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| Was ist ... Dokumenten-Management im weiteren Sinn? |
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| Traditionelle Produktabgrenzungen |
| Dokumenten-Management im engeren und weiteren Sinn |
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| Traditionelle Produktabgrenzungen |
| | | | Ursprünglich waren die verschiedenen Dokumenten-Management-Technologien eher monolithische Anwendungen, das heißt in sich geschlossene Lösungen mit speziellen Clienten für die jeweiligen Applikationen ohne die Berücksichtigung von Integrationsaspekten. Dokumenten-Management-Produkte im weiteren Sinn werden daher heute noch mit verschiedenen Begriffen differenziert.
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| | | | Die wichtigsten Produktkategorien mit ihren Merkmalen in ihrer anfänglichen Bedeutung sind in diesem Zusammenhang folgende:
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| | | | Bürokommunikation/Office-Pakete einzelne Module wie Textverarbeitung, Kalkulation, Grafik, Datenbank, Kalender, Mail oder Fax, aktive Steuerung durch den Anwender.
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| | | | Document Imaging Scannen, Anzeigen, Drucken und Verwalten von Faksimile-Dokumenten.
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| | | | Dokumenten-Management oder Compound Document Management dynamische Verwaltung von Compound Documents und Dateien, Versionsverwaltung, Check in/Check out.
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| | | | E-Forms elektronische Formulare für die Eingabe, Anzeige, Ausgabe und Verwaltung variabler Informationen.
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| | | | E-Mail elektronische Post, die individuell oder nach Verteilerschlüsseln in Netzwerken versendet werden kann.
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| | | | Elektronische Archivierung Speicherung von Daten, NCI-Dokumenten, Dateien und/oder Listen, datenbankgestützter Zugriff, Verwaltung großer Informationsmengen, Revisionssicherheit.
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| | | | Groupware kooperatives Arbeiten, datenbankgestützte Verwaltung von Daten und Dateien, Replikation, Gruppenfunktionen wie Kalender oder Mail, Verknüpfung und Integration einzelner Komponenten.
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| | | | Workflow regelbasierte Steuerung strukturierter Abläufe, Status- und Aktionsüberwachung, Verarbeitung von CI- und NCI-Dokumenten, kontrollierte Weiterleitung von Dokumenten und Vorgängen.
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| | | | In Anbetracht einer zunehmenden Überschneidung und Integration der verschiedenen Produkte und Komponenten, auf die an späterer Stelle noch genauer eingegangen wird, schwinden diese traditionellen Abgrenzungskriterien immer mehr. Integrationsanforderungen sind im Zuge der fortschreitenden Vernetzung und Technologieentwicklung enorm gestiegen.
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| | | | Mit der fortschreitenden Technologieentwicklung ist die Bürokommunikation im Begriff, sich von isolierten nebeneinander stehenden Komponenten und Funktionen zu einer Integration der einzelnen Module und Unterstützung gesamter Prozesse zu entwickeln.
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| Dokumenten-Management im engeren und weiteren Sinn |
| | | | Die unterschiedlichen Dokumenten-Management-Technologien sind in starkem Maße voneinander abhängig, der Einsatz einer Komponente ist im allgemeinen nicht ohne den Zugriff auf andere Komponenten sinnvoll. Allen Produktkategorien ist gemeinsam, daß unterschiedliche Arten von Dokumenten - gescannte Faksimiles, Faxeingang, Dateien aus Büroanwendungen, Multimediaobjekte usw. - datenbankgestützt und unabhängig von herkömmlichen hierarchischen Dateimanagementsystemen verwaltet werden. Der Einsatz von Datenbanken erlaubt die Handhabung großer Informationsmengen und einen direkten Zugriff auf einzelne Dokumente und Dokumentengruppen. In diesem Zusammenhang ist zum Beispiel der Bereich Imaging unter dem Gesichtspunkt zu betrachten, daß es sich hierbei nur um eine spezielle Art von Dokumenten handelt. Unter einem Dokumenten-Management-System im weiteren Sinn sollen daher verschiedene Systeme und deren Zusammenspiel wie
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| | | | | |  | | Dokumenten-Management im engeren Sinn,
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| | | | | | | | elektronische Archivierung
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| | | | verstanden werden, wobei unter den klassischen Dokumenten-Management-Systemen im engeren Sinn, die ursprünglich aus der Notwendigkeit entstanden sind, Managementfunktionen und Services für die enorm wachsenden Dateibestände zur Verfügung zu stellen,
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| | | | | | | | Compound Document Management und
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| | | | zu verstehen sind. Zur Abgrenzung dieser Produkte von Document Imaging, Workflow und Groupware spricht man heute auch häufig von Compound-Document-Management-Lösungen.
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| | | | Für DMS-Lösungen ergeben sich unterschiedliche Schwerpunkte, jede der angesprochenen Produktgruppen geht von einem anderen Ansatz aus:
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| | | | Dokumenten-Management-Systeme im engeren Sinn sind dokumentorientiert, das heißt Zugriff, Verwaltung und Darstellung erfolgen auf Basis von Dokumentenmerkmalen. Ursprung dieser Systeme ist die Verwaltung von Dateien in Netzwerken. Organisatorische Gesichtspunkte wie gemeinsames Arbeiten mit Dokumenten, Einbinden in Prozesse etc. spielen bei den klassischen Produkten keine Rolle. Wesentliche Merkmale sind die Bildung von Dokumentengruppierungen (Container), Versionsmanagement und selbstbeschreibende Dokumentenobjekte.
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| | | | Elektronische Archivsysteme mit digitalen optische Speichern gehen von einem ähnlichen Ansatz wie die klassischen Dokumenten-Management-Systeme aus. Auch hier werden mittels einer Datenbank einzelne Informationen und Container verwaltet. Elektronische Archivsysteme besitzen darüber hinaus die Möglichkeit, große Informationsmengen online, nearline und offline in Jukeboxen zu verwalten.
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| | | | Workflow-Systeme gehen von einem prozeßorientierten Ansatz aus, bei dem Dokumente in einen Arbeitsfluß eingesteuert werden. Sie nutzen hierfür ebenfalls Archivsysteme, die zum Teil direkt in das Workflow-System integriert sind. Der Zugriff erfolgt situations- und prozeßbezogen weniger auf Einzeldokumente denn auf zusammenhängende Vorgänge aus unterschiedlichen Informationen und Quellen.
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| | | | Blickwinkel ”kooperatives Arbeiten”
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| | | | Groupware-Systeme gehen wieder von einem anderen Ansatz aus. Im Vordergrund steht die gemeinsame Nutzung von Pro-gramm- und Informationsressourcen. Der Zugriff kann dokumentenorientiert, im Rahmen der gemeinsamen Bearbeitung von Dokumenten oder auch innerhalb nicht fest vorgegebener oder strukturierter Prozeßketten erfolgen. Die Archivierung spielt hier nur eine nachgeordnete Rolle.
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| | | | Datenbanken und Anwendungen umfassen heute bereits einen großen Anteil von Informationen, die erst dann zu einzelnen Dokumenten werden, wenn sie die ursprüngliche Datenverwaltungs- und Datenhaltungskomponente durch Auslagerung oder Export verlassen. Besonders Volltextorientierte Systeme, in denen alle Dokumentinhalte verarbeitsungsfähig gespeichert sind, gehen vom Blickwinkel ”Daten” aus. Zugriffs- und Inhaltskomponente sind in diesem Fall die gleichen Daten. Eine Reihe von Lösungen halten auch Faksimile-Dokumente direkt in der Datenbank, zum Beispiel in Gestalt von BLOBs (Binary Large Objects), und betrachten sie nur als neuen Datentyp. Die Nutzung der Daten und Dokumente erfolgt hierbei direkt in der Datenbank selbst und nicht über ein herkömmliches elektronisches Archiv-, Workflow- oder Dokumenten-Management-System. Diese arbeiten in der Regel mit Referenzdatenbanken, aus denen auf die einzelnen Dokumente mittels Pointer (zum Beispiel Unique Identifier) in einem separaten Datenhaltungssystem (Repository, Library, Archiv o.ä.) verwiesen wird.
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| | | | Diese unterschiedlichen Produktphilosophien mischen sich und wachsen derzeit zusammen. Elektronische Archivsysteme verlieren ihre Eigenständigkeit und werden Dienste von klassischen Dokumenten-Management-, Groupware- und Workflow-Systemen. Dokumenten-Management-Lösungen werden um Funktionalitäten aus dem Groupware- und Workflow-Umfeld ergänzt, Groupware erlaubt inzwischen die Einrichtung strukturierter Arbeitsabläufe, und als gegenläufige Bewegung kann in Workflow-Systemen außerhalb vorgegebener Prozesse auch ad hoc mit Informationen gearbeitet werden. Sogenannte Enabling-Technologien, die bestehende Anwendungen um spezielle Dokumenten-Management-Eigenschaften ergänzen, verstärken den Trend zur Überschneidung der verschiedenen Funktionen und Produkte. Aufgrund der zunehmenden Überschneidung der Funktionalität und der Rolle, die Dokumente in allen erwähnten Systemkategorien spielen, ist es daher gerechtfertigt, übergreifend von Dokumenten-Management-Systemen zu sprechen. Die Blickwinkel ”Dokument”, ”Prozeß”, ”kooperatives Arbeiten” und ”Daten” stellen nur unterschiedliche Sichten auf die gleiche Anforderung dar - die gezielte, zeitnahe, konsistente, vollständige, situationsbezogene Bereitstellung von Informationen.
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| | | | Ausgehend von der Passivität des Benutzers bzw. des Systems können Dokumenten-Management-Systeme generell in ”Push”- und ”Pull”-Systeme unterteilt werden. Push-Systeme sind aktive Systeme (Bringeschuld des Systems), bei denen die Dokumente den Bearbeitern transaktionsbezogen automatisch übermittelt und ebenso nach der Bearbeitung weitergeleitet werden. Push-Systeme lassen sich bei Anwendungen mit gut strukturierten und vorhersehbaren Arbeitsabläufen sinnvoll einsetzen. Pull-Systeme sind passive Systeme (Holeschuld des Benutzers), bei denen der Benutzer aktiv einen Zugriffsvorgang startet, um aus einem allgemeinen Informationspool die ihn betreffenden Dokumente zu erhalten. Ergebnisse werden in den Datenpool aktiv zurückgestellt. Der Benutzer ist auch für alle Bearbeitungs- und Weiterleitungsfunktionen verantwortlich. Die Freiheitsgrade des Benutzers sind bei Pull-Systemen dementsprechend höher als bei Push-Systemen. Der Anwender soll sich in jedem Fall nicht darum kümmern müssen, wo seine Informationen gespeichert sind und mit welchen Mechanismen sie zur Verfügung gestellt werden.
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