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Verfahrensdokumentation & revisionssichere Archivierung
PROJECT CONSULT – Ihr Partner für die Verfahrensdokumentation
Rechtliche Anforderungen
Die elektronische Archivierung von Dokumenten unterliegt im kaufmännischen Bereich den Regelungen von HGB, AO, GOB und GOBS
GOBS
Rechtsfragen
Die Vorschriften verlangen, dass gespeicherte Informationen unverändert aufbewahrt werden, geordnet abzulegen sind, sicher wiedergefunden werden können und originalgetreu reproduzierbar sein müssen. Durch die verabschiedete GdPDU bekommt die elektronische Archivierung eine noch größere Bedeutung.
Die Verfahren von Erfassung, Indizierung, Transformation, Speicherung, Sicherung, Wiederfinden und Reproduktion sowie die notwendigen Betriebsvoraussetzungen zur Gewährleistung der rechtlichen Anforderungen sind in einer Verfahrensdokumentation niederzulegen. Die Verfahrensdokumentation ist ein Dokument, das lebt, und den aktuellen Stand der Nutzung, Sicherung und Betrieb eines Archiv- oder Dokumenten-Management-Systems dokumentiert.
Rechtsfragen GDPdU
Gesetzestext
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PROJECT CONSULT – Ihr Partner für die Verfahrensdokumentation
Leistungen
PROJECT CONSULT bietet im Umfeld der Erstellung und Zertifizierung folgende Leistungen an:
Strategische Beratung zum Thema "Verfahrensdokumentation"
Seminar "Revisionssichere Archivierung und Verfahrensdokumentation"
Seminare
Beratung zur Erstellung und Abnahme von Verfahrensdokumentationen
Verfahrens- dokumentation
Vorprüfung von Programmdokumentationen, Betriebskonzepten, Arbeitsanweisungen, Handbücher zur Zusammenstellung der notwendigen Unterlagen für eine Verfahrensdokumentation
Erstellung von individuellen Verfahrensdokumentationen
Test, Abnahme und Überprüfung von Verfahrensdokumentationen mit den installierten Systemen
Erstellung von Musterverfahrensdokumentationen für Hersteller und Unternehmensverbünde
Coaching des Erstellungs- und Zertifizierungsverfahrens
Vorbereitung der Zertifizierung nach Richtlinien wie GOBS, PK-DML, FDA, MoREQ und anderen
Einführungsvorträge und Präsentationen zum Thema
Vorträge
Erfahrungen
PROJECT CONSULT hat folgende Unternehmen bei der Erstellung von Verfahrensdokumentationen beraten, bzw. die Verfahrensdokumentationen im Kundenauftrag erstellt:
SISWest (Erstellung Verfahrensdokumentation und Prüfkriterienkatalog für Revisoren für Archivsysteme in der Sparkassen-Finanzgruppe; Systemlösung von Ceyoniq)
Projekt
Deutscher Ring (Erstellung Verfahrensdokumentation nach GOBS; Systemlösung von IBM)
Projekt
Schering (Erstellung Verfahrensdokumentation nach GOBS und FDA Federal Drug Administration, USA; Systemlösung von FileNET)
Projekt
SüdOstWoBa (Beratung zur Verfahrensdokumentation. Das System der SüdOStWoBa ist das erste überhaupt, das nach PK-DML vom TüVIT zertifiziert wurde)
Projekt
SIBW (Beratung und Unterstützung bei der Erstellung der Verfahrensdokumentation für Archivsysteme in der Sparkassen-Finanzgruppe; Systemlösung von Ceyoniq)
Projekt
Albingia Versicherung (Beratung und Erstellung der Verfahrensdokumentation nach GoBS)
Projekt
Nassauische Sparkasse (Beratung und Erstellung der Verfahrensdokumentation nach GoBS)
Projekt
Stadtsparkasse Köln (Beratung und Erstellung der Verfahrensdokumentation nach GoBS)
Projekt
Musterverfahrensdokumentationen
PROJECT CONSULT hat für mehrere Anbieter von Archivsystemen Musterverfahrensdokumentationen erstellt, Mitarbeiter und Partner geschult oder die Erstellung von Verfahrensdokumentationen beraten:
IBM (Erstellung Musterverfahrensdokumentation auf Basis des Code of Practice "Grundsätze der Verfahrensdokumentation nach GoBS" und der PK-DML)
Ceyoniq (Erstellung Musterverfahrensdokumentation auf Basis des Code of Practice "Grundsätze der Verfahrensdokumentation nach GoBS"; Schulungs und Zertifizierungsprogramm für Partner)
FileNET (Erstellung Musterverfahrensdokumentation auf Basis des Code of Practice "Grundsätze der Verfahrensdokumentation nach GoBS")
DataSec (Beratung und Prüfung der Lösung auf die Anforderungen der Verfahrensdokumentation im nationalen und internationalen Umfeld für ASP-Lösungen)
SER Systems (Beratung und Unterstützung bei der Musterverfahrensdokumentation)
Mitarbeit an Verfahren und rechtlichen Grundlagen zur Verfahrensdokumentation
PROJECT CONSULT ist seit 1992 im Themengebiet Verfahrensdokumentation tätig:

1989 –1991
Im AWV Fachausschuß 6.1 "Informationssysteme" werden die Grundlagen für die Neufassung der GOBS von 1995 erarbeitet. Dr. Ulrich Kampffmeyer, PROJECT CONSULT, ist stellvertretender Vorsitzender dieses Fachausschusses und arbeitet an den entsprechenden Dokumenten aktiv mit.

1993
Im Vortrag und Artikel "Einführung von Dokumenten-Management-Systemen" wird der Kanon für eine Verfahrensdokumentation nach GOBS auf elektronische Archivierungs- und Dokumenten-Management-Systeme erweitert.
GOBS-Artikel

1993 - 1997
Dr. Ulrich Kampffmeyer, PROJECT CONSULT, initiiert die VOI-Rechtsinitiative, die zur Rechtssicherheit der elektronischen Archivierung und zum Thema Verfahrensdokumentation die wesentlichen Impulse gibt. Im Rahmen der Rechtsinitiative entstehen zahlreiche Dokumentationen, Workshopbeiträge, Artikel und Vorträge zum Thema Verfahrensdokumentation.

1995
Der VOI definiert im VOI-Kompendium Band 2 "VOI-Rechtsinitiative" in einem Beitrag von Dr. Ulrich Kampffmeyer, PROJECT CONSULT, die grundsätzlichen Anforderungen an Verfahrensdokumentationen.
Kompendium 2

1997
Der VOI gibt den ersten Code of Practice "Grundsätze der elektronischen Archivierung" heraus. Neben dem Autor Dr. Ulrich Kampffmeyer (zusammen mit Jörg Rogalla) sind 6 weitere Mitarbeiter von PROJECT CONSULT an der Erstellung dieses Grundlagendokumentes zum Thema revisionssichere Archivierung beteiligt.
Durch eine Zusammenfassung in Englisch, mehrere Vorträge, Mitarbeit als Ko-Autor und Reviewpartner sowie Beratungstätigkeit bringt Dr. Ulrich Kampffmeyer die Ideen des deutschen Code of Practice in die amerikanischen "Technical Reports", den Code of Best Practice des DLM-Forums der Europäischen Kommission und in die englischen Codes of Practice des British Standards Institute ein. Für seine Tätigkeit erhält Dr. Ulrich Kampffmeyer vom amerikanischen Dachverband der Dokumenten-Management-Branche einen "Award of Excellence" für seine Tätigkeit.
Kompendium 3
Auszeichnungen

1999
Der VOI gibt den zweiten Code of Practice "Grundsätze der Verfahrensdokumentation nach GoBS" heraus. Neben dem Autor Dr. Ulrich Kampffmeyer (zusammen mit Karl-Georg Henstorf und Jan Prochnow) sind 3 weitere Mitarbeiter von PROJECT CONSULT an der Erstellung dieses Grundlagendokumentes beteiligt. Auf diesem Code of Practice basiert auch das gemeinsam von VOI und TüVIT entwickelte Zertifizierungsverfahren PKDML.
Kompendium 4
TüVIT Pk-DML

1999/2000
In einem Grundsatzartikel erläutert Dr. Ulrich Kampffmeyer zusammen mit Karl-Georg Henstorf und Jan Prochnow die Anforderungen der Verfahrensdokumentation für kleinere und mittlere Lösung. Der Artikel mit einer einfachen Checkliste wird mehrfach abgedruckt.
DocuLine
Verfahrens- dokumentation

2001
Im Rahmen des DLM-Forum bereitet die Europäische Kommission die Harmonisierung der Anforderungen an die elektronische Archivierung in der Europäischen Gemeinschaft vor. Koordinator der Aktivitäten und Vorsitzender der Arbeitsgruppe DLM/ICT ist Dr. Ulrich Kampffmeyer, PROJECT CONSULT.
EC DLM-Forum








Weitere Informationen zum Thema Verfahrensdokumentation und GDPdU:
Info
© CopyRight PROJECT CONSULT 2001, Autorenrechte Ulrich Kampffmeyer
Rechtshinweis

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Seitentitel: Rechtsfragen_Verfahrensdokumentation, Zitierung: http://www.PROJECT-CONSULT.com/home.asp?SR=272
Zuletzt aktualisiert am: 22.1.2002
CopyRight © 1992-2012 PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH
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