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MoReq – Brückenschlag zwischen „best practice“ für Records Management und E-Government /E-Business-Strategie
Von Martin Waldron
Hintergrund
Organisationen erkennen plötzlich, dass herkömmliche papierbasierte Methoden für die Verwaltung (Ablage) von Unterlagen den gestellten Ansprüchen nicht mehr genügen. In der heutigen digitalen Wirtschaft werden die meisten Prozesse, ob nach außen mit Bürgern, Kunden und Lieferanten oder nach innen mit internen Stellen, zunehmend über elektronische Transaktionen und Unterlagen durchgeführt. Viele große und kleine Organisationen haben bis heute nicht die erforderlichen Kontrollmöglichkeiten und Infrastruktur, um die intern generierten sowie die zunehmend über E-Mail und Web hereinkommenden elektronischen Unterlagen effektiv und effizient zu handhaben. So werden Unterlagen ausgedruckt und als Dokumente mit herkömmlichen papierbasierten Methoden verwaltet - mit Mehraufwand und Zeitverlust als Folgen.
Es gibt auch in der letzten Zeit erschreckende Warnungen zur unzureichenden Archivierung und den daraus folgenden Geschäftskatastrophen, wie man z.B. beim Enron-Zusammenbruch sehen konnte; oder der Fall einer Finanz-Gruppe, die durch eine unauffindbare E-Mail mit angehängtem Vertrag umgerechnet 3,14 Mio € verlor.
Leider versteht die Führungsetage in vielen Unternehmen nach wie vor nicht, weshalb die Investition in elektronische Langzeitarchivierung unumgänglich ist. Stattdessen wird diese als untergeordnete Sache der Verwaltung gesehen, als etwas, was lediglich zur Ablage dient. Diese Organisationen müssen von der Schlüsselrolle überzeugt werden, die die elektronische Langzeitarchivierung für die Realisation von E-Government/E-Business-Strategien und generell in der Informationsmanagement-Strategie eines Unternehmens spielt.
Sind E-Business/E-Government Initiativen effektiv?
Es gibt enorme Hürden, die vor dem Wechsel von bestehenden, arbeitsintensiven manuellen Prozessen zu bürger- /kundenzentrierten E-Business-Prozessen stehen - Change-Management-Aufwand, finanzielle Grenzen und die Notwendigkeit, herkömmliche Dienstleistungskanäle weiterzuführen.
Viele Organisationen haben jedoch enorme Schritte getan zur Bereitstellung von Dienstleistungen und Information auf elektronischem Wege. Das Internet hat sehr viel dazu beigetragen, Bürgern auf Service-Informationen und Formulare zu verschiedenen amtlichen Zwecken Zugriff zu geben sowie die Möglichkeit, Fragen zu stellen und Dokumente per E-Mail einzureichen. Dieses „Anhäufen“ von Information im Internet hat den Zugang zu Information deutlich verbessert, aber weder die Effektivität von Kerngeschäftsprozessen - wie das Einreichen von Anträgen und Ansprüchen - erhöht noch die Effizienz von internen Prozessen verbessert.
Trotzdem wird dieser eher „kosmetische“ Ansatz vielerorts praktiziert – verständlicherweise, wenn man die schwerwiegenden kulturellen und bildungsmässigen Probleme bedenkt, die einem Wechsel zu elektronischen Dienstleistungsprozessen im Wege stehen. Ein neulich verfasster Bericht des UK Audit-Ausschusses “Councils and E-Government” auf Basis einer Erhebung von 64 Councils (Gemeindeverwaltungen) nennt als die größten Hindernisse zur Einführung von E-Dienstleistungen den Aufwand für Change-Management, fehlende ICT-Kenntnisse und fehlenden Ausbildungsstand seitens der Belegschaft. Der gleiche Bericht schließt auch auf ein „Nichtvorhandensein von verläßlichen Kosteninformationen über ihre E-Vorhaben“ seitens der Councils. Ferner steht im Bericht, dass 40% der Top-Entscheider die Forderungen zu breitgefasst fänden und 61% diese für zu teuer hielten.
Die Rolle von elektronischer Archivierung (Records Management) in der Entwicklung von wirksamen E-Business-Strategien
Die Herausforderungen von E-Business sind vielfältig. Gerade die kurzfristigen, billigeren Lösungen, die durch finanziellen Überlegungen einerseits und „E-Aktionismus“ andererseits entstehen, ergeben oft begrenzten Erfolg ohne nachhaltige Verbesserung, weder beim Dienst am Kunden noch an interner Effizienz. Viele Unternehmen haben die Notwendigkeit erkannt, eine überordnete Strategie zur Entwicklung von E-Business-Anwendungen durch das Ausschöpfen von Informationen zu entwickeln, wie sie z.B. in Customer Relationship Management-Programmen vorliegen. So sind Begriffe wie Metadaten und Taxonomie plötzlich in aller Munde, zumindest bei Informations-Management-Leitern. Da 90% der Geschäftsdaten in Form von Dokumenten vorliegen, wird die früher nur als Mittel zur Einhaltung von gesetzlichen Forderungen und Richtlinien gesehene elektronische Archivierung immer mehr zu einem wesentlichem Bestandteil von Informations/Wissensmanagements-Strategien zur Unterstützung von E-Business-Initiativen.
Folglich wird die elektronische Archivierung (Records Management), früher einmal die letzte Aufgabe in der Prozesskette, zunehmend als wichtige Komponente in der umfassenden Informationsmanagement-Strategie eines Unternehmens verstanden.
Records Management stellt eine Wissens-Infrastruktur in der elektronischen Ablage bereit. In den 90er Jahren entstanden elektronische Dokumentenmanagement-Systeme mit Ablage nach Abteilungen und einfachen Indexing-Strukturen, so z.B. Kundenname/Kontonummer, wobei jede Abteilung oder Service-Einheit anders ablegte, beispielsweise nach Produkt/Kunden im Kundendienst, aber nach Region/Kunden/Produkt im Verkauf. Das Records Management gibt einen Rahmen zur Entwicklung einer unternehmensweiten Ablagestruktur. Diese ergibt eine intelligente Zusammenstellung von Dokumenten, die wiederum eine „Unternehmens“-Sicht von Kunden/Bürgern, Produkten und Lieferanten ergibt. Dokumente enthalten die Mehrheit aller Unternehmensdaten, und das Ausschöpfen bzw. das Nutzen dieser Informationen wird in den privaten und öffentlichen Sektoren zugleich als wesentliches Teil einer Informationmanagement-Strategie gesehen.
Internationale und europäische Hilfe für die Entwicklung und Einführung einer unternehmensweiten Strategie für Record Management und Information Management
Seit den letzten zwei Jahren geben zwei wichtige Initiativen den Organisationen in den privaten und öffentlichen Sektoren eine Rettungsleine zum stimmigeren und stärker geschäftsprozessorientiertem Herangehen an das Records Management, während sich diese Organisationen in Richtung elektronischer Bereitstellung ihrer Dienste und Produkte bewegen.
Beide Initiativen, die aus verschiedenen „Ställen“ kommen, wurden allgemein als wichtige Hilfen zur Entwicklung einer Informations- und Records Management-Strategie zur Unterstützung von E-Business Programmen anerkannt. Dies sind wie folgt:
„Model Requirements for the Management of Electronic Records – MoReq“ , der Europäischen Kommission (veröffentlicht im Mai 2001) (Modellanforderungen zur Verwaltung von elektronischen Dokumenten)
„International Organisation for Standardisation standard – ISO 15489 „Information und Dokumentation – Records Management Teil 1 Allgemein und Teil 2 Richtlinien (Technischer Bericht) die im November 2001 veröffentlicht wurde
Die zwei Dokumente beziehen sich auf verschiedene Bereiche zur Entwicklung eines Electronic Records Management Programms.

