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ASP revolutioniert den Dokumenten-Management Markt
Buzzword „ASP“?
Strategien
Technologische Ansätze: Web und VPN
Beispiel

von Felix v. Bredow und Dr. Ulrich Kampffmeyer
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Buzzword „ASP“?
Neben den Buzzwords heutiger Tage, wie Content-Management, Portale u.a. schleicht sich immer häufiger der Begriff ASP Application Service Providing in die Pressemeldungen der größeren und großen Softwarehäuser. Doch was verbirgt sich hinter dieser Bezeichnung? Werden hier nur alte Techniken mit neuen Modellen vermarktet, oder sind hinter diesem Begriff wirkliche Innovationen zu vermuten? Diese Frage kann klar mit vielleicht beantwortet werden. Eigentlich ist ASP die moderne Bezeichnung für Outsourcing. Denn neben der Vermietung von Software machen diese Modelle eigentlich nur Sinn, wenn bestimmte verarbeitende Prozesse nicht beim Kunden ablaufen, sondern auf Seiten des Anbieters.
Diese outgesourcte Backend-Verarbeitung stellt klassischerweise keine neuen Anforderungen an die verwendete Technologie und basiert daher häufig auf den erprobten Technologien und Modulen. Dieses sollte aber nicht unbedingt so beurteilt werden, daß dem Hersteller nichts neues eingefallen ist, sondern vielmehr damit, daß dieses die angebotene Lösung eher vertrauenswürdiger macht. Denn hier soll ein Partner meist sensible Daten und Informationen verarbeiten, die den Einsatz einer solchen Lösung zu einer psychologischen Hemmschwelle machen können.
Die wesentliche Erweiterung beim ASP im Vergleich zu Outsourcing stellt dabei die Kommunikation über das Internet dar. Eben diese Methode erlaubt es zum einen dem ASP-Anbieter seine Produkte und Dienstleistungen von jedem beliebigen Standort aus weltweit zur Verfügung zu stellen, zum anderen wird einem Unternehmen als Kunde die Möglichkeit gegeben ebenso standortunabhängig auf diesen Dienst zugreifen zu können.
Doch soweit zur Theorie, denn so einfach, wie meistens angekündigt, funktionieren die Dinge natürlich nicht. Wesentliche Risiken werden heutzutage darin gesehen, daß das Internet nicht ausreichend sicher ist, die Bandbreiten meistens zu gering sind und, da man als Kunde meist eine langfristig gesicherte Lösung sucht, daß zur Zeit noch zu wenig Erfahrungswerte vorliegen, die den Anbietern mit den unterschiedlichsten Lizensierungsmodellen eine langfristige finanzielle Stabilität gewähren. Wer also mit dem Gedanken spielt sich mit einem ASP-Anbieter einzulassen, sollte genau die erforderliche Sicherheit und Performance betrachten.
Sicherlich entstehen in diesem Umfeld auf Seiten der Anbieter enorme Marktpotentiale und auf Seiten der Nutzer große Potentiale zu Einsparungen durch die Auslagerung des Betriebs und der Wartung der benötigten Systeme. Dennoch sollte ein Unternehmen, daß auf der Suche nach einem ASP-Partner ist, genaue Vorstellungen von der zukünftigen Nutzung der Lösung haben. Ist für die Zukunft neben der reinen End-to-End-Kommunikation mit dem Provider auch ein Einbeziehen von Kunden, Lieferanten und sonstigen Geschäftspartnern abzusehen, muß das Entwicklungspotential der angebotenen Lösung genau betrachtet werden. Derartige End-to-Partner-Konstrukte erfordern hoch komplexe Sicherheits- und Kommunikationslösungen, die heute so gut wie kein Anbieter zur Verfügung stellen kann.
Heute werden meistens nur einfache Web-Spaces, personenbezogen oder für kleinere Gruppen, angeboten. B2B-Web-Archive-Lösungen müssen noch aufwendig und individuell gelöst werden. Dennoch spricht zukünftig vieles für den Einsatz von zentralisierten, standardisierten Web-DRT-Systemen. Wie schnell die psychologische Hemmschwelle, die wertvollen Daten und Dokumente einem öffentlichen Netz anzuvertrauen, überwunden wird, hängt von vielen Parametern ab: Preis/Leistung, sichere Übertragung mit kryptografischer Encodierung, effiziente Tools zur konsistenten Pflege durch den Anwender, Mandantenfähigkeit, Sicherheit der Systeme, ausreichende Übertragungsbandbreite und Komprimierungsverfahren und hohe Verfügbarkeit.
