzt, da die großen Softwarehersteller sich durch abweichende Interpretationen Alleinstellungsmerkmale schaffen konnten. So versuchen z. B. Anbieter von ERP-Systemen den Knowledge Management Ansatz in ihren eigenen ganzheitlichen, wenn auch in sich geschlossenen Ansatz zu transponieren. Doch gerade das Internet als Motor für das Knowledge Management verlangt wieder nach diesen mehrschichtigen Architekturen.
Identifikation von Informationen
Was sind nun im Rahmen des Knowledge Management die wesentlichen Komponenten, die einen wirklichen Mehrwert in Form von Wissen schaffen?
Zum einen finden wir hier neue Produkte zur automatischen Klassifikation von Dokumenten. Diese beruhen verstärkt auf Verfahren der künstlichen Intelligenz und sind daher selbstlernend, orientieren sich also an dem tatsächlich in einen Unternehmen bestehenden Bedarf. Da auch in diesem Umfang noch zu sehr von ganzen Dokumenten und weniger von den enthaltenen Informationen als Ausgangsbasis für die Klassifikation ausgegangen wird, stellt sich hier die Frage, mit welcher Informationsgranularität gearbeitet werden soll. In diesem Umfeld muß die Belastungsfähigkeit dieser Werkzeuge erst bewiesen werden. Es kann zumindest schon jetzt festgestellt werden, daß diese Systeme mit einer wachsenden Lernmenge mit dem Effekt des Übertrainierens konfrontiert werden, der die Zuorderbarkeitsrate mit der Zeit geringer werden läßt. Die heutigen Systeme sind daher vermutlich noch nicht wirklich reif für echtes Knowledge Management, sondern stellen erst die erste Stufe im Evolutionsprozeß dar.
Geht man von klar strukturierten Informationen aus, so stehen schon heute Tools zur Verfügung, die die enthaltenen Informationen in XML-Strukturen aufbewahren und bei Bedarf individuelle Informtionsanteile weitergeben können. Aber schon die in diesem Umfang offene Frage, wie individuell zusammengestellte Informationen zu relevanten Geschäftsentscheidungen führen können, läßt ungeahnte Fragestellungen zur rechtlich anerkannten, revisionssicheren Archivierung von Informationsständen aufkommen.
Identifikation des Informationsbedarfs
Wie eingangs erwähnt ist aber nicht nur die Klassifikation zur eindeutigen Identifikation von Informationen eine der tragenden Knowledge Management Säulen, sondern auch die ebenso wichtige Aufgabe den sachlogischen Kontext zweifelsfrei identifizieren zu können. Hier sind ganz unterschiedliche Ansätze zu erkennen:
Die Werkzeuge zur automatischen Klassifikation finden auch hier ein sinnvolles Einsatzgebiet. Können diese doch auf Grund der Benutzergewohnheiten lernen, welche zugehörigen Informationen für eine spezielle Problemstellung relevant sind.
Andere Mechanismen orientieren sich in diesem Bereich an der sprachlichen Auswertung von Anfragen an ein System. Durch die Hinterlegung eines oder mehrerer kompletter Wortschätze und der zusätzlichen Verwendung von cross-lingualen Beziehungen, stehen schon heute sehr mächtige multilinguale Werkzeuge zur Verfügung. Diese haben weiter den angenehmen Nebeneffekt, daß auch Informationen aus Altsystemen auf Grund der Inhalte in einen entsprechenden Zusammenhang gebracht werden. Diese müssen also meist nicht durch die neuen Anforderungen neu indiziert werden.
Ein weiterer Ansatz ist die Verwendung von Benutzerprofilen. Jeder User kann Angaben zu seinen persönlichen Interessen und Vorlieben machen, um so automatisch an Informationen von anderen Personen partizipieren zu können, die ähnliche Interessen angegeben haben. Weiterhin existieren inzwischen Mechanismen, die neben der manuellen Profilangabe auch die Interessen von Benutzern und Benutzergruppen automatisch beobachten und somit die Profile ständig erweitert werden. Dieser Ansatz wird Profiling genannt.
Im Umfeld der Ermittlung des Informationsbedarfs sind zur Zeit viele unterschiedliche Lösungsideen angedacht. Betrachtenswert sind auf jeden Fall die individuellen Anforderungen eines Unternehmens bevor mit der Realisierung begonnen wird.
Nutzen des gewonnen Wissens
Die beiden vorangegangenen Abschnitte zeigen schon, wie komplex das Thema Knowledge Management sein kann. Doch die Komplexität ist eigentlich nur der Anfang, wenn Knowledge Management sinnvollerweise als ganzheitlicher Ansatz verstanden werden will.
Kein Unternehmen wird sich mit diesem Thema beschäftigen, wenn dem nicht auf irgendeine Art und Weise ein geschäftlicher Erfolg gegenüberstehen würde. Die zusammengetragenen Informationen stellen ja selbst noch kein Wissen dar. Dieses entsteht erst im Kopf der informationsnutzenden Personen.
Geschäftsziele werden heute mehrheitlich mit einer hohe Kundenzufriedenheit, Time-to-Market Aspekten u. a. definiert. Unternehmen wollen also mit Geschwindigkeit und Kompetenz glänzen und haben aus diesem Grund in den letzten Jahren umfassende IT-Infrastukturen angeschafft. Diese Investitionen müssen sich noch über die nächsten Jahre tragen, womit ein dringender Bedarf entsteht diese „alten“ Anwendungen in die neue wissensbasierte Welt zu integrieren. Hier stehen die Unternehmen häufig vor der Schwierigkeit der klaren Abgrenzung. Diese „alten“ Systeme sind nämlich meistens sowohl Informationslieferant, als auch Nutzer des durch die neuen Methoden gewonnenen Wissens.
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Fazit
Knowledge Management ist ohne Zweifel ein Schlagwort, das genau den Nerv von verantwortlichen Managern trifft. Deshalb kann man auch immer wieder beobachten, daß Projektvorhaben in einigen Unternehmen erst unter dieser Bezeichnung das benötigte Budget bewilligt bekommen haben, obwohl sich -abgesehen von der Titulierung- inhaltlich nichts geändert hat.
Die Frage, die sich aber eigentlich stellt ist, ob Knowledge Management als ganzheitlicher Ansatz heutzutage überhaupt durchführbar ist. Sicherlich existieren schon eine ganze Reihe von Techniken, die diesem Ziel nahe kommen. Unterstützt durch die nötigen organisatorischen Maßnahmen scheint dieser Ansatz vielversprechend. Dennoch kann bezweifelt werden, ob echtes Knowledge Management damit erreicht werden kann. Hat die Menschheit doch schon von selbst erkannt, daß wir uns im Informationszeitalter befinden. Vom Wissenszeitalter wurde aber bisher nicht gesprochen. Um diese nächst höhere Stufe zu erlangen, werden wir uns trotz der zur Zeit verfügbaren Technologien noch ein wenig gedulden müssen.
Rechtshinweis
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Seitentitel: Artikel_Knowledge Management, Zitierung: http://www.PROJECT-CONSULT.com/home.asp?SR=346
Zuletzt aktualisiert am: 10.12.2001
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