MoReq
MoReq liefert ein sehr detailliertes Anforderungsset sowohl für funktionale Anforderungen an ein elektronisches und papierbasiertes Records Management System als auch für die dazugehörigen elektronischen Vorgangsbearbeitungs- und Dokumenten-Management-Systeme. MoReq schließt auch Richtlinien zur Betrachtung von operationalen Systemen und Managementsystemen ein. MoReq macht einen großen Sprung vorwärts, indem sie nicht nur Anforderungen für eine gute Aufbewahrung von elektronischen Aufzeichnungen erstellt, sondern auch die Anforderungen für andere elektronische dokumentenbezogene Funktionen wie Workflow, E-Mail und Elektronische Signaturen mit einbezieht.

ISO 15489
ISO stellt Management-Richtlinien zur Unternehmenspolitik und Vorgehensweisen für das Records Management des Unternehmens auf und dient als Anleitung zur Implementierung bei der unternehmensweiten Einführung von Records Management.
ISO 15489 Teil 1 ist der Führer für das Unternehmens-Management. Er gibt als kurzes und prägnantes Dokument (17 Seiten) Rat zum :
Festlegen, welche Dokumente erzeugt, welche Information in die Dokumente eingefügt werden müssen und welcher Genauigkeitsgrad erforderlich ist
Entscheiden, in welcher Form und Struktur Dokumente erzeugt und erfaßt werden sollen
Festlegen der Anforderungen zum Retrieval und Gebrauch von Dokumenten und wie lange sie archiviert sein müssen, um diesen Anforderungen zu genügen
Festlegen, wie Dokumente zu organisieren sind, um die Anforderungen für den Gebrauch zu unterstützen
ISO 15489 Teil 2 legt die Schritte fest – von der ersten Analyse, Identifizierung der Anforderungen bis zur Implementierung eines Records Management Systems und unternehmenspolitischen Maßnahmen. Diese Schritte sind im unten folgenden Diagram skizziert.

MoReq’s Rolle
MoReq konzentriert sich auf die Entwicklung der Spezifikation des EDRMS Systems, um das Records Management Programm zu unterstützen, das unter ISO 15489 und der Informationsmanagement-Strategie des Unternehmens entwickelt wurde.
MoReq liefert ein Template, eine Schablone als Anforderungscheckliste. Hier werden alle Anforderungen beschrieben und jede einzelne Funktion detailliert definiert. Anschließend werden Empfehlungen ausgesprochen, ob diese Funktion „Pflicht“ oder „Wünschenswert“ ist. Der untenstehende Auszug aus der Sektion von MoReqs „Anforderungen an die elektronische Signatur“ illustriert dies.

“10.5 Elektronische Signaturen
Elektronische Signaturen (manchmal bezieht man sich auch auf Digitale Signaturen) sind Zeichensequenzen, die, wenn sie mit hochentwickelten sicheren Algorithmenverfahren und „Schlüsseln“ (ein langer String von Ziffern analog eines Paßwortes) genutzt werden, eingesetzt werden können, um die Echtheit eines Dokumentes zu bestätigen, oder die Identität des Absenders zu authentifizieren. Ein Beispiel eines weithin anerkannten elektronischen Signatur Algorithmus ist MD5. Der weite Einsatz von E-Mail und des World Wide Web ließ die Zahl von Dokumenten wachsen, die intern und ganz besonders extern in relativ unkontrollierter Umgebung bewegt werden. Der Gebrauch von elektronischen Signaturen zur Authentifizierung und Bestätigung der Echtheit wird daher weiter zunehmen.

Anforderungen
Das ERMS muß fähig sein, die Informationen zu speichern, die sich auf die elektronischen Signaturen, Verschlüsselung und Details der betroffenen Verifizieriungsstellen bezieht.
Das ERMS sollte so strukturiert sein, dass es die einfache Einführung verschiedener Technologien der elektronischen Signaturen zuläßt. Dies ist besonders wichtig, wenn man die Änderungen bedenkt, die in diesem Gebiet vorkommen.
Das EDRMS sollte fähig sein, die Gültigkeit einer elektronischen Signatur zu kontrollieren.
Das ERMS muß fähig sein, Metadaten und Details über den Verifizierungsprozess für eine elektronische Signatur zu speichern. Dies beinhaltet:
die Tatsache, daß die Gültigkeit der Signatur geprüft wurde
die Zertifizierungsstelle, bei der die Signatur für gültig erklärt wurde
das Datum und der Zeitpunkt der Kontrolle

MoReq ist das bis heute detaillierteste Dokument für EDRMS. Es besteht aus 390 definierten Anforderungen und einem Metadatenmodell aus 127 Elementen in einem 100 Seiten Dokument.
Seit MoReq im Mai 2001 veröffentlicht wurde, wurde es in ganz Europa im Öffentlichen und privaten Sektor gut angenommen. In Großbritannien gibt es zum Beispiel drei Organisationen, die es als Grundlage für das Erstellen ihrer Anforderungsliste für EDRMS genutzt haben.
Das folgende Diagramm zeigt den Bezug von MoReq auf das gesamte Geschäftsentwicklungsprogramm neuer e-Business Services. MoReq ist der innere Kern der Systemanforderungen und unterstützt die e-Business/e-Government Strategie. Der äußere Kreis identifiziert die verschiedenen Aktivitäten bei der Implementierung des Unternehmens-E-Business /E-Governments Programm.
Immer mehr Organisationen führen EDRMS ein, da wir uns auf eine E-Business Welt zubewegen, die sich auswirkt auf:

die Art, wie Organisationen ihr Geschäft abwickeln
den Bürger und die Geschäftsmethoden, um gesetzlich vorgeschriebene Regeln und Anforderungen zu erfüllen,
die Art, wie Dienstleistungen von örtlichen und Bundesverwaltungen angefordert und geliefert

MoReq und ISO 15489 vermitteln zum richtigen Zeitpunkt gute Richtlinien, um Organisationen zu helfen, die Geschäftsvorteile einer EDRMS-Strategie zu erkennen und umzusetzen. Die Kundennachfrage wurde von den Herstellern der Dokumententechnologien wie IBM, SAP oder Filenet erkannt. Als Anbieter von EDRMS haben sie in den letzten Monaten große Initiativen angekündigt, um die Anforderungen ihrer großen Geschäftskunden zu erfüllen.
MoReq – Pläne für die Zukunft
MoReq wird weithin anerkannt und wird nun in alle Sprachen der Mitgliederstaaten der Europäischen Union übersetzt. Das europäische DLM-Forum plant ein Programm für einen besonderen Zwei-Tages Workshop zu MoReq vom 4. – 5. September auf der AIIM Konferenz bei der DMS EXPO in Essen. (siehe http://www.dmsexpo.de).

Legende:
ERMS Electronic Record Management System (elektonisches Archivierungssystem)
EDRMS Electronic Document Record Management System
Rechtshinweis
© CopyRight PROJECT CONSULT 2002
Autorenrechte Martin Waldron

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Autorenrechte
Zum Download sind auschließlich die Beiträge in der Rubrik Download vorgesehen. Als PDF bereitgestellte Beiträge enthalten auch die zugehörigen Grafiken.
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Seitentitel: Standards_MoReq, Zitierung: http://www.PROJECT-CONSULT.com/home.asp?SR=277
Zuletzt aktualisiert am: 21.11.2002
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