Nutzen
Kunde
Provider

hohe Verfügbarkeit durch sicher und redundant beim Provider ausgelegten Systeme
Extreme Kundenbindung bei revisionssicherer Archivierung
keine eigene Hardware
Wettbewerbsvorteile durch neues Dienstleistungsangebot
kein eigenes Personal
Bessere Nutzung von Eigeninvestitionen
keine Software-Integrations- und Update-Problematik
Hohe Auslastung von Leitungen durch Dokumentengröße
keine Migrationsproblematik
Abrechnung über Telefonrechnung
geringe Einführungskosten
Vordringen in das „Content-Management“ (Speicherung von Inhalten)
Wandlung von Investitionen in laufende Kosten
Möglichkeit des Vordringens in das „Enterprise Portal“-Geschäft
Dienstleistungen aus einer Hand
Zusätzliche Dienstleistungen durch Customizing
unabhängig vom Standort jederzeit verfügbar
Nutzbarkeit der gleichen Plattform für Eigenanwendungen
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Strategien
Ursprünglich beschränkte sich der Begriff ASP auf Vermietung von Software über das Internet. PROJECT CONSULT erweiterte bereits 1997 den Begriff auf die Bereitstellung von Speicherraum, der mit einem DMS verwaltet wird. Nach ersten zaghaften Ankündigungen zu ASP-Produkten entwickelt sich derzeit besonders das Angebot von internetfähigen, bei Application Service Providern bereitgestellten DMS-, E-Forms-Workflow- und Archivlösungen stürmisch. Fast alle klassischen DMS-Anbieter wie AsOne, CE, Docunet, EASY, FileNET, IBM, SER oder Win!DMS arbeiten an solchen Lösungen oder haben sie bereits in ersten Piloten installiert. Die Lösungen lassen sich meistens nicht mit den herkömmlichen Produkten abbilden, sondern erfordern Neu- oder Zusatzprogrammierung zur Ermöglichung der Internetfähigkeit und des Dokumenten-Im-/Exports über Browser-basierte Technologien. Getrieben wird die Entwicklung durch die zunehmende Ausbreitung von Enterprise-Portals, die nach solchen Lösungen verlangen.
Das Spektrum von ASP-Lösungen im DRT-Umfeld ist vielfältig und schließt unterschiedliche Formen ein:
Web-Space / Web-Store
Bei diesen einfachen Lösungen wird vom Provider lediglich der geschützte Zugang zu einem Speicherbereich angeboten. Die abzulegenden Daten und Dokumente organisiert der Anwender selbst in File- oder URL-Strukturen. Beschickung und Abruf erfolgen Online.
Web-Archive / Web-Tresor
Web-Archives besitzen eine strukturierte Ablage, die mit Mitteln eines dynamischen DMS oder einer Indexdatenbank/Repository-Kombination verwaltet wird. Neben dem Einbringen von Dokumenten aus Office-, Email- und Webumgebungen über die Online-Verbindung, kann zusätzlich über Dienstleister die Speicherung von Faksimiles oder durch Import COLD-Output asynchron im batch in das Web-Archive überführt werden. Diese Lösungen sind aufwendiger, da Zugriffsschutz, Indizierung und Pflege der Datenbank gelöst werden müssen. Besonders die Prozesse der asynchronen Einbringung von Daten und Dokumenten sind zu standardisieren. Unter der Berücksichtigung entsprechend sicherer Encodierung der Datenübertragung und der Speicherung wird auch von einem Web-Tresor gesprochen.
ASP/Inhouse-Combination
Aufbauend auf Web-Archives sind kombinierte Lösungen bestehend aus einem ASP-Archiv mit einer DMS-Inhouse-Lösung erstellbar. Der Vorteil liegt darin, daß für die interne Nutzung im Bearbeitungsprozess die Dokumente sofort im Unternehmen verfügbar sind und erst zur Sicherheitsarchivierung, nur teilweise, systematisch aufbereitet und zur späteren allgemeinen Nutzung an den ASP übertragen werden. Solche Lösungen setzen in der Regel voraus, daß ASP, Scan-Dienstleister und Inhouse-Anwender über die gleichen Systeme verfügen. Selbst bei dieser Voraussetzung ist die Harmonisierung der Zugriffsrechte und die Pflege der Datenbanken bereits sehr problematisch.
ASP-Distributed-Supply-Chain-Management
Die Lösung stellt die komplizierteste Variante dar, da verschiedene Unternehmen mit unter-schiedlichen Rechten, Systemen und Nutzungsmodellen auf das ASP-System und Inhouse-Systeme zugreifen. Besonders die Harmonisierung der Berechtigungssysteme und die Mandantenfähigkeit stellen Herausforderungen dar, die nur mit standardisierten Directory Services gelöst werden kann. Trotz der Komplexität der Lösung ist gerade hier der ein interessantes Anwendungsfeld für ASP, da die gemeinschaftlich zu nutzenden Daten und Dokumente zentral allen am Supply-Chain-Prozess Beteiligten zur Verfügung stehen.
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Technologische Ansätze: Web und VPN
ASP-Lösungen unterscheiden sich grundsätzlich durch die verwendete Technologie, die in erheblichem Maß die Sicherheit und die Performanz beeinflußt. In diesem Umfeld können zur Zeit zwei Ansätze unterschieden werden. Die reine Nutzung von ASP-Diensten über das Internet und die Verwendung von geschützten Netzen mit Hilfe der Internettechnologie.
Bei der reinen Internet-Nutzung kann zusätzlich zur eingangs beschriebenen Definition zwischen Hosting und Outsourcing von Diensten unterschieden werden. Beim Hosting werden einzelne Funktionen durch den ASP-Anbieter zur Verfügung gestellt, wohingegen andere durch ein Unternehmen selbst oder einen weiteren Dienstleister zur Verfügung gestellt werden. Hier geht es aber eher um die Bereitstellung von Funktionalitäten z. B. zum Betrieb eines Portals, als um die Verwaltung von sensiblen Informationen. Die Internet-Nutzung von ASP-Diensten im Sinne von Outsourcing beinhaltet häufig eben diese vertrauliche Verwaltung. Diese Dienste müssen erhöhten Sicherheitsanforderungen gerecht werden. Es ist aber zu bezweifeln, daß die zur Zeit mit einem Browser standardmäßig angebotene SSL-Verschlüsselung diesem Sicherheitsanspruch gerecht wird. Auch haben diese Lösungen häufig mit Problemen der verfügbaren Übertragungsraten im Internet zu kämpfen. Um diese beiden Problemstellungen umsetzen zu können, sind zur Zeit neben einem Browser häufig weitere Komponenten beim Kunden einzurichten, die das Caching, die Kompression und die kryptografische Sicherung übernehmen. Die nötige Akzeptanz der Nutzer kann nämlich nur in den seltensten Fällen durch die Bereitstellung von Applets zur Clientenseitigen Verarbeitung erreicht werden. Es werden also typischerweise Serverkomponenten benötigt, welche die Vorteile des nutzenden Unternehmens aber in der Art einschränkt, daß die in der Tabelle aufgeführten Kundenvorteile nur noch in einem gewissen Maß zutreffen.
Virtuell Private Networks sind dagegen geschützte Netze, die ausschließlich auf der Verwendung von nichtöffentlichen Leitungen beruhen, die nicht über das Internet erreicht werden können. ASP-Anbieter, die auf die Kommunikation über ein VPN vertrauen, müssen sich zwar den selben Sicherheits- und Bandbreitenfragen stellen, jedoch ist die Sicherheit von vorne herein schon auf einem höheren Niveau, bzw. die Anforderungen an die kryptografischen Sicherung sind entsprechend niedriger. Auch die Belastungen ein einem VPN sind typischerweise geringer, aber in jedem Fall durch den Anbieter kontrollierbar im Gegensatz zum Internet. Die Verwendung eines VPN stellt zwar keine klassische ASP-Lösung nach der einleitenden Definitionen wieder, da diese nur durch speziell zugeteilte Telefonnummern genutzt werden kann, dennoch bleiben die verwalteten Informationen dem berechtigten Benutzerkreis ebenso plattformunabhängig über einen beliebigen Browser global verfügbar. Es stellt sich immer wieder heraus, daß die Frage nach der Sicherheit, vor allem im Umgang mit Dokumenten, neben der Frage nach dem Vertrauen in den Dienstleister die zentrale Frage bei der Auswahl der richtigen Lösung sein wird.
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Beispiel
Nur ein Browser und ein paar Plug-Ins, keine Server, keine Jukeboxen und vor allem kein eigenes Personal bei maximaler Verfügbarkeit. Ist es eine Zukunftsvision? Die Vorteile für den Kunden sind offensichtlich, kurzfristige Einführung eines Dokumenten-Management-Systems mit geringen Kosten, Kundendaten sind unabhängig vom Standort jederzeit verfügbar, keine Software-Integrations- und Update-Problematik, keine Migrationsproblematik und vor allem die Wandlung von Investitionen in laufende Kosten. All dies sind Vorteile, die sich sowohl Anbieter, als auch potentielle Kunden von ASP versprechen.
Technisch sind diese Lösungen durchaus vorstellbar. Die oben genannten Beschränkungen bestimmen aber in erheblichem Maß das Vertrauen, daß dem Anbieter entgegengebracht werden kann. Das folgende Beispiel zeigt eine Lösung für den Mittelstand, in der die wesentlichen Engpässe erkannt und gelöst worden sind:
In dieser Abbildung wird die Lösung DOKU@WEB der DataSec GmbH skizziert. Diese Lösung ist als Web-Archive nach obiger Definition einzuordnen. Durch die Einspeisung einer Blackbox in das Netzwerk beim Kunden, sind so gut, wie keine Installationsaufwände durchzuführen. Durch einfaches einklinken in ein TCP/IP-Netz stehen die benötigten Serverdienste zur Verfügung. Die Sicherheit wird durch die verschlüsselte Kommunikation über das VPN Virtuell Private Network von Mannesmann ARCOR hergestellt. Durch dieses Verfahren, wird dem Kunden ein sehr hohes Sicherheitsniveau geboten. Die Kommunikation läuft nicht über das Internet, sondern die archivierten Dokumente werden durch entsprechende Einwahlnummern global über einen Browser erreichbar. Dieses bedingt allerdings, daß nur dort Dokumente archiviert werden können, wo die Blackbox installiert ist. Diese Blackbox stellt einen virtuellen Druckertreiber zur Verfügung, der die Dokumente in PDF konvertiert und an das Archivsystem im Backend übergibt. Durch die Verwendung eines virtuellen Druckertreibers können also alle Dokumente archiviert werden, die ausgedruckt werden können. Und dieses unter allen Betriebssystemen, die eine Java Virtuell Machine (JVM) integriert haben. Da dieses plattformunabhängige Verfahren ein wesentliches Alleinstellungsmerkmal im Vergleich zu anderen Anbietern in diesem Umfeld darstellt, ist dieses auch beim Patentamt angemeldet worden. Das Retrieval ist aber über jeden Browser möglich. Das Vertrauen in diese Lösung und in das langfristige bestehen des Unternehmens soll durch die inzwischen erfolgte mehrheitliche Beteiligung der Kleindienst AG unterstrichen werden.
Bleiben zu guter letzt noch die zur Zeit mangelnden Bandbreiten, die den Einsatz von ASP-Diensten, abgesehen von den ungelösten End-to-Partner Konstrukten, für große Unternehmen auf Grund des hohen Datenaufkommens zur Zeit noch uninteressant machen. Für kleinere Mittelständler sind aber die heute angebotenen Lösungen in der Regel durchaus aus-reichend. Gerade in diesem Umfeld besteht der Bedarf nach kostengünstigen, revisionssicheren Web-Archiv Lösungen. Einfachere Formen, wie Web-Spaces und Web-Stores werden schon von einer Vielzahl kostenfreier eMail-Dienste angeboten. Es bleibt abzuwarten, wann die ersten Formen von verteilten ASP-Lösungen angeboten werden. Aber auch die Erweiterung von reinen Web-Archive Lösungen um klassische Dokumenten-Management Funktionen, also die Verwaltung von lebenden, dynamischen Dokumenten in ihren Originalformaten stellt neue Anforderungen an verlustfreie Komprimierungsverfahren, um den Flaschenhals Bandbreite überwinden zu können.
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ASP revolutioniert den Dokumentenmanagement-Markt
Felix v. Bredow, Dr. Ulrich Kampffmeyer
PROJECT CONSULT Unternehmensberatung, Hamburg 2001
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Zuletzt aktualisiert am: 22.3.2003
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