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| Migration von vorhandenen Lösungen und Dokumenten-Management im heterogenen Umfeld |
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| | | | Aktuelle Informationen zur DMS EXPO Europe (26. – 28.09.2001) von PROJECT CONSULT, Hamburg
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| | | | Hamburg, 04.09..2001- PROJECT CONSULT informiert zur DMS EXPO Europe, warum es für Unternehmen sinnvoll ist, externe Berater als neutrale Spezialisten bei der Einführung von elektronischen Informationssystemen einzusetzen, um ein Projekt erfolgreich durchzuführen.
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| | | | Ständig ändern sich Hard- und Software, Datei- und Dokumentenformate sowie Strukturen und Organisation von Unternehmen. Im Gegensatz dazu steht die Anforderung nach einer langfristigen Informationsverfügbarkeit. Um diese zu gewährleisten, muß die Migration von Archivsystemen bei Veränderungen von Betriebssystemen, Hardwarekomponenten und Anwendungssoftware berücksichtigt werden. Häufig ist es auch für den Betrieb eines elektronischen Archivsystems wirtschaftlicher, nach einigen Jahren die noch benötigten Informationen auf neue Medien, in neue Jukeboxen umzukopieren. Die Softwarezyklen haben sich heute auf etwa neun Monate reduziert. Wie die Hersteller bei diesen kurzen Zyklen und der Komplexität der Software überhaupt noch in der Lage sind, lauffähige, qualitätsgesicherte Produkte auf den Markt zu bringen, ist schwer vorstellbar. Insbesondere die Hersteller von Archivsoftware unterliegen besonderen Anforderungen an die Sicherheit und langfristige Verfügbarkeit ihrer Produkte. Archivhersteller müssen einerseits Langfristigkeit verkaufen, d.h. eine mindestens zehnjährige Sicherheit für die Archive sicherstellen, und daneben die Systeme so auslegen, daß man mit geeigneten und einfachen Mitteln auf neue Plattformen, Medien, Softwareversionen und Komponentenohne Informationsverluste migrieren kann. Dies bedeutet jedoch nicht, daß der Anbieter auf eigenes Risiko und eigene Kosten die Migration sicherstellen muß. Der Anwender muß selbst seine IT-Strategie festlegen und langfristig absichern. Dem Anbieter obliegt es jedoch, geeignete Tools und Verfahren für die Migration bereitzustellen. Vorteile haben alle diejenigen Anbieter, die bereits Migrationsprojekte durchgeführt haben.
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| | | | Niemand sollte den strategischen Blickwinkel bei der Einführung eines Archivsystems außer Acht lassen, über die jeweiligen Realisierungs- und Produktivphasen hinaus müssen Produktweiterentwicklung, langfristige Informationsnutzung und verschiedene Migrationsarten mit eingeplant werden. Migration ist die rechtzeitige, organisierte Überführung von Dokumenten aus einem bestehenden System in ein neues, teilweise neues oder geändertes vorhandenes System. Mit dem Anbieter ist rechtzeitig zu vereinbaren, für welche Systemkomponenten wann spätestens eine Migration oder ein Update erfolgen muß, damit die Betriebsbereitschaft und Verfügbarkeit der Informationen nicht eingeschränkt wird. Wird eine Migration vom Anbieter empfohlen und vom Betreiber nicht durchgeführt, liegt das Risiko der Informationsverfügbarkeit beim Betreiber. Die Ordnungsmäßigkeit des Verfahrens ist hierdurch gefährdet.
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| | | | Benötigte Investitionssicherheiten werden durch eine Migrationsplanung gewährleistet. Allerdings beginnt die Migrationsplanung nicht mit der Fragestellung ,,was müssen wir in Zukunft tun, um unsere Datenbestände weiterbenutzen zu können?", sondern mit der grundlegenden Gestaltung einer Architektur unter der konsequenten Einbeziehung verfügbarer internationaler Standards. Diese bedeutet einen Mehraufwand bei der Einführung eines Dokumentenmanagement Systems. Dieser Mehraufwand erscheint jedoch sehr gering gegen die möglichen Folgekosten, die eine Vernachlässigung einer Migrationsplanung bedeuten würde.
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| | | | Es empfiehlt sich bereits bei den Vertragsverhandlungen zwischen Anbieter und Anwender festzulegen, wie unterschiedliche Migrationen durchgeführt werden können, wer welchen Teil der Kosten trägt und wann eine Migration nach Meinung des Anbieters in jedem Fall sinnvoll oder sogar notwendig ist.
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| | | | Das Migrationskonzept ist in die Verfahrensdokumentation aufzunehmen. Wesentlicher Bestandteil der Verfahrensdokumentation ist das Sicherheitskonzept. In den GoBS wird auf die Dokumentation des internen Kontrollsystems (alle aufeinander abgestimmten und miteinander verbundenen Kontrollen, Maßnahmen und Regelungen), der Datensicherheit und des Datenschutzes besonderes Augenmerk gelegt. Als Maßnahmen zur Wahrung der Datenintegrität sind alle Vorkehrungen zu beschreiben, durch die erreicht wird, daß Daten und Programme nicht von Unbefugten geändert werden können.
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| | | | PROJECT CONSULT hat in diesem Umfeld umfangreiche Erfahrungen gesammelt und erfolgreiche Projekte durchgeführt. PROJECT CONSULT berät Anwender bei der rechtzeitigen Planung von Migrationen und deren Durchführung.
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| PROJECT CONSULT auf der DMS EXPO Europe vom 26. – 28.09.2001 |
| | | | Die Berater der PROJECT CONSULT GmbH stehen nach Absprache für Informations- und Beratungsgespräche zu Themen der DRT Document Related Technologies zur Verfügung.
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| | | | Sie informieren die Besucher über Produktauswahl, Einführungskonzepte, Qualifizierung, Verfahrensdokumentation, rechtliche Anerkennung der Archivierung und der digitalen Signatur, Migration von Archiven, Nomenklatur und Thesauri, Standards und Normen usw.
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| | | | Dr. Kampffmeyer hält im Rahmen des Veranstaltungsprogrammes am 27.09.2001 von 14 – 15 Uhr eine Keynote im Themenumfeld der Veränderungen von Rechtsfragen. Der Titel lautet:
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| | | | "Elektronische Signatur & Elektronische Archivierung"
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| | | | Dr. Kampffmeyer betrachtet dabei folgende Punkte:
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| | | | | |  | | Das digitale Dokument: Formen und Einsatzgebiete der elektronischen Signatur
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| | | | | | | | Die Zukunft ist digital: Die elektronische Signatur und ihr rechtliches Umfeld
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| | | | | | | | GDPdU ... und raus bist Du !: Elektronische Archivierung im Licht neuer gesetzlicher Regelungen
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| | | | Das Gedächtnis des Informationszeitalters: Trends und Zukunft von Document Related Technologies?!“ Im Rahmen des Veranstaltungsprogrammes nimmt Dr. Kampffmeyer am 28.09.2001 von 14 – 15 Uhr an einer Podiumsrunde zum Thema „Knowledge Management und die Gesellschaft“ teil.
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| Rechtshinweis |
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