Diese Seite wird nicht mehr gepflegt. Bitte besuchen Sie www.PROJECT-CONSULT.de
This website is no longer updated. Please visit www.PROJECT-CONSULT.de
Was ist ... das funktionale Anforderungsprofil an ein Dokumenten-Management-System
Anforderungen an Dokumenten-Management-Systeme
Datensicherung
Archiv
Klassisches Dokumenten-Management
Groupware
Workflow
Systemanforderungen
Anforderungen an Dokumenten-Management-Systeme
Angesichts der Produktvielfalt und der Dynamik des DMS-Marktes ist es für den Anwender sehr schwer, die richtige Entscheidung bei der Einführung eines Dokumenten-Management-Systems zu treffen. Der Anwender will sich dabei nicht mit Technologien und Zukunftsstrategien auseinandersetzen, sondern kostengünstige, wettbewerbsfähige und sichere Lösungen erwerben, die heute und zugleich langfristig verfügbar sein müssen und mit den organisatorischen und geschäftlichen Zielen übereinstimmen.
Der Anwender muß sich bewußt machen, daß ein DMS gravierende Auswirkungen auf seine Infrastruktur, Organisation und Informationsverfügbarkeit hat - er vertraut einem solchen System das Wissen seines Unternehmens an und kann in eine starke Herstellerabhängigkeit geraten. Entscheidungen für Dokumenten-Management-Systeme sind Unternehmensentscheidungen, die nicht nur Auswirkungen auf IT-Strategien, sondern auf die gesamte Geschäftstätigkeit eines Unternehmens haben. Daten- und Dokumentensicherheit, professionelle Wiederherstellungs- und Pflegetools, Migrations- und Skalierungsmöglichkeiten sowie die Einhaltung von Standards werden immer wichtiger.
Auf der einen Seite werden die Softwareentwicklungszyklen immer kürzer, und der Kunde möchte “up-to-Date” bleiben, andererseits benötigt der Anwender jedoch die Sicherheit, jederzeit auf seine gespeicherten Informationen zugreifen zu können - dies unter Umständen nach Jahren oder Jahrzehnten. Da ein Dokumenten-Management-System im allgemeinen eine erhebliche und langfristige Investition darstellt, sollten erfahrene Anbieter mit bewährten Lösungen in die engere Wahl kommen. Der Anbieter sollte mit den eigenen Anforderungen vergleichbare Referenzinstallationen vorweisen können, bei denen auch die Zufriedenheit der Anwender getestet werden kann. Äußerst entscheidend ist auch der Serviceaspekt geworden - kann der Anbieter kurzfristig reagieren, hat er qualifiziertes Personal, ist seine Software in die vorhandene Umgebung einfach integrierbar und vergleichbare Fragen gewinnen bei der Anbieterauswahl zunehmend an Bedeutung.
Im Gegensatz zur Vergangenheit wird der Markt heute deutlich von den Anwendern getrieben. Da kein Anbieter heute mehr in der Lage ist, sämtliche Dokumenten-Management-Anforderungen zu erfüllen, müssen oftmals verschiedene Produkte unterschiedlicher Hersteller zusammengeführt werden. Damit Dokumenten-Management-Produkte künftig ähnlich einfach kombiniert werden können wie heute Textverarbeitung und Tabellenkalkulation, sind standardisierte Schnittstellen unabdingbar. Standards werden sich aber nur dann durchsetzen, wenn sie auch konsequent vom Anwender eingefordert werden.
Anwenderzusammenschlüsse wie die Schwarzwaldgruppe, die 1992 von Vertretern wissenschaftlicher Institutionen und von Verantwortlichen für unternehmensweite IT-Infrastrukturen großer, weltweit agierender Unternehmen gegründet wurde, sind daher sehr wichtig, um die Entwicklung von Produkten und Methoden den Anwenderwünschen entsprechend zu beeinflussen. So werden neue Technologien und Konzepte von den Mitgliedern der Schwarzwaldgruppe auf konkrete Geschäftsprozesse angewendet, um die für ein Unternehmen entstehenden Wettbewerbsvorteile optimal ausnutzen zu können. Die Schwarzwaldgruppe hat diesbezüglich Anforderungen an unternehmensweite Dokumenten-Management-Systeme (EDMS - Enterprise Document Management System) definiert.
Funktionale Anforderungen an Enterprise Document Management Systems
Funktionale Dokumenten-Management-Anforderungen steigen mit der Komplexität der Anwendung. Im folgenden werden die Anforderungen der unterschiedlichen Anwendungsgebiete beschrieben. Da der Übergang der verschiedenen Dokumenten-Management-Anwendungen fließend ist, weisen auch die Anforderungen Überschneidungen auf. Die Auswahl eines DMS ist davon abhängig zu machen, zu welchem Grad und in welcher Qualität sich die funktionalen Anforderungen mit einem System erfüllen lassen. Die nachstehend beschriebenen allgemeinen funktionalen Anforderungen können als Grundlage für die individuellen Anforderungen eines Unternehmens an ein DMS dienen. Technologische Entwicklungen wie Videokonferenzen, “Information-on-Demand” und Fortschritte im Bereich “intelligenter” Assistenten werden neue Dokumenten-Management-Anforderungen mit sich bringen, die eine Aktualisierung und Erweiterung der genannten Anforderungen erfordern.
Top
Datensicherung
Da Datensicherungssysteme nur einen Zugriff im Notfall durch Spezialisten erfordern und die Integrationsanforderungen in bestehende Umgebungen im allgemeinen nicht sehr hoch sind, sind auch die funktionalen Anforderungen eher gering. Datensicherungssysteme übernehmen oft nur die Funktion eines Dienstes bei bestehenden Systemen.
Datensicherungssysteme sollten eine durchgängige Datensicherung des Gesamtsystems mit allen Einzelkomponenten gestatten. Die Daten sollten sowohl online als auch operatorlos außerhalb der Onlinezeit gesichert und im Bedarfsfall wiederhergestellt werden könnnen. Es sollten Vollsicherungen des gesamten Datenbestandes sowie Teilsicherungen nach verschiedenen Kriterien möglich sein. Solche Kriterien können etwa die veränderten Daten seit der letzten Vollsicherung, Dokumentenklassen, das Dokumentenalter, Benutzer, Benutzergruppen oder auch Standorte umfassen. Zur Datensicherung sollten verschiedenste Medien, Formate und Speichersysteme unterschiedlicher Hersteller gewählt und auch vorhandene Speichersysteme integriert werden können. Auch die Datensicherung auf einem bestehenden Host-System kann sinnvoll sein.
Top
Archiv
Die funktionalen Anforderungen an ein Archivsystem unterscheiden sich je nachdem, ob es sich um ein klassisches Archivsystem oder ein COLD-System handelt oder ob das Archiv die Funktion eines nachgeordneten Dienstes übernimmt.
Klassisches Archivsystem
Ein klassisches Archivsystem dient im wesentlichen als Endablage. Die Anforderungen an ein Archivsystem, damit dieses auch als revisionssicher akzeptiert werden kann, sind im Grunde selbstverständlich:
Jedes Dokument muß unveränderbar archiviert werden; auf dem Weg ins Archiv oder im Archiv selbst darf kein Dokument verloren gehen.
Jedes Dokument muß mit geeigneten Retrievaltechniken ad hoc wiederauffindbar sein, und es muß genau das Dokument wiedergefunden werden, das gesucht wurde.
Kein Dokument darf während seiner definierten Lebenszeit zerstört werden können. Dies schließt auch die Datensicherung ein.
Jedes Dokument muß in genau der gleichen Form, wie es erfaßt wurde, jederzeit wieder angezeigt und gedruckt werden können.
Alle Aktionen im Archiv, die Veränderungen in der Organisation und Struktur bewirken, sind derart zu protokollieren, daß die Wiederherstellung des ursprünglichen Zustandes möglich ist.
Das System muß dem Anwender die Möglichkeit bieten, die gesetzlichen Bestimmungen (BDSG, HGB/AO etc.) sowie die betrieblichen Bestimmungen des Anwenders hinsichtlich Datensicherheit und Datenschutz über die Lebensdauer des Archivs sicherzustellen.
Um diese Anforderungen zu erfüllen, muß ein Archivsystem verschiedene Funktionen besitzen, die in drei Bereiche unterteilt werden können:
Dokumentenerfassung und -speicherung,
Retrieval und Anzeige von Dokumenten,
Services und Administration.
Dokumentenerfassung und –speicherung
Ein Archivsystem sollte verschiedene Möglichkeiten für die Erfassung von Dokumenten bieten:
Erfassung von Dokumenten durch Scannen:
manuelles Scannen einzelner Dokumente verschiedener Formate und unterschiedlicher Papierqualität,
Stapelscannen,
Qualitätssicherung mit Möglichkeiten zum erneuten Scannen und Verwerfen des alten Bildes sowie Korrekturmöglichkeiten unter Ausschluß der Änderung archivrelevanter Zusatzinformationen (zum Beispiel Drehen, Löschen einzelner Bildpunkte, Randkorrekturen oder Entfernen doppelter Seiten),
automatische Übernahme bestimmter Indexmerkmale, zum Beispiel Benutzerdaten,
Voreinstellungen und Ableitung bestimmter Indexmerkmale, zum Beispiel Dokumenttyp
Importfunktion für Dokumente:
CI-Dokumente,
NCI-Dokumente,
automatische Übernahme von Indexmerkmalen, die mit den Dokumenten importiert werden.
Fax-Eingang:
direktes Empfangen eingehender Faxe durch das Archivsystem,
automatische Übernahme von Indexmerkmalen.
Indizierung der Dokumente:
anwenderspezifische Anpassungsmöglichkeiten,
manuelle Indizierung (freie Indizierung, Auswahllisten, Vorbelegungen, Thesaurus),
automatische Indizierung (OCR, Barcode, Ergänzung aus vorhandenen Datenbanken),
Konsistenzprüfung.
Ordnen und Zuordnen von Dokumenten:
Register,
Mappen,
Links,
mehrseitige Dokumente,
Indizierung der Ordnungsmittel vergleichbar der von Dokumenten

Nach ihrer Erfassung und Festlegung der Indexmerkmale müssen die Dokumente sofort entsprechend gespeichert werden. Prüfroutinen müssen sicherstellen, daß die übergebenen Dokumente auch vollständig und fehlerfrei für die Archivierung zwischengespeichert werden. Dies ist wichtig, wenn ein Dokument theoretisch veränderbar ist, weil es auf einem magnetischen, das heißt wieder-beschreibbaren Datenträger zwischengespeichert ist. Das Dokument ist dann softwaretechnisch gegen zufällige oder nicht erlaubte Veränderungen wirksam zu schützen, so als ob es sich bereits auf dem endgültigen Speichermedium (WORM) des Archivs befände. Nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen muß ein Archivsystem auch eine Entsorgungsmöglichkeit bieten.
Für die unveränderbare Archivierung von Dokumenten können Konverter für die Ablage von Dokumenten in einem revisionssicheren Format erforderlich sein. Konverter erzeugen aus einem Ursprungsformat ein neues Format, wie zum Beispiel die Konvertierung in Faksimile, PDF, SGML/ HTML oder die Auflösung aktiver OLE-Verbindungen.
Updates müssen als neue Versionen in ein Archivsystem eingepflegt werden können. Ein Versionsmanagement stellt Konsistenz und konsistente Speicherung von Dokumenten verschiedener Versionen sicher. Ein Versionsmanagement sollte sowohl für
erzeugende Programme,
Hintergrundlayouts,
Viewer,
Versionen von Dokumenten etc.,
als auch für das logische Löschen von Dokumenten
vorhanden sein.
Retrieval und Anzeige von Dokumenten
Nach ihrer Erfassung und Speicherung müssen alle Dokumente eindeutig wiederauffindbar und reproduzierbar sein.
Zu diesem Zweck sollte ein Archivsystem folgende Funktionen zur Verfügung stellen:
Retrieval über Index und Hitliste:
nach Eingabe eines oder mehrerer Suchbegriffe Aufbau einer Hitliste mit dem
Suchergebnis, aus der der Anwender Dokumente auswählen kann,
gegebenenfalls Weiterleitung von Suchanfragen an ein entferntes System, in dem das gesuchte Dokument zu finden ist.
Volltextretrieval, wenn eine inhaltliche Suche gefordert ist,
Hierarchische Suche über Ordnungsmittel.
Beim Retrieval über die Hierarchie eines Archivsystems muß der Anwender in der Lage sein, Dokumente durch Öffnen von Katalogen oder Verzeichnissen wiederzufinden. Die Struktur einer hierarchischen Ablageorganisation sollte weitgehend mit der manuellen Ablage von Dokumenten übereinstimmen.
Viewer:
Anzeige unterschiedlicher Formate,
Anzeige mehrerer Dokumente in verschiedenen Fenstern,
Anzeige zugehöriger Indexinformationen,
Blättern und Springen zu einer bestimmten Seite,
stufenlose Vergrößerung oder Verkleinerung der Anzeige,
Ganzseitendarstellung, Doppelganzseitendarstellung.
Notizfunktion:
Erstellen von Overlay-Annotationen ohne Veränderung der Dokumente (Markierungen, Notizzettel, Handschrift etc.),
Verknüpfung der Annotationen mit dem Index der betreffenden Dokumente in der Indexdatenbank.
Druckausgabe:
NCI- und CI-Dokumente,
Übereinstimmung gedruckter Dokumente hinsichtlich Format, Inhalt, Qualität, Form und Aussehen mit dem erfaßten Original.
Export von Dokumenten:
Zugriff anderer Anwendungen auf Dokumente des Archivsystems,
Konvertierung von Dokumenten in ein verarbeitbares Format,
Übermittlung der Inhaltskomponente eines Dokumentes und der zugehörigen Indexdaten.
Versenden von Dokumenten als Faxkopie:
Services und Administration
Neben Funktionen zur Ablage, Suche und Reproduktion der Dokumente muß ein Archivsystem verschiedene Tools zur Administration des Archivs besitzen:
Speicherhierarchie:
Verwaltung der Dokumente in einer Speicherhierarchie zur Organisation des Archivsystems, der WORM-Medien und Jukebox(en) und zur Performanceoptimierung,
anwenderspezifische Organisation und Aufteilung der Speicher, zum Beispiel nach Abteilungen, inhaltlichen Aspekten oder Aufbewahrungsfristen,
Prefetch-Mechanismen für in Beziehung stehende Dokumente.
Jukeboxmanagement:
Verwaltung der Medien in den Laufwerken, Jukeboxen und im Offline-Archiv von einer eigenen, den Benutzern nicht zugänglichen Datenbankanwendung (IRS - Information Retrieval System),
geordnete Speicherung der Dokumente und Optimierung der angeforderten Zugriffe durch die Zugriffssteuerung der Jukebox,
Steuerung der in der Jukebox installierten Laufwerke für Schreib- und Leseoperationen,
Vorbereitung und Verwaltung der in einer Jukebox installierten Medien für den Online- und Nearline-Zugriff,
Einbeziehung der als offline gekennzeichneten und separat gelagerten Medien in die Medienverwaltung.
Protokolle und Auswertungen:
Protokolle und Statistiken anwenderspezifisch frei definierbar,
Programme zur Erstellung von Statistiken und zum Start von Kontrollroutinen zur vorsorglichen Erkennung von Schwachstellen und eventuell auftretenden Systemfehlern,
Protokollierung aller Aktionen im Archiv,
Recherche, Anzeige und Drucken von Protokollen.
Backup, Recovery und Restart:
Vollsicherungen und Teilsicherungen nach verschiedenen Kriterien,
Recovery- und Restartroutinen für die Behebung aufgetretener Fehler oder Systemausfälle innerhalb kürzester Zeit,
Wiederherstellung des ursprünglichen Zustandes vor dem Ausfall des Systems und dadurch verursachten zeitweiligen Verlust von Teilen der Dokumente (nach bestimmten Kriterien wie Standorten oder Benutzern) oder des gesamten archivierten Bestandes,
Speicherung aller Indexmerkmale im Dokument, damit eine Wiederherstellung der Indexdatenbank von den Speichermedien selbst möglich ist. Die in der Indexdatenbank gespeicherten Informationen sind unbedingt erforderlich, um alle im Archivsystem gespeicherten Dokumente wiederfinden zu können.
Benutzer- und Zugriffsverwaltung:
Ausschluß unberechtigter Zugriffe auf das Archiv,
Anpassung an eine bestehende Benutzerverwaltung
COLD-Archive
Die Anforderungen an COLD-Systeme lassen sich vier funktionalen Modulen zuordnen:
Datentransfer (Aufbereitung der Daten für den Zugriff)
Übermittlung der Spooldateien,
Dateitransfer,
Host- und/oder LAN-Verbindungen,
Komprimierung,
automatische Indizierung,
eventuell Zuweisung von Layouts,
Gruppierung und Schreiben des Outputs,
eventuell Verweise auf andere Dateien oder Faksimiles.
Anzeige und Retrieval
Zugriff auf COLD-Dokumente durch das erzeugende System selbst oder über die Indexdatenbank,
Zugriff auf Listen mit Optionen zur Anzeige kompletter Listen, Zusammenführung von Einzelzeilen verschiedener Listen und Suche nach Sekundärindizes in Listen,
schnelle Indexsuchen,
eventuell Volltextsuche,
Anfragen für Batch-Suchen,
Suche über verschiedene Reports,
Overlays,
Annotationen,
Generierung von Ad-hoc-Reports.
Ausgabe
Drucken von Dokumenten mit Optionen zum Drucken einzelner oder mehrerer Seiten oder Bereiche, ausgewählter Zeilen oder Spalten, zum automatisierten Suchen und Drucken sowie zum automatischen Drucken der Reports im Anschluß an den Transfer,
Fax-Funktionen mit denselben wählbaren Optionen wie beim Drucken sowie direktes Faxen vom Arbeitsplatz,
Export-Funktionen für den Export in ASCII und andere Formate wie zum Beispiel Tabellenkalkulation sowie “Copy and Paste” der Daten in andere Applikationen
Systemadministration
Verwaltung der Zugriffsrechte für die Benutzer und möglichst die Einbindung in eine übergeordnete Benutzerverwaltung,
Verwaltung der Parameter für Reports,
Audit-System zur Protokollierung,
Verwaltung ein oder mehrerer Archive einschließlich Backup, Zugriffsoptimierung und Organisation der Speichermedien,
eventuell Versionsverwaltung für Layouts,
Verwaltung von Aufbewahrungsfristen und eventuell automatisches Löschen nach Ablauf der Lebenszeiten
Archiv als Dienst
Die elektronische Archivierung wird zunehmend zu einem nachgeordneten Dienst. Anforderungen an Archivsysteme im Sinne eines solchen Dienstes bestehen bezüglich Repräsentation, Reproduktion und Retrieval von Dokumenten:
Repräsentation
Alle Dokumente müssen wieder darstellbar (Anzeige), bzw. wieder hörbar gemacht werden können. Diese Funktionalität wird von anderen Diensten (Programmen und geeigneten Ausgabemedien) bereitgestellt. Ein Archivsystem muß die Dokumente in einem Format zur Verfügung stellen, das hierfür geeignet ist (digital und analog).
Reproduktion
Alle Dokumente müssen weiterhin ohne Informationsverlust kopier- und auf geeigneten Ausgabegeräten (Drucker, Plotter, Fax) reproduzierbar sein. Dies schließt die Ausgabe analoger Dokumente ein.
Retrieval
Alle Dokumente müssen auch konsistent und eindeutig wiederauffindbar sein. Ein Archivsystem benutzt hierfür eigene Komponenten zur Verwaltung der gespeicherten Information in digitalen optischen Archiven. Die Zugriffsinformation wird in der Regel von Datenbanken bereitgestellt, die als Dienst in Anspruch genommen werden. Die Verschlagwortung muß zusammen mit dem Grundindex sicherstellen, daß Objekte eindeutig wiedergefunden und anderen, zugehörigen Objekten zugeordnet werden können.

Sehr wichtig ist auch eine übergreifende, zentrale Benutzerverwaltung, die vom Archivdienst genutzt werden kann. Der Zugriffsschutz muß sich insbesondere hinsichtlich der Nichterschließbarkeit von NCI-Dokumentinhalten konsistent auf alle Ebenen eines Systems erstrecken.
Recherche
Recherchesysteme müssen verschiedene Dokumenträume mit strukturierten und unstrukturierten Daten und Dokumenten unterschiedlicher Formate, Applikationen und Lokationen verwalten und für den Endbenutzer zur Verfügung stellen. Da es sich bei den Benutzern oftmals um Laien handelt, müssen Recherchesysteme komfortable Benutzeroberflächen mit ausgefeilten Suchmöglichkeiten bieten. Voraussetzung für solche Retrievaloptionen ist eine umfassende und korrekte Indizierung der Dokumente durch Spezialisten. Die Funktionen eines Recherchesystems lassen sich drei funktionalen Bereichen zuordnen:
Erfassung und Indizierung (durch wenige qualifizierte Spezialisten),
Anzeige und Retrieval (für viele Nichtspezialisten),
Services, Speicherung und Administration.

Alle drei Bereiche beinhalten Möglichkeiten zum Drucken und eventuell auch zur Weiterleitung oder zum Export.
Erfassung und Indizierung
Dokumente, die noch nicht elektronisch vorliegen, sind zunächst zu erfassen. Für eingescannte Dokumente ist eventuell eine OCR-Erkennung und die automatische Übernahme von Attributen aus den Dokumenten in die Indexdatenbank sinnvoll. Auch mit Hilfe einer Barcodeerkennung können Attribute automatisch übernommen werden. Das geeignete Verfahren zur Indizierung der Dokumente ist von verschiedenen Faktoren wie Art der Dokumente (CI/NCI), Größe des Dokumentenbestandes, Anzahl der unterschiedlichen Themenbereiche oder dem aufgabenbezogenen Informationsbedarf abhängig.
Die Indizierungsmasken sollten in jedem Fall anwenderspezifisch, unter Umständen für verschiedene Dokumentenklassen konfigurierbar sein. Indizes und Defaultwerte sollten ohne Programmieraufwand zu bestehenden Attributprofilen hinzugefügt und gelöscht werden können. Für die Anzahl der Attribute sollte es keine Begrenzung geben. Für einzelne Attribute können hinterlegte Auswahllisten und/oder Defaultwerte in der Indizierungsmaske hilfreich sein und den Indizierungsaufwand mindern. Für Aufbau und Pflege von Listen und Katalogen sind Funktionen zum Umgruppieren, Einfügen, Löschen, Ändern, Anzeigen und Drucken der Eingabehistorie erforderlich.
Bei der Indizierung ist die parallele Anzeige der Dokumente zur Indizierungsmaske hilfreich. Abhängig von der Dokumentenart kann es verschiedene Indizierungsmasken und Attributlisten geben, die automatisch zugewiesen werden. Dokumente sollten zu logischen Strukturen (zum Beispiel Mappe, Akte, Ordner) zusammenfaßbar sein. Einzelne Indexfelder wie Datum, Uhrzeit, Bearbeiter, Dokumenten- oder Formularart sollten automatisch vergeben werden. Vorteilhaft ist eine automatische Ergänzung der Indizes aus anderen Datenquellen. Die Attribute sollten soweit wie möglich gegen vorhandene Datenbanken geprüft werden. Weiterhin müssen Plausibilitätsprüfungen vorhanden sein. In der Indizierungsmaske ist eine Unterscheidung in System-, Muß- und Kann-Attribute empfehlenswert, Kann-Attribute sollten auch zu einem späteren Zeitpunkt ergänzt werden können. Berechtigte Mitarbeiter müssen die Indizierung ändern können.
Ist eine inhaltliche Suche gefordert, ist die Indizierung durch eine automatische Volltextindizierung zu ergänzen.
Anzeige und Retrieval
Für die Anzeige- und Retrievalfunktionalität eines Recherchesystems ist eine einfache Benutzeroberfläche mit situations- und fach-bezogenen Hilfefunktionen, die auch für Laien innerhalb kürzester Zeit erlernbar ist, erforderlich. Der Anwender sollte bestimmte Maximalwerte bezüglich Zugriffszeiten und Performance für die Anzeige der Indexinformationen und der Dokumente vorgeben. In einem Recherchesystem kommen je nach Anwenderforderungen zahlreiche Suchverfahren in Frage:
Suche anhand von Attributen (Indexsuche):
Suche nach einem speziellen Dokument oder nach in Beziehung stehenden Dokumenten anhand der Katalogdaten,
hinterlegte Auswahlfelder und Plausibilitätsprüfungen für Suchkriterien,
hinterlegte Synonymlisten, fachspezifische Schlagwortlisten oder Thesauri,
hierarchische Suche über logische Strukturen bei strukturierten Dokumentenbeständen,
Kombination der Suchkriterien mit booleschen Operatoren (UND, ODER, NICHT) und relationalen Operatoren (Gleich, Größer Gleich, Kleiner Gleich, Bereiche),
Wildcards (Platzhalter) und Truncation (Ausblenden von Teilwörtern) für die Indexwerte,
mehrsprachige Suche über mehrsprachige Schlagworte,
Hypertextverfahren für die Recherche über Relationen zwischen abgelegten Dokumenten und zum Auffinden von Dokumenten mit verwandten Themen
Inhaltliche Suche:
Hypertextverknüpfungen,
Distanzrecherche mit Angabe des minimalen/maximalen Abstandes von logisch verknüpften Suchworten in einem Text,
Thesaurusrecherche anhand von Ober- und Unterbegriffen und Synonymen,
Fuzzy Search (näherungsweise Suche) anhand von Dictionary Files mit Benutzerkontrolle über den Grad der Übereinstimmung,
Kombination mit relationalen und booleschen Operatoren,
Wildcards und Truncation,
Abstracts als Stellvertreter für ein Dokument,
mehrsprachige Volltextsuche

Weiterhin kann es Möglichkeiten zur benutzerdefinierten oder auch systemgesteuerten Gewichtung der Ausdrücke einer Suchanfrage geben. Bei der sogenannten Quorum-Suche muß die Trefferliste mit x von y Begriffen oder Kriterien übereinstimmen.
Dem Anwender erscheint die Volltextrecherche zunächst wie eine normale Recherche über Indexwerte, Suchbegriffe werden in eine Recherchemaske eingegeben. Der Unterschied besteht darin, daß die Suchbegriffe Bestandteile der gesuchten Dokumente sind. Die Volltextrecherche zeigt bei Dokumentenbeständen, bei denen sich keine für den gesamten Bestand gültigen Indexwerte finden lassen und bei denen die Rechercheanforderungen bei der Indizierung noch nicht bekannt sind, ihre Stärken. Schlagwort- und Volltextsuche können in einer gemeinsamen Suchmaske kombiniert werden.
Suchanfragen sollten jeweils gespeichert und über Auswahllisten erneut aufgerufen werden können. Der Suchraum sollte weiterhin anhand verschiedener Kriterien eingegrenzt werden können und eine laufende Suchabfrage in Abhängigkeit von der Trefferzahl mit einem skalierbaren Grenzwert automatisch abgebrochen werden.
Die Ergebnisse einer Suchanfrage sollten in einer Hitliste mit Operationen zum Blättern, Drucken, Markieren oder Auswählen von Dokumenten und Möglichkeiten zu einer Verfeinerung der Suchanfrage angezeigt werden. Die Hitliste sollte nach benutzerspezifischen (wechselnden) Vorgaben sortiert werden können, frei konfigurierbar sein und nur Dokumente beinhalten, auf die der Nutzer auch eine Zugriffsberechtigung besitzt. Die Dokumente sollten einzeln oder in Gruppen direkt aus der Hitliste per Mausklick aufrufbar sein und über einen Viewer angezeigt werden können. Falls erforderlich, sollten Dokumente mit Anmerkungen oder Kommentaren versehen werden können. Der Viewer sollte verschiedene Bildanzeigefunktionen wie zum Beispiel Zoom, Ganzseitendarstellung und Blättern unterstützen. Eventuell sind kleine Previews der Dokumente hilfreich. Weiterhin können aus Performancegründen Prefetchmechanismen für die Dokumente erforderlich sein. Bei einer Volltextsuche sind die in der Suchmaske angegebenen Schlagworte und Suchbegriffe vom Viewer hervorgehoben darzustellen (Highlighting), durch Anklicken eines hervorgehobenen Begriffes sollte die nächste Fundstelle (Link) angezeigt werden. Verschiedene Operationen wie das Zurückspringen zum vorangegangenen Link oder das Zurückspringen zum Beginn einer Link-Sequenz sind vorteilhaft. Nach Verlassen des Viewers sollte in die vorher ausgeführte Funktion zurückgekehrt werden.
Services, Speicherung und Administration
Schließlich muß ein Recherchesystem verschiedene Administrationsfunktionen und Services bereitstellen:
Systemkonfiguration,
Reorganisation,
Verwaltung der Speicherumgebung einschließlich Backup, Zugriffsoptimierung und Organisation der Speichermedien,
Protokollierung, Auswertungen und Statistiken (ad hoc und vordefiniert),
Definition und Pflege der Benutzerprofile, Sicherheit und Zugriffsrechte,
Recovery und Restart,
Schnittstellen zu anderen Systemen.
Top
Klassisches Dokumenten-Management
Zur Identifikation und Beschreibung von Dokumenten-Management-Anforderungen lassen sich vier funktionale Bereiche unterscheiden:
Dokumenteneingabe und -verarbeitung,
Dokumentenretrieval und -anzeige,
Überprüfung und Genehmigung von Dokumenten,
Dokumenten-Services, Speicherung und Administration.
Die Herausforderung bei der Definition unternehmensweiter Do-kumenten-Management-Anforderungen ist es, die gemeinsamen Anforderungen über viele verschiedene Prozesse hinweg zu erkennen. Auch wenn keine einzelne Applikation Dokumenten-Management-Services aller vier Bereiche fordern mag, umfassen diese das Gerüst für die Spezifikation allgemeiner Anforderungen, die die Bedürfnisse eines gesamten Unternehmens repräsentieren. Die funktionalen Anforderungen an das Management elektronischer Dokumente können anhand der vier genannten Bereiche definiert und dargestellt werden. Die vier Funktionsbereiche beinhalten:
Eingabe- und Verarbeitungsfunktionen für das Erstellen, Editieren, Sichern und Ablegen von Dokumenten aller Typen und Formate in einer oder mehreren elektronischen Dokumentbibliotheken,
Retrieval- und Anzeigefunktionen für die Lokalisierung der Dokumente unter Verwendung von Katalog- und Inhaltsinformationen und die Anzeige der Dokumentinformationen,
Kontroll- und Genehmigungsfunktionen für die Dokumente wie Markierungen, Annotationen, Extraktion und gemeinsame Verwendung von Daten und Informationen zwischen verschiedenen Dokumenten und Benutzern,
Dokumenten-Services, Speicher- und Administrationsfunktionen für
den Zugriff auf Dokumenten-Services,
die Administration des Systems und der Speicherumgebungen, Definition und Pflege der Benutzerprofile, Sicherheit und Zugriffsrechte auf die Informationen,
Backup und Recovery von Daten und Dateien,
Konfiguration und Monitoring von Speicher- und CPU-Ressourcen zur Gewährleistung einer optimalen Performance.
Dokumenten-Management-Anforderungen lassen sich den funktionalen Bereichen Eingabe und Verarbeitung, Retrieval und Anzeige, Kontrolle und Genehmigung sowie Dokumenten-Services, Speicherung und Administration zuordnen.
Alle vier Bereiche beinhalten verschiedene Dokumenten-Services mit Möglichkeiten zum Drucken, Versenden, Faxen, Lokalisieren und Routen von Dokumenten zu anderen Systemen oder entfernten Benutzern.
Dokumenteneingabe und -verarbeitung
Ein DMS sollte verschiedene Funktionen für die Erstellung von Dokumenten unterstützen:
Erstellen von einfachen Dokumenten, Compound Documents und Container-Dokumenten mit Text, Tabelle, Grafik etc.,
Versionsmanagement,
interaktive und automatische Methoden für die Erstellung von Dokumenten,
Indizierung der Dokumente mit anwenderspezifischen Anpassungsmöglichkeiten und Standardfeldern.
Für das Editieren von Dokumenten sollte ein DMS entsprechende Applikationen integrieren oder folgende Funktionen selbst zur Verfügung stellen:
Editieren/Ändern der Dokumentinhalte,
Teilen und Mischen von Dokumenten,
Editieren/Ändern der Kataloginformationen.
Ein DMS sollte verschiedene Alternativen für das Speichern von Dokumenten bieten:
Speichern eines Dokumentes im DMS (Dokumentbibliothek) oder lokale Speicherung eines Dokumentes außerhalb des DMS,
Konverter für das Speichern von Dokumenten in einem anderen Format.
Ein DMS sollte ein elektronisches Ablagesystem mit hierarchisch organisierter Ablagestruktur, anhand derer die Dokumente den Anforderungen der Applikationen entsprechend abgelegt werden können, unterstützen. Ist ein Dokument in mehreren Containern enthalten, sollte das Dokument selbst nur einmal gespeichert und in den übrigen Containern durch Verweise referenziert werden. Bezüglich der Ablage von Dokumenten bestehen folgende Anforderungen:
Erstellen, Speichern, Verschieben und Löschen von Containern,
Katalogisieren von Containern mit anwenderspezifischen und Standardfeldern,
Ablage aller verschiedenen Dokumenttypen innerhalb eines Containers und Verschieben von Dokumenten zwischen unterschiedlichen Containern.
Das Löschen eines oder mehrerer Dokumente sollte interaktiv, im Batch und automatisch erfolgen können und jeweils protokolliert werden. Bei Dokumenten, die in mehr als einem Container enthalten sind, sollte solange, bis nur noch ein Dokument übrig ist, nur der Verweis auf diese Dokumente gelöscht werden. Für das Löschen von Dokumenten sollten folgende Funktionen zur Verfügung stehen:
interaktives Löschen einzelner oder zusammenhängender Dokumente mit optionalem
Löschen aller oder spezieller Dokumentversionen und der Möglichkeit zum Abbruch,
automatisches Löschen mehrerer in Beziehung stehender Dokumente (zum Beispiel nach letztem Zugriffsdatum, nach Autor, nach einem oder mehreren Katalogwerten, ausgewählte Dokumente).
Dokumentenretrieval- und -anzeige
Was die Anzeige von Dokument- und Containerinhalten und Kataloginformationen betrifft, bestehen folgende Anforderungen an ein DMS:
Nutzung mit beliebigen Clienten im Client/Server- und Web-Umfeld (Browser)
Anzeige von Dokumenten im Read-Only- und Read-Modify-Modus, damit mehrere Benutzer das Dokument ansehen können, während ein Benutzer das Dokument ändert,
Anzeige von Dokumenten ohne Aufruf der Applikation, mit der das Dokument erstellt wurde (Viewer),
Anzeige der Dokumentinhalte mit komfortablen Seitenoperationen und der Option, eine oder mehrere Seiten gleichzeitig anzuzeigen,
Ändern oder Vergrößern der Dokumentanzeige,
Benutzerspezifische Anzeige und Sortierung der Katalogdaten eines Dokumentes zusammen und getrennt vom Inhalt,
Kopieren und Einfügen von Dokumentinformationen in andere Dokumente (Copy and Paste),
Anzeige und Sortieren von Containerinhalten,
Blättern in einer Dokumentbibliothek durch eine definierte Speicherhierarchie von Containern mit der Möglichkeit, die Inhalte eines Containers von jeder Hierachieebene aus ansehen und erweitern zu können.
Bezüglich der Lokalisierung von Dokumenten oder Containern in einer Dokumentbibliothek sollte ein DMS folgende Möglichkeiten bieten:
Suche nach einem speziellen Dokument und/oder Container sowie nach in Beziehung stehenden Dokumenten und/oder Containern unter der Benutzung von Katalogdaten in
Kombination mit Suchoperatoren (UND, ODER, NICHT, Ungleich, MAX, MIN, Wildcards) mit der anschließenden Möglichkeit, die Suche zu verfeinern,
Suche nach Inhalten einzelner oder mehrerer Dokumente in einer Dokumentbibliothek mit näherungsweiser Suche, Suche nach benachbarten Begriffen (Adjacency) und Suche mit relationalen und booleschen Operatoren sowie der Möglichkeit zur Begrenzung des Suchraumes auf einen oder mehrere Container,
kombinierte Suche nach Katalog- und Inhaltsinformationen (Eingrenzung der Suchmenge anhand der Katalogdaten und anschließende Suche nach dem Inhalt der Dokumente in der reduzierten Dokumentenmenge).
Kontrolle und Genehmigung der Dokumente
Hinsichtlich der Möglichkeit, Dokumente mit Anmerkungen und Kommentaren zu versehen, sind folgende Funktionen von Bedeutung:
Anmerkungen unterschiedlicher Typen wie Text, Markierungen, grafische Symbole, Audio- oder Video-Clips erstellen und verschiedenen Dokumenttypen hinzufügen,
Anmerkungen anzeigen bzw. abspielen, löschen sowie kopieren und anderen Dokumenten hinzufügen,
Suche nach Annotationen innerhalb eines Dokumentes oder einer Dokumentbibliothek.
Für den Genehmigungsprozeß eines Dokumentes unterzeichnen ein oder mehrere Benutzer dieses mit einer elektronischen Unterschrift. Hier sollte ein DMS folgende Funktionen bieten:
Erstellen einer elektronischen Masterunterschrift mit entsprechendem Zugriffsschutz,
Löschen einer Masterunterschrift vom Eigentümer oder Administrator,
Verwenden einer elektronischen Unterschrift durch deren Eigentümer.
Dokumenten-Services, Speicherung und Administration
Ein DMS sollte folgende Systemkonfigurations-, Administrations- und Monitoringfunktionen bereitstellen:
Rekonfiguration und Administration existierender Hard- und Softwarekomponenten,
Aufzeichnung und Statusanzeige von Systemoperationen:
dokumentbezogene Ereignisse (zum Beispiel Löschen, Zugriffe, Faxen, Drucken und Versenden von Dokumenten),
systembezogene Ereignisse (zum Beispiel Logon/Logoff, Speicherplatz, Datenbanktransaktionen),
Generierung von Status- und Performance-Reports (ad hoc und vordefiniert), zum Beispiel über Systemkonfiguration und Konfigurationsänderungen, archivierte Dateien, Statistiken über Speicherorte, Benutzerkonfigurationen oder gelöschte Dokumente,
Warnungen oder Benachrichtigungen bei bestimmten Ereignissen, zum Beispiel bei Dokumenten in einem Mail-Folder, bei einer bestimmten Anzahl von Fehlversuchen beim Logon oder Bedingungen für die Ressourcenbenutzung wie etwa wenig magnetischer Speicher.

Für Administration, Konfiguration und Monitoring der Speicherumgebung sind folgende Operationen zu unterstützen:
Definition von Speicherlokationen und -geräten zur Unterstützung der Zugriffsanforderungen in einer verteilten Mehrbenutzerumgebung,
Definition von Verteilungskriterien beim “Altern” von Dateien und (automatisches) Verschieben der Dateien zwischen alternativen Speichern zur optimalen Nutzung der Speicherressourcen,
Definition von Caching-Parametern, um den Performanceanforderungen für den Zugriff auf Dokumente gerecht zu werden (zum Beispiel nach Zugriffshäufigkeit oder letztem Zugriffsdatum),
Definieren oder Ändern von Archivierungskriterien wie Ersteller des Dokumentes, Erstelldatum, Schlüsselwörter oder Aufbewahrungsfristen,
Monitoring der Speicherumgebung mit grafischer Echtzeitdarstellung.
Hinsichtlich der Benutzerverwaltung sollten für jeden Netzwerk- und DMS-Benutzer eine User-ID und ein Paßwort vergeben und Paßwörter verändert werden können. Benutzer- und Gruppenprofile erleichtern das Hinzufügen neuer Benutzer. Daneben sind verschiedene Anzeigeoptionen wie zum Beispiel die Anzeige einer Liste der definierten Benutzergruppen, die Anzeige von Benutzern einer Gruppe oder von Benutzern, die nicht einer bestimmten Gruppe angehören, wichtig. Folgende Gruppen sollten zur Verfügung stehen:
Allgemein - alle Systembenutzer,
Überwachung und Kontrolle - Benutzer mit Rechten, Prüfkriterien festzulegen und Optionen zu konfigurieren,
Administration - Benutzer mit Rechten zur Systemadministration,
Pseudo-Administration - Benutzer mit Rechten zur Anwendung von Administrationsfunktionen (Fachfunktionalität wie Pflege der Schlagwortkataloge),
applikationsspezifische Gruppen - Benutzer mit Zugriffsrechten auf verschiedene Applikationen,
spezielle Berechtigungen für Prüfer.
Ein DMS sollte außerdem verschiedene Sicherheitsebenen für den Zugriff auf Container und Dokumente bieten:
kein Zugriff,
Anzeige von Dokument- oder Containerinhalten und Katalogdaten,
Ändern der Katalogdaten, Anzeige von Inhaltsdaten,
Ändern von Inhalts- und Katalogdaten,
Löschen von Dokumenten oder Containern,
Anwendungsadministration - Hinzufügen/Löschen von Katalogfeldern,
Library-Administration - Ändern von Zugriffsrechten.
Der Zugriffschutz sollte darüber hinaus folgendes beinhalten:
Erstellung und Ausgabe (Mail, Drucken/Fax) von Dokumenten - nicht alle Benutzergruppen sollten Dokumente erstellen und ausgeben können,
getrennte Zugriffsrechte für Anmerkungen (kein Zugriff, Anzeige, Hinzufügen, Löschen von Anmerkungen),
verschiedene Zugriffsrechte auf Teile von Dokumenten (bei sehr großen Dokumenten),
verschiedene Zugriffsrechte über den Dokumentenlebenszyklus hinweg,
Verschlüsselung von Dokumenten für die Verteilung in LAN- oder WAN-Umgebungen,
direkte Verknüpfung des Zugriffsschutzes mit Dokumenten und Containern, damit diese über Mail versendet werden können.
Das DMS sollte weiterhin automatische Methoden für inkrementelle und vollständige Backups in einer verteilten Speicherumgebung unterstützen. Neben Backup-Funktionen sind Möglichkeiten für die Wiederherstellung der gesicherten Daten und Dateien notwendig. Recovery-Funktionen sollten auch für einzelne Werte oder Dokumente vorhanden sein.
Allgemeine Dokumenten-Services
Für die vier Funktionsbereiche eines DMS sollten verschiedene allgemeine Dokumenten-Services zur Verfügung stehen.
Drucken von Dokumenten:
Drucken eines oder mehrerer Dokumente ohne Aufruf der Applikation, mit der die Dokumente erstellt wurden,
Drucken aller oder ausgewählter Seiten eines Dokumentes mit oder ohne Textanmerkungen (zusammen/separat),
Drucken von Suchergebnislisten,
Drucken der Kataloginformationen.
Mail-Funktionen:
elektronisches Versenden von Dokumenten an Benutzer innerhalb und außerhalb des DMS,
Versenden eines Dokumentes mit oder ohne Anmerkungen
Fax-Funktionen:
Faxen eines oder mehrerer Dokumente ohne Aufruf der Applikation, mit der die Dokumente erstellt wurden,
Faxen aller oder ausgewählter Seiten eines Dokumentes mit oder ohne Textanmerkungen (zusammen oder getrennt von den Dokumentseiten),
direktes Empfangen eingehender Faxe durch das DMS,
Weiterleiten eingehender Faxdokumente,
Erstellen und Pflege eines Faxnummernverzeichnisses.
Konzept eines Eingangs- und Ausgangskorbes für die Ad-hoc-Verteilung von Arbeit (zum Beispiel Dokumente oder Dokumentsammlungen) durch die Benutzer oder systemseitige automatische Verteilung anhand von Regeln als alternative Weiterleitungsmöglichkeit zu E-Mail.
Top
Groupware
Groupware dient im allgemeinen als Integrationsplattform für Office-Anwendungen wie
Textverarbeitung,
Textbausteinsysteme,
Text-Daten-Integration,
Tabellenkalkulation,
Datenbanken,
Hostanwendungen,
u.a.
Bei Groupware stehen verschiedenste Kommunikationsfunktionen zur Unterstützung der Zusammenarbeit von wechselnden Arbeitsgruppen im Vordergrund. Die Anforderungen an Groupware-Systeme können anhand der fünf Basiskomponenten
Messaging,
Kalender,
Diskussionsdatenbanken,
Dokumenten-Management und
E-Forms
dargestellt werden.
Messaging
Die Messaging-Infrastruktur dient der Steuerung der Kommunikation und basiert auf Directory-Services. Durch diese Services können Benutzer und Informationen über Benutzer aufgefunden werden. Sehr nützlich ist ein unternehmensweites Teilnehmer- und Ressourcenverzeichnis. Die Zusammenarbeit zwischen individuellen Benutzern ist durch die Kommunikation über E-Mail oder Fax zu unterstützen. Zur Kommunikation zwischen Benutzergruppen können Mailing-Lists dienen. Ein wesentlicher Unterschied zwischen Groupware und reinen E-Mail-Systemen liegt darin, daß keine Dokumente aus der Kontrolle des Systems geraten können, sondern von Groupware systematisch in verschiedene Ablagen eingestellt werden.
Kalender
Kalender dienen der Ressourcenverwaltung und müssen in die Gesamtanwendung integriert sein. Neben der Verwaltung von individuellen und Gruppenterminen wie Besprechungen sollten mit Hilfe des Kalenders auch Räume, Vertretungen und Vorlagetermine verwaltet und koordiniert werden. Auf diese Weise ermöglicht ein Kalender auch die Koordination von Vertretungen und Terminüberschneidungen und unterstützt die Auskunftsbereitschaft über Abwesenheit und (externen) Aufenthaltsort. Die Benutzer sollten durch entsprechende Meldungen auf ihre Termine hingewiesen werden. Damit keine Daten redundant gespeichert werden, muß der Kalender mit der Benutzerverwaltung und der Dokumentenverwaltung verknüpft sein.
Dokumenten-Management
Durch Dokumenten-Management-Funktionen wird die zugrunde-liegende Informationsbasis verwaltet. Wesentliches Merkmal von Groupware ist die Replikation, das heißt der automatische Abgleich von Datenbanken und Dokumentenbeständen über verschiedenste Lokationen hinweg. Erforderliche Dokumenten-Management-Funktionen stimmen weitgehend mit den im vorherigen Abschnitt beschriebenen Anforderungen überein. Ein Groupware-System muß diese Funktionen entweder selbst zur Verfügung stellen oder auf entsprechende Dienste zugreifen können. Hinzu kommen bei Groupware-Produkten eventuell Funktionen für das gemeinsame Editieren von Dokumenten (Joint Editing) durch mehrere Benutzer. Schnittstellen zum World Wide Web können Dokumente auch für externe Benutzer zugreifbar machen.
Diskussionsdatenbanken
Durch Diskussionsdatenbanken können sich verschiedenste Benutzer oder Benutzergruppen an elektronischen Diskussionen beteiligen. Eventuell sind auch Videokonferenzen gefordert.
E-Forms
E-Forms müssen gut mit E-Mail und Dokumenten-Management-Komponenten integriert sein, damit die Informationen in den Formularen einfach gespeichert und weiterverarbeitet werden können. Elektronische Formulare unterstützen insbesondere interne formularbasierte Abläufe. E-Forms-Module dienen meist auch als Entwicklungsumgebung und können zum Beispiel auch das Frontend der Diskussionsdatenbanken bilden. Es sollte sowohl auf flexible und mächtige Möglichkeiten
für die einfache Erstellung der Formulare,
für ein benutzerfreundliches Ausfüllen der Formulare als auch
für die Verarbeitung der eingegebenen Daten
geachtet werden. Beim Ausfüllen der Formulare sind je nach Bedarf Defaultwerte, Gültigkeitsprüfungen und hinterlegte Auswahllisten sinnvoll. Benutzerdaten und bestimmte Datenbankvariablen sollten automatisch in dem zugehörigen Formular ausgefüllt werden. Formulare sollten mittels Overlaytechnik über den individuellen Daten angezeigt und gedruckt werden können. Eine Listendarstellung der verfügbaren Formulare ist ebenfalls vorteilhaft. Schließlich muß es für die Formulare auch eine übergeordnete Formularverwaltung mit Versionskontrolle geben.
Top
Workflow
Mit Workflow-Systemen können Arbeitsabläufe und Geschäftsprozesse definiert, gesteuert und ausgeführt werden. Dementsprechend gibt es in einem Workflow-System Funktionen
zur Prozeßdefinition für die Erstellung von Vorgängen durch den Organisator, Programmierer oder Administrator, teilweise mit Funktionen zur Analyse und Simulation von Prozessen,
zur Prozeßausführung (Laufzeitmodul) zur Bearbeitung von Vorgängen durch den Anwender und
zur Prozeßkontrolle zum Nachvollziehen und zur Auswertung der Arbeitsabläufe.
Die Funktionen eines Workflow-Systems lassen sich in Funktionen zur Workflow-Definition, Workflow-Ausführung und Workflow-Kontrolle unterteilen.
Der Analyse und Simulation von Geschäftsprozessen kommt eine wachsende Bedeutung zu. Mit Hilfe eines Analyse- und Simulationstools können die Prozesse auf Konsistenz getestet und optimiert werden und Engpässe und Schwachstellen bereits vor der Freigabe eines Vorgangs für den praktischen Einsatz vermieden werden. Zwischen Design, Ausführung und Kontrolle sollte daher eine enge Verbindung bestehen, damit die Analyse- und Kontrolldaten an die Workflow-Engine übergeben und Echtzeitdaten in den Lebenszyklus der Analyse zurückgeführt werden können. Prozesse testen und optimieren zu können bevor sie zu vermeidende Kosten verursachen und den Echtzeitbetrieb stören, gelingt jedoch nur dann wirklich effizient, wenn eine umfassende Simulation mit statistischen Auswertungen möglich ist. Ein solches Analyse- und Simulationstool kann dabei entweder in das Workflow-System integriert sein, oder es können Schnittstellen zu Standard-werkzeugen oder BPR-Tools existieren.
Die verschiedenen Funktionen werden nachstehend detaillierter aufgeführt. Neben diesen Funktionen umfaßt ein Workflow-System natürlich auch die üblichen Administrationsfunktionen wie Speicherhierarchie und Cache-Einrichtung, Datensicherung, Auslastungsüberwachung und Funktionen zum Wiederanlauf oder kann auf entsprechende Dienste zugreifen.
Workflow-Design
In einem Workflow-System sollte es zum einen Möglichkeiten zur Definition der Aufbauorganisation eines Unternehmens mit Orga-nisationseinheiten, Mitarbeitern, Stellen, Rollen und Kompetenzen mit entsprechenden Berechtigungsstufen (zum Beispiel Initiierungs-, Informations-, Bearbeitungs-, Verwaltungsberechtigung) und zum anderen zur Definition der Ablauforganisation mit Prozessen, Aktivitäten und Tasks geben. Das Modell der Aufbauorganisation sollte dabei in die übergeordnete Benutzerverwaltung integrierbar sein. Der Übersichtlichkeit der Modelle kommt eine große Bedeutung zu. Zur Erleichterung der Modellierung sind jeweils Beispielmodelle hilfreich.
Das Modell der Aufbauorganisation sollte sowohl die direkte Zuordnung von Vorgängen und Dokumenten zu Benutzern oder Benutzergruppen als auch die indirekte Zuordnung über Rollen und Kompetenzen gestatten. Darüber hinaus sollten Vertreter-, Prüf-, und Unterschriftenregelungen abgebildet werden können. Die Weiterleitung und Verteilung von Arbeitsschritten an Rollen statt an einzelne Benutzter vereinfacht die Ausnahmenhandhabung und Vertreterregelungen.
Für die Definition der Ablauforganisation (Prozesse, Aktivitäten, Tasks) sollte ein Workflow-System folgende Funktionen bieten:
Definition von Bedingungen und Regeln, zum Beispiel für Prozeßstart und -ende einschließlich Ausnahmenhandhabung,
sequentielle, parallele und selektive Tätigkeiten,
Wiederholen von Tätigkeiten (Schleifen),
Triggermechanismen als Eingangsschnittstelle für externe Ereignisse,
Batch-Tätigkeiten zur automatischen Ausführung von Aktivitäten,
Strukturierungsmöglichkeiten zum Zusammenfassen von Aktivitäten,wiederverwendbare Strukturen,
Zuordnung von Applikationen, Daten und Informationsflüssen und Zuteilung von Ressourcen.
Für die Integration mit anderen Systemen sollten verschiedene Im- und Export-Funktionen existieren. Anpassungen an aufbau- und ablauforganisatorische Änderungen sollten einfach und flexibel vorgenommen werden können. Vorteilhaft ist insbesondere die Möglichkeit einer dynamischen Modelländerung zur Laufzeit.
Nach der Prozeßdefinition sollte das Modell auf Konsistenz getestet und optimiert werden können. Durch Analyse und Simulation können logische und formale Fehler eliminiert, nicht erreichbarer Code aufgefunden und mögliche Deadlocks erkannt werden. Bereits vor dem praktischen Einsatz können Ressourcenverbrauch und Laufzeitverhalten optimiert und Engpässe und Schwachstellen erkannt werden. Wie erwähnt, bringt neben der Simulation mit geschätzten Daten insbesondere auch die Simulation mit Echtdaten einen hohen Nutzen für ein Unternehmen. Die Simulation kann weiterhin zur Generierung von Schulungs- und Unterweisungssystemen herangezogen werden.
Die Prozeßdokumentation sollte aus den Modellen jeweils automatisch generiert werden.
Workflow-Ausführung
Die Runtime-Komponente eines Workflow-Systems kann entweder eine eigene Benutzeroberfläche besitzen oder die Workflow-Funktionen können in existierende Applikationen integriert sein. Die Runtime-Komponente sollte zahlreiche Funktionen zur Unterstützung der Anwender bieten. Diese beinhalten:
automatisches oder manuelles Initialisieren und Abschließen von Vorgängen,
manuelle (über Auswahlliste oder Icon) oder automatische (über hinterlegten Verteilerschlüssel oder über Prozeß- und/oder Dokumenteigenschaften) Zuweisung von Arbeitsschritten eines Arbeitsvorrates,
Prioritäten für Prozesse, Aktivitäten, Tasks oder Dokumente,
zeitgleiche Bearbeitung eines Vorgangs durch mehrere Benutzer mit anschließender Synchronisation zu einem Gesamtergebnis sowie parallele Bearbeitung mehrerer Vorgänge und Tätigkeiten durch einen Benutzer,
Formulare für Dateneingabe und Anzeige mit Gültigkeitsprüfungen,
Deadlines und externe Ereignisse,
Hintergrundprozesse,
Steuerung über verschiedene Vorgangsstati wie “wahlfrei”, “zwingend”, “gesperrt”, “verzichtbar” oder “Priorität” sowie über Dokumenten- und Datenbankinhaltsstati,
Umleiten über Benutzerverwaltung (Urlaubsvertretung, Be-nutzer nicht am Platz etc.), Bedingungen oder Ereignisse,
Sperren, Freigeben und Zurücksetzen von Aktivitäten oder Prozessen,
Ausnahmenhandhabung (manuelle Weiterleitung an Benutzer oder Queue),
Integration anderer Anwendungen:
Aufruf von Verarbeitungs-, Anzeige- oder Bearbeitungsprogrammen mit Übergabe von Daten und Dokumenten und Übernahme veränderter oder neuer Dokumente in den Vorgang,
Integration kaufmännischer Anwendungen,
Imaging (Anzeige von NCI-Informationen parallel zu anderen Daten, Masken, Applikationen etc.),
Wiedervorlagefunktionen,
Genehmigung von Aktionen, zum Beispiel elektronische Unterschrift,
manuelles oder automatisches Routing sowie Transport mit Prefetch-Mechanismen für logische Strukturen und einzelne Objekte,
Zusammenführen und Teilen von Prozessen,
Sortieren von Dokumenten und Vorgängen nach verschiedenen Kriterien wie Prioritäten, Arbeitsschritte, alphabetisch, Status, Datum, Merkmalen, Typen, Gruppierungen, Benutzern etc.,
individuelle und Gruppennotizen erzeugen, ändern, ergänzen, umhängen und drucken,
Lokalisieren und Anzeigen von Vorgängen und Dokumenten:
Suche nach Vorgängen über visuelle, hierarchische Anzeige (“virtuelle Vorgangsmappe”) und über Referenzsysteme (Volltext, Hyperlinks u.ä.),
Suchergebnislisten und Inhaltsverzeichnisse,
Viewer für die Anzeige der unterschiedlichen Dokumenttypen,
Anzeige zugehöriger Daten und Notizen (aus dem Vorgang oder einer Datenbank),
Erfassen von Dokumenten (Scannen, Eingangsfax, Import aus Applikationen und Datenbanken),
Indizieren von Dokumenten, Prozessen und Tasks:
manuelle Attributvergabe und -änderung,
Ergänzen aus anderen Datenquellen,
automatisch oder teilautomatisch aus OCR/ICR, Barcode u.ä.,
Kopieren, Übernehmen mit Überschreiben, Auswahl aus Listen oder Thesauri, Ändern, kontrolliertes Löschen,
Ablegen und Archivieren mit Versionsmanagement,
Formatieren von Informationen für Anzeige, Druck oder Archivierung und von Daten für Anzeige in Masken, Listen sowie Druckoutput,
zahlreiche Möglichkeiten zum Drucken von Dokumenten, Listen, Statistiken etc.,
Faxintegration,
Postein- und -ausgang:
Dokumente oder komplette Prozesse mit Bearbeitungsfunktionen,
Postein- und -ausgangsbuch,
Preview-Funktionen (zum Beispiel Thumbnails) bei Posteingang,
Postausgang interaktiv durch Zuordnung Dokument zu Postausgang oder automatisiert ohne Interaktion jeweils mit Versandbestätigung,
zeitgesteuerter Versand,
Verteilerschlüsselübersicht und elektronisches “Telefonbuch”.
Die Benutzer sollten sowohl durch situationsbezogene Hilfe als auch durch fachbezogene Hilfefunktionen wie Entscheidungshilfen, Bearbeitungshinweise etc. unterstützt werden. Weiterhin sollte die Prozeßdokumentation online verfügbar sein. Außerdem sind die Benutzer bei bestimmten Ereignissen wie etwa Posteingang oder Statusänderungen durch Meldungen darauf hinzuweisen.
Auch gelegentlich verbundene Benutzer wie Benutzer im “Home Office” oder Kunden können zum Beispiel über eine Anbindung an das Web durch ein Workflow-System integriert werden. Auf Workflow im Internet wird bei der Darstellung der Strategien und Trends im DMS-Markt eingegangen.
Workflow-Monitoring
Schließlich muß ein Workflow-System verschiedene Funktionen zur Kontrolle und Auswertung von Prozessen und Arbeitsabläufen besitzen.
Das Workflow-Management sollte mit einem Anzeigetool visualisiert werden können. Arbeitsabläufe können entweder mit einem statischen Anzeigetool anhand von “Momentaufnahmen” oder mit einem dynamischen Anzeigetool mit automatischer Änderung der Anzeige überwacht werden. Letzteres ist natürlich vorzuziehen. Mit Hilfe eines Anzeigetools können Bearbeitungsdauer und Termine kontrolliert, Ort und Status der Vorgänge nachvollzogen und die Ist-Abläufe mit den Soll-Abläufen verglichen werden.
Alle Aktivitäten eines Workflow-Systems wie etwa Statusänderungen, Prüfungen, Genehmigungen, das Routing oder Veränderungen (Ergänzungen, Umsortierung, Löschung etc.) sollten nicht nur angezeigt, sondern auch protokolliert werden. Die Protokolle sollten dabei den Benutzeranforderungen entsprechend dokument- und/oder prozeßbezogen angepaßt werden können.
Auch für Auswertungen sind individuelle Anpassungsmöglichkeiten nach verschiedenen Kriterien wie Benutzergruppen, Dokumenten, benötigten Daten etc. erforderlich. Aus den Auswertungen sollten Vorgangslauf- und -liegezeiten, Prozeßkosten u.a. ersichtlich werden. Auf diese Weise können beispielsweise auch Managementberichte automatisch generiert werden. Wie oben bereits erwähnt, ist auch eine automatische Übernahme der Auswertungsergebnisse in die Verwaltungsprogramme zur Optimierung oder zumindest zur Verbesserung der Abläufe vorteilhaft.
Top
Systemanforderungen
Nach Bestimmung der funktionalen Anforderungen sind die technischen Anforderungen zu definieren. Die grundlegenden Systemanforderungen sind für die verschiedenen Anwendungsgebiete vergleichbar. Die Systemanforderungen bestimmen Architektur und Betriebsumgebungen eines DMS.
Architektur
Da Dokumenten-Management-Services über das gesamte Unternehmen hinweg zur Verfügung stehen müssen, sollte die DMS-Architektur offen, skalierbar, erweiterbar und verteilt sein.
Offene Architektur
Eine offene DMS-Architektur sollte Möglichkeiten für die Integration und Anbindung anderer Systeme bieten, um Dokumente und Daten auszutauschen und gemeinsam zu verwenden. Einzelne Komponenten sollten jederzeit ausgewechselt werden können. Zur Erfüllung dieser Anforderungen sind heute Application Programming Interfaces (APIs) vorhanden. Künftig werden objektorientierte Techniken und sich entwickelnde Industriestandards sogenannte Plug-and-Play-Lösungen erleichtern. Das DMS sollte, soweit vorhanden, Standards unterstützen und keine proprietären Formate für Daten und Dokumente benutzen, da sonst die langfristige Verfügbarkeit der Dokumente gefährdet ist.
Skalierbarkeit
Die verschiedenen Komponenten eines DMS sollten skalierbar sein, wobei jede der Komponenten in sich erweitert oder um gleichartige Komponenten ergänzt werden kann:
Server
Das DMS sollte das Hinzufügen neuer Server und die Neuverteilung der Software gestatten, ohne die Software anpassen zu müssen. Daneben sollten die Plattformen skalierbar sein, so daß beispielsweise ein Server mit einem Prozessor, den Anforderungen entsprechend, auf vier Prozessoren erweitert werden kann.
Speichermedien
Die Speicherkapazität eines DMS sollte erweitert werden können, indem neue Speichereinheiten an einen existierenden Server oder mit zusätzlichen Servern innerhalb eines logischen Repositories angebunden werden können. Daneben sollten die Speichergeräte selbst skalierbar sein, indem zum Beispiel einer Jukebox neue Platten hinzugefügt werden.
Eingabegeräte
Bei steigenden Mengenanforderungen oder wenn eine schnellere Online-Verfügbarkeit der Dokumente erforderlich ist, sollten Eingabegeräte wie Scanner oder Faxgeräte zusätzlich angeschlossen werden können.
Ausgabegeräte
Zur Beschleunigung der Dokumentenausgabe sollten Drucker, Faxgeräte und andere Ausgabegeräte hinzugefügt werden können.
Erweiterbarkeit
Das DMS sollte schrittweise und flexibel um neue Funktionen, Benutzer oder Arbeitsgruppen aufgrund neuer Prozesse oder Applikationen erweiterbar sein. Die Modularität eines DMS sollte es nicht nur erlauben, das System um neue Funktionen, sondern genauso einfach auch um ganz neue Applikationen zu ergänzen. Das Hinzufügen neuer Softwarekomponenten sollte keine Softwareanpassung erfordern.
Verteilbarkeit
Da Unternehmen zunehmend über mehrere Standorte verteilt sind und eine Mobilität der Arbeitskräfte gefordert ist, sollte die DMS-Architektur in mehrerer Hinsicht verteilt sein:
Kommunikationsoptionen für LAN- und WAN-Verbindungen,
Verteilen von Dokumentbibliotheken über verschiedene Standorte mit Echtzeitzugriff,
“Portabilität” einer Dokumentbibliothek oder einer Untermenge, die von einer mobilen Benutzergemeinschaft benutzt werden kann,
Lokalisierung der jeweils benötigten Dokumentbibliothek in Abhängigkeit von Suchbegriffen, Klassifikation und Benutzerrechten.
Eine Voraussetzung für verteilte Lösungen und auch für die Unterstützung einer lokalen Offline-Bearbeitung sind selbstbeschreibende Objekte, die ihre Verwaltungsinformationen mit sich tragen. Auf diese Weise wird die Handhabung unterschiedlicher Versionen und der kontrollierte Dokumentenaustausch, bei dem Dokumente auch den Verwaltungsbereich eines logischen Systems verlassen können, ermöglicht. Daneben müssen die gespeicherten Dokumente eineindeutig identifizierbar sein. Ein Unique Identifier stellt sicher, daß jedes Dokument nur einmal vorhanden ist, verschiedene Datenbanken das gleiche Archiv nutzen können und versandte Dokumente auch konsistent wieder in externe Systeme integriert werden können.
Betriebsumgebung
Festlegungen für die Betriebsumgebung eines DMS sollten Standards für Client- und Server-Hardwareplattformen und Betriebssysteme und Standarddatenbanken beinhalten, um eine größtmögliche Kompatibilität, Integrationsoptionen und eine einfache Administration zu garantieren. Obwohl ein DMS bestimmte Konvertierungsmöglichkeiten bieten sollte, ist die Festlegung hausinterner Standards und Konventionen für Office-Applikationen zur Minimierung des Performance- und Systemoverheads in Zusammenhang mit der Konvertierung verschiedener Dokumentenformate sinnvoll.
Da Dokumenten-Management-Anforderungen immer komplexer werden und meist nicht mehr durch einen Anbieter oder Hersteller allein erfüllt werden können, ist eine Standardisierung von Schnittstellen und Formaten zur Kombination verschiedener Produkte und Komponenten unabdingbar.

© CopyRight PROJECT CONSULT 1992 – 2001. Dr. Ulrich Kampffmeyer
Home/Rechtshinweis
Presse/Autorenrechte

Top
Seitentitel: Was ist_Anforderungsprofil, Zitierung: http://www.PROJECT-CONSULT.com/home.asp?SR=285
Zuletzt aktualisiert am: 3.12.2001
CopyRight © 1992-2012 PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH
20251 Hamburg, Breitenfelder Str. 17, Tel.: +49-40-46076220, E-Mail, Rechtshinweis
Optimiert für MS Explorer 5.x, 6.x, 1024x768 Pixel, Cookies(on), JavaScript(on)
Diese Seite wird nicht mehr gepflegt. Bitte besuchen Sie www.PROJECT-CONSULT.de
This website is no longer updated. Please visit www.PROJECT-CONSULT